為了保證預訂工作的高效、有序進行，必須建立完整而詳細的預訂控製程序。
6.2.1 受理預訂
（1）客房預訂單當客人提出訂房要求時，訂房員要立即查看房態，決定接受預訂或是婉拒預訂。如果接受預訂，則應立即填寫預訂單。
6.2.2 確認預訂
按照國際慣例，飯店在接受客人預訂後，隻要有足夠的時間，均應給予客人口頭或書麵的確認。口頭確認一般通過電話向客人確認預訂。書麵預訂則要向客人寄送預訂確認書予以確認訂房。從法律的角度來講，訂房確認書是飯店與客人之間權利義務的協議書，其中的事項對雙方都有約束效力。預訂確認書的內容一般包括：①複述客人的訂房要求。②與客人就房價和付款方式達成一致意見。③說明酒店有關取消預訂的政策和規定。④向客人表示歡迎和感謝。
經過確認的訂房稱為確認類預訂。按照國際慣例，飯店應為確認類預定的客人保留客房到其預計抵店日晚上18：00或雙方約定的時間，超過時限而客人未到，飯店有權利取消客人的預訂而無須通知客人。
6.2.3 預訂資料整理
當一項預訂受理之後，飯店應把相關的數據按順序整理，形成完備的訂房檔案。整理方法如下。
（1）打時預訂員在接到客人的訂房原始憑證後，應立即用打時機打上時間，填好訂房表後，也應立即打上時間。
（2）輸入、彙總將訂房單及時輸入訂房控製總表，並作“已輸入計算機”記號（或蓋章）。
（3）蓋章根據訂房的不同情況把相關的圖章蓋在訂房單的右上方，常用圖章包括“已確認”、“訂金已付”、“保證類訂房”、“取消”、“更改”、“VIP訂房”等。
（4）整理按照一定的順序（通常為時間順序），將資料進行整理。
（5）裝訂訂房資料整理形成訂房檔案後，應裝訂以防數據散失。
6.2.4 預訂記錄存盤
預訂記錄存盤的方法主要有以下幾種。
（1）日期法日期法指按照客人預計抵店日期的先後順序排列存盤。客人抵店日期最早，則訂房檔案也放在最前麵；客人抵店日期相同時，可根據客人抵店的具體時間先後或客人姓名的英文字母順序先後來排序。
（2）字母法字母法指按照預計抵店的客人姓名的第一個字母順序進行排列的方法。如果首字母相同，則看次字母，次字母相同則看第三個字母，以此類推。這種方法適用於小型、手工操作的飯店。
（3）分批法如果同行的客人將分批在不同的日期抵店，則預訂員應該按照不同的抵店時間或不同的姓名字母順序分別進行存貯，以便查閱。當然，最好是按預訂的要求給客人分別填寫訂房表，這樣可以更清楚地反映客人的訂房要求。
（4）需要專門存盤的訂房檔案對於一些常用的或重要的訂房檔案，應使用專門的檔案夾或檔案櫃的專格存盤以提高工作效率及工作質量。這些需專門存盤的訂房檔案一般包括VIP訂房檔案、旅遊團隊訂房檔案、會議團體訂房檔案、常客訂房單、長住客訂房檔案等。
6.2.5 變更和取消預訂
（1）變更預訂的處理程序賓客在實際抵店前，由於種種原因可能會對其原有預訂進行變更。
（2）詢問客人需要更改的內容。
（3）記錄更改預訂的代理人姓名和電話。
3.存檔
1）散客取消預訂的規定散客取消確認類訂房，客人隻要通知飯店即可。而取消保證類預定，飯店可扣除定金，以彌補損失。飯店對於散客取消預訂通常考慮兩個因素：第一，客人因何取消預訂。因客人主觀原因造成的預訂取消行為，一般應扣除部分訂金，由於交通事故、自然災害等客觀原因造成的取消則應酌情處理。第二，客人取消預訂的時間。客人通知飯店取消預訂的時間越早，扣除訂金的比例也就越小。
2）團體取消或更改預訂的有關規定團體預訂一般均為保證類預訂。因不可抗拒的原因造成的取消，飯店不應扣除定金。當然旅行社也應設法盡早通知飯店。在不可抗力之外取消預訂，飯店可扣除部分或全部的定金。