門店或采購部門實際運作時，應事先預定各商品大組的庫存天數指標，公司以此為考核依據，實施獎罰。商品由門店下單較多的組別，庫存應由門店負責；采購部門下單較多的組別，則庫存應由采購人員負責；平分下單的商品，則雙方共同負責。無論如何，營運、采購雙方均應確認合理的庫存天數，這是公司永續經營的基礎。庫存天數太高所產生的資金、損耗、過期、滯銷、倉儲空間、搬運等費用與風險不可等閑視之；庫存太低則喪失銷售機會，顧客對零售商的信心也會降低，更需要全麵高度重視。
25.可應用天數（supplier’s net credit）
是指“賬期”減去“庫存天數”的淨額。可應用天數若為“正數”，代表公司可由供應商獲得一定的流動資金，作為展店或其他金融用途；反之則表明公司資金需由金融機構或第三者取得，不利於公司運營。在例行的付款匹配審核時，可運用天數是最重要的指標之一。
26.訂單（purchase order）
是指零售商的門店或采購部門向供應商訂貨的文件。此文件不顯示進貨價格，以確保購銷雙方對價格的機密性。
27.最低訂購量（minimum order quantity）
賣場采購部向供應商訂貨之前，應在電腦裏設定最低訂購量。此訂購量可以“金額”或“最小銷售單位”的數值來表示，通常“金額”較為實用。采購部應在每一個“供應商檔”定義一個“最低訂購金額”，以利於電腦建議訂單的作業，否則訂貨量極小的訂單會自動生成，令人啼笑皆非。
28.交貨天數（delivery leadtime）
是指供應商接到訂單後，所需要的“交貨準備天數”，包含運輸時間。實務上本埠的供應商交貨天數設定在2～3天即已足夠，除非供應商還另需加工。外埠的供應商交貨天數宜在7～10天，視其所使用的運輸工具的效率而定。
29.交貨（delivery）
是指供應商接到訂單後的運送行為。針對較大型的供應商，賣場的門店收貨部門可依經驗設定專門的收貨日期及時間，以錯開高峰的收貨時間，如此對所有的收貨作業人員及供應商均可提高效率。
30.缺貨（out-of-stock）
是指“貨架上”或“存貨區”無貨可賣的情況。造成缺貨的原因不外乎：
● 銷售超過預期，補貨不及時；
● 存貨區的貨暫時找不到；
● 供應商暫時或長期缺貨；
● 供應商送貨延遲。
采購人員應與供應商建立起一個較為暢通的溝通渠道，當供應商能預知或已知庫存不足時，應主動通知采購人員，采取補救措施。例如：向店麵發出警訊，並緊急尋找替代商品。
31.短交（short-shipped）
是指一張訂單的其中一個或若幹個單品的訂貨數量無法全部交貨。賣場不允許供應商分批交貨，所以短交的商品數量若有需要時，應另下一張訂單。
32.退貨（sales return）
是指賣場將商品退回給原供應商的情況。退貨的原因有：商品質量或包裝有問題，顧客退回後，門店收貨部再轉退給供應商；存貨量太大或商品滯銷，門店消化不了，退還給供應商；商品未到保質期即已變質，門店退還給供應商。