工作執行過程中,馬馬虎虎的態度是要不得的,要做就要做好,保證工作的每一個環節都到位。
5.1小環節也能影響大局
工作是一步一步完成的,每個環節都緊密相連。企業的執行也是一環緊扣一環,每個環節連接起來,才造就了企業強大的執行力。一塊塊不起眼的磚,能夠堆砌成大廈,可是,往往就是因為某一塊小小的磚,就能致使大樓倒塌。
同樣,工作中的每一個崗位、每一步流程、每一個執行環節連接起來成就了一個項目或一項工作,但是如果其中某個環節出了問題,就有可能毀掉整個項目,甚至整個企業。
全球第二大汽水生產商百事可樂就曾因秘書的一次失誤麵臨巨額賠償。美國兩名男子指控百事一款瓶裝水盜取其商業創意,於2009年4月提出賠償要求。百事法律部門一名有20年工作經曆的女秘書亨利接到起訴書後,因“忙於準備董事會會議而沒有按照應有的標準程序處理,並轉交給相關的部門”,也沒有把起訴書登記在案。由於這一個小小的程序性失誤,致使百事公司的領導層對被起訴一事懵然不知,缺席審判的結果就是12.6億美元的巨額賠償金。
事後,百事公司承認整件事是由於“內部運作問題”,同時要求法院推翻裁決,或至少給他們自辯的機會。雖然百事公司還有申訴的機會,也不一定必須支付12.6億美元的賠償,但是整件事無疑讓百事公司臉麵無光。
正是因為這位秘書的一時疏忽,導致工作程序上的疏漏,給百事公司帶來了巨大的損失。如果她能夠把工作程序做到位,相關部門就能及時處理問題,避免問題的產生。
所以,我們要注重工作中每一個環節和步驟的掌控,因為即便企業管理者對整個項目或工作全局有百分之百的信心和把握,隻要在實際執行過程中有一個小小的程序沒有按照標準執行,或者是在某個環節放鬆了標準,很可能導致前功盡棄。
5.2案例:把每一個步驟都做好
工作執行過程中,不要因為哪個環節微小就放鬆了執行的標準,把每個步驟都做好,才能保證最終執行效果的完善。
一家日本的銷售服務公司給新員工做崗位培訓時,曾經教給新員工應該如何打掃衛生。打掃的對象是一個放著煙灰缸的台子。應該如何打掃才正確呢?培訓教師把中、美、日三個國家的員工放在一起做了一個比較:最先上來的是中國人,隻見他擦桌子擦到煙灰缸時,繞開來擦,根本就沒動煙灰缸就擦完了桌子;接著上來一個美國人,他不僅擦了桌麵,還把煙灰缸拿起來,把煙灰缸下麵的桌麵擦了擦才完事,比中國人多了一道程序;最後出場的是日本人,他先是擦煙灰缸周圍的桌麵,再把煙灰缸拿起來,仔細地擦煙灰缸下的桌麵,最後他還把煙灰缸翻過來,認真地擦淨煙灰缸底。如此簡單的工作,日本人比美國人多一道程序,比中國人多兩道程序,竟要三道程序。
與日本人的精細比較起來,很多中國人和中國企業都患上了馬虎的毛病。不注重所有環節的完善執行,能夠應付的就應付過去,能少做就少做一些。我們自以為這樣節省了時間,實際上,程序沒有做到位,工作容易出現問題,到時候,就不僅僅是一個煙灰缸的問題了。所以,在執行中,我們一定要保證認真工作,保證每一個程序都能做好。
5.3微管理:認真執行,不放過任何一個環節
管理者在工作中,不僅自己要保證工作程序的完整,還要監督員工的工作執行,力求嚴謹,保證工作效果。
(1)每一個程序、環節都分配到人,誰出了問題由誰負責,不漏掉任何一個細節。
(2)對每一個步驟都進行嚴格的監督,防止工作出現偏差。
(3)工作環節有遺漏要及時修正,避免問題的擴大。
微管理小竅門:
1.程序完整是維持工作全麵性的保障,如果在工作中某個程序做不做都不會影響工作結果,那就要考慮程序的合並或者刪減;否則,必須保證每一個程序都做到位。
2.工作流程的優化可以通過標杆瞄準法、DMAIC模型、ESIA分析法、ECRS分析法、SDCA循環等方法。
5.4微思考:於細微處每天進步一點點
·檢查員工的工作,他們在工作執行過程中,能否保證每一個程序都做到位?
·你或下屬的工作流程有沒有需要改進的地方?你打算怎樣優化工作流程?