門店銷售人員對顧客投訴的處理方式雖各有特點，但通常使用的基本方式是相同的，如當場處理、電話處理、信函處理、上門麵談處理等。
（一）電話處理
顧客通過電話方式提出投訴的情形越來越多，這種投訴方式對顧客而言方便又快捷，成為投訴的主要方式。門店銷售人員對電話投訴要認真對待，接電話時應體現專業素質和服務至上的服務態度。
電話投訴常具有強烈的感情色彩，而且處理投訴時隻能聽到對方的聲音，這些都為門店銷售人員處理投訴增加了難度。在電話處理投訴時，必須站在顧客的立場上，注意說話的聲音、聲調和語言表達等，同時也要注意避免讓周圍的其他聲音傳入電話裏，特別是談笑聲，會使顧客產生不愉快的感覺。所以，門店的投訴服務電話最好設在一個獨立的房間。
在電話處理顧客投訴時，門店銷售人員可以通過聲音信息來把握顧客心理。比如說話語調一成不變的顧客，具有正直的性格，進行說明時要簡單明了。抓住顧客心理後根據一定原則調整表達方式或技巧。一般處理電話投訴應注意的是：
1.以恭敬有禮的態度對待顧客。
用聲音表示對顧客不滿的同情，使顧客產生信賴感。
2.稍微壓低聲音。
要稍微壓低聲音，給顧客以沉著的印象，但不要壓得過低使顧客覺得疏遠。對問題要從客觀出發，防止意氣用事。
3.填寫詞句要簡潔。
以簡潔的詞句認真填寫顧客投訴處理卡，不要忽略關係到的人物、事件、原因等要點。顧客留下的姓名、地址、電話號碼、商品名稱等重點，必須重複確認加以記錄。
金牌技巧
在未設免費投訴電話的門店，如果收到打長途提出投訴的情況，可以請顧客先掛斷，再給顧客打回去。這樣做很容易贏得顧客的好感，對情緒激憤的顧客可以借此緩和情緒。
（二）信函處理
信函處理是一種傳統的處理投訴的方式，適用於寄來的投訴案件、不易口頭解釋的投訴事件；解決問題不可缺少的必要條件時；按照法律規定，必須以書麵形式解決的投訴。對門店而言，通過信函處理投訴成本較高，處理需要的時間較長。以下是信函處理投訴應注意的事項：
1.及時處理。
當收到顧客投訴信時，門店銷售人員要立即用明信片回信表明已收到，這樣可使顧客放心並感到親切。
金牌提醒
為盡可能使顧客方便，門店銷售人員要不惜給自己添麻煩，把印好門店地址、郵編、收信人或部門的不粘膠貼紙附於信函內，便於顧客回函。
2.語言淺顯易懂。
信函一般采用打印的形式，在表達上以淺顯易懂的語言來表達；措辭上要親切、禮貌，讓顧客有親近感；盡量使用簡單句，使顧客一目了然，容易把握重點。
3.謹慎處理。
因為書麵信函具有確定性、證據性，所以在寄送前應與管理人員就其內容充分討論再作決斷。如果顧客是通過消費者保護機構書麵提出投訴時，就更需謹慎處理。門店銷售人員在處理這類問題時，還需要和相關的法律顧問、律師等有關專家進行協商、溝通。