確定組織目標和部門目標是製訂計劃過程的一個組成部分。管理人員應該對本組織的目標和部門的目標有一個清晰和簡明的記憶，否則就不可能履行其他管理職能，如組織、指導和控製職能。
（5）規則型計劃。規則型計劃，就是為了對組織成員個體行為實行強製的行為規範。它們屬於硬性規定，並詳細列述對違犯行為的各種處罰。
6.按秘書製定工作計劃的期限或時間分類
可以分為短期計劃和長期計劃，以及介於長短期計劃之間的中期計劃。顯而易見，短期計劃計劃期限較短。但是，現在還沒有確定超過多少時間的計劃是長期計劃，少於多少時間的計劃是短期計劃。所以隻能從短期計劃與長期計劃的相互關係中區分二者。或者說，計劃期的長短是一個相對的概念。
大量統計研究表明，長期計劃工作越來越受到企業的重視，那些有正式長期計劃的單位，其成績普遍勝過沒有長期計劃或隻有一些非正式長期計劃的單位。
計劃的期限不僅可以作為計劃分類的依據，而且可以作為評價計劃工作難易程度的標誌，因為長期計劃持續的時間比較長，使計劃的最後成敗難於確定。
7.按職能進行分類
這裏的“職能”是指企業的職能，而不是管理的職能，例如可以按職能將某個企業的經營計劃分為銷售計劃、生產計劃、供應計劃、新產品開發計劃、財務計劃、人事計劃、後勤保障計劃等。這些職能計劃通常就是企業相應的職能部門編製和執行的計劃。按職能分類的計劃體係，一般是與組織中按職能劃分管理部門的組織結構體係並行的。
在一種職能計劃中，通常包含著宗旨、目標、戰略、政策、規則、程序、規劃、預算這些計劃形式中的一種或多種。比如，企業的年度新產品研製計劃中，一般要有計劃所依據的企業宗旨、戰略和基本政策的說明，年度開發目標的確定，研製項目的技術經濟指標和進度的規劃，項目預算資金的分配，負責實施項目的部門和負責人的指定，以及考核規則和獎勵政策等內容。
二、製訂工作計劃的程序與方法
（一）製訂工作計劃的原理
秘書製訂工作計劃的主要原理有：許諾原理、靈活性原理、限定因素原理和改變航道原理。
1.許諾原理
工作計劃的許諾原理可以表述為：任何一項計劃都是對完成各項工作所作出的許諾。因而，許諾越大，實現許諾的時間就越長，實現許諾的可能性就越小。這一原理涉及計劃的期限問題。通常說來，經濟上的考慮影響到計劃期限的選擇。由於計劃工作和它所依據的預測工作是很費錢的，所以，如果在經濟上不合算的話，就不應當把計劃期限定得太長。關於合理的計劃期限的確定問題體現在“許諾原理”上，即合理計劃工作要確定一個未來的時期，這個時期的長短取決於實現決策中所許諾的任務所需要的時間。
按照許諾原理，計劃必須有期限要求。事實上，對於大多數情況來說，完成期限往往是對計劃的最嚴厲的要求。必須合理地確定計劃期限，並且不應隨意縮短、加長計劃期限。而且，每項計劃的許諾不能太多，因為許諾（任務）越多，計劃時間就越長。
2.靈活性原理
工作計劃的靈活性原理可以表述為：計劃中體現的靈活性越大，由於未來意外事件引起損失的危險性就越小。必須指出，靈活性原理就是製訂計劃時要留有餘地，而執行計劃時，則一般不應有靈活性。
對秘書來說，靈活性原理是計劃工作中最重要的原理。在承擔的任務重，而目標計劃期限長的情況下，靈活性便顯出它的作用。當然，靈活性是有一定限度的，它的限製條件是：
（1）不能總是以推遲決策的時間來確保計劃的靈活性。由於未來的不肯定性是很難完全預料的，如果我們隻是一味等待收集更多的信息，盡量地將未來可能發生的問題考慮周全，當斷不斷，就會錯失良機，以致失敗。
（2）使計劃具有靈活性是要付出代價的，甚至由此而得到的好處可能補償不了它的費用支出，這就不符合計劃的效率性。
（3）有些情況往往根本無法使計劃具有靈活性。有這種情況存在，某個派生計劃的靈活性，可能導致全盤計劃的改動，甚至有落空的危險。
為了確保計劃本身具有靈活性，在製訂計劃時，應量力而行，不留缺口，但要留有餘地。本身具有靈活性的計劃又稱為“彈性計劃”，即能適應變化的計劃。
3.限定因素原理
工作計劃的限定因素原理可以表述如下：秘書越是能夠了解對達到目標起主要限製作用的因素，就越能夠有針對性地、有效地擬定各種行動方案。限定因素原理表明，秘書在製訂計劃時，必須全力找出影響計劃目標實現的主要限定因素或戰略因素，有針對性地采取得力措施。
4.改變航道原理
因為未來情況隨時都可能發生變化，因而秘書製定出來的計劃就不可能一成不變。盡管我們在製訂計劃時預見了未來可能發生的情況，並製定出相應的應變措施，但是一來不可能麵麵俱到，二來情況是在不斷變化，三是計劃往往趕不上變化，總有一些問題是不可能預見到的，所以要定期檢查計劃。如果情況已經發生變化，就要調整計劃或重新製訂計劃。改變航道原理可以表述為：計劃的總目標不變，但實現目標的進程（即航道）可以因情況的變化隨時改變。這個原理與靈活性原理不同，靈活性原理是使計劃本身具有適應性，而改變航道原理是使計劃執行過程具有應變能力。因此，計劃工作者就必須經常地檢查計劃，重新調整、修訂計劃，以便達到預期的目標。
（二）製訂工作計劃的程序
任何計劃工作的程序，即工作步驟都是相似的，依次包括以下內容：
1.估量機會
對機會的估量，要在實際的計劃工作開始之前就著手進行，它是計劃工作的一個真正起點。其內容包括：對未來可能出現變化和預示的機會進行初步分析，形成判斷；根據自己的長處和短處搞清自己所處的地位；了解自己利用機會的能力；列舉主要的不肯定因素，分析其發生的可能性和影響程度；在反複斟酌的基礎上，定下決心，揚長避短。
2.確定計劃工作的目標
計劃工作的第一步，是在估量機會的基礎上，為組織及其所屬的下級單位確定計劃工作的目標。在確定目標這一步工作上，要說明基本的方針和要達到的目標，說明製定戰略、政策、規則、程序、規劃和預算的任務，並指出工作的重點。
3.確定計劃工作的前提條件
計劃工作的前提條件就是計劃工作的假設條件。負責計劃工作的人員對計劃前提了解得愈細愈透徹，並能始終如一地運用它，則計劃工作也將做得越協調。
按照組織的內外環境，可以將計劃工作的前提條件分為外部前提條件和內部前提條件；按可控程序，可將計劃工作前提條件分為不可控的、部分可控的和可控的三種前提條件。前述的外部前提條件多為不可控的和部分可控的，而內部前提條件大多是可控的。不可控的前提條件越多，不確定性越大，就愈需要通過預測工作確定其發生的概率和影響程度的大小。
4.擬訂可供選擇的行動方案
檢查和設想可供選擇的行動方案，這一步工作需要發揮創造性。此外，方案也不是越多越好。即使我們可以采用數學方法和借助電子計算機的手段，還是要對候選方案的數量加以限製，以便把主要精力集中在對少數最有希望的方案的分析方麵。
5.評價各種備選方案
評價實質上是一種價值判斷。確定目標和確定計劃前提條件的工作質量，直接影響到方案的評價。它一方麵取決於評價者所采用的標準，另一方麵取決於評價者對各個標準所賦予的權數。
6.選擇方案
選擇方案是製訂工作計劃很關鍵的一步，也是決策的實質性階段——抉擇階段。可能遇到的情況是：有時會發現同時有兩個可取的方案。在這種情況下，必須確定出首先采取哪個方案，而將另一個方案也進行細化和完善，作為後備方案。
7.擬訂派生計劃
派生計劃就是總計劃下的分計劃。總計劃要靠派生計劃來保證，派生計劃是總計劃的基礎。
8.編製預算
製訂工作計劃的最後一步是把計劃轉化為預算，使之數字化。預算實質上是資源的分配計劃。預算工作做好了，可以成為彙總和綜合平衡各類計劃的一種工具，也可以成為衡量計劃完成進度的重要標準。
（三）製訂工作計劃的方法
製訂工作計劃的方法很多，但秘書常用的方法主要有以下三種：
1.運籌學方法
運籌學是秘書計劃工作的有效工具，它廣泛地用於解決有限資源如何合理運用以實現既定目標的問題。應用運籌學一般包括以下主要步驟：
（1）建立問題的數學模型。首先根據研究目的對問題的範圍進行界定，確定描述問題的主要變量和問題的約束條件，然後根據問題的性質確定采用哪一類運籌學方法，並按此方法將問題描述為一定的數學模型。為了使問題簡化和突出主要的影響因素，需要作各種必要的假定。
（2）規定一個目標函數，作為對各種可能的行動方案進行比較的尺度。
（3）確定模型中各參量的具體數值。
（4）求解模型，找出使目標函數達到最大值（或最小值）的最優解。通常，即使是求一很簡單的管理問題模型的最優解，也要編製計算機程序上機運算。
2.滾動式計劃方法
滾動式計劃方法是一種編製具有靈活性的、能夠適應環境變化的長期計劃方法。秘書在編製這種計劃的方法是：在已編製出計劃的基礎上，每經過一段固定的時期（例如一年或一個季度等，這段固定的時期被稱為滾動期），便根據變化了的環境條件和計劃的實際執行情況，從確保實現計劃目標出發對原計劃進行調整。每次調整時，保持原計劃期限不變，而將計劃期限順序向前推進一個滾動期。
采用滾動式計劃方法，可以根據環境條件變化和實際完成情況，定期地對計劃進行修訂，使組織始終有一個較為切合實際的長期計劃作指導，並使長期計劃能夠始終與短期計劃緊密地銜接在一起。
3.計劃—規劃—預算方法
計劃—規劃—預算方法是完全從目標出發編製預算的。計劃開始時，首先由最高主管部門提出組織的總目標和戰略，並確定實現目標的項目；其次，分別按每一個項目的實施階段所需的資源數量進行測算和規劃，並排出項目的優先次序；再次，在編製預算時，從目標出發按優先次序和項目的實際需要分配資源，當資源有限時，應保證排在前麵項目的需要；最後，根據各部門在實施項目中的職責和承擔的工作量將預算落實到部門。
三、秘書目標管理方法
（一）目標管理的基本內容