你的沉默代表你並不是十分的自信。但是很明顯，你還沒有認識到潦草的分配工作帶來的後果。那麼以下便是答案：首先，對於工作本身來說，你的員工很可能並不清楚你對他的具體要求是什麼，你所希望的工作成績是什麼。這一點很重要，沒有一個明確的目標，員工自己在製訂工作計劃的時候也是一頭霧水；其次，很有可能將一項工作以模糊不清的界線分給兩個員工。致使他們在共同的工作中，十分不協調，極易產生矛盾，造成不必要的人際關係或工作關係的破壞，同時也浪費了有限的人力資源。最後，你如此心不在焉的分配任務，會讓員工們懷疑他們的工作的重要程度，從而也就不可能全力以赴的去完成。或許，他們甚至會認為你的所作所為是對他們人格的輕視，和藹可親的領導形象蕩然無存。
以下是幾條在分配任務過程中必不可少的步驟，供你參考：
①闡述問題。用最簡單明了的語言向員工們交代現在所麵臨的問題。一般情況就是將要分配給他的工作的意義作用、還有一些背景情況告訴員工。這些必要的闡述，會讓員工認為自己的工作並不是那麼可有可無。
②陳述你需要什麼樣的結果。對於員工來說這可是至關重要的，應該說，這將是他今後努力奮鬥的目標。
③說明可能出現的問題。這裏麵既有工作中的問題，也會有員工個人的問題。總之，這些都是你不願意看到的現象，最好事先說明，做個明顯的限製。
④讓員工提出問題，你來耐心的回答。
⑤有些時間緊張的情況，不妨列張單子，使交代工作更詳盡，並且可以長時間保留。
4.讓會議開得更有成效
會議的最好效果就是要保證它能達到目標。然而，與會人員們的目標不一定與會議的目標一致，主管召集會議前要意識到一些與會成員試圖推翻會議目標的可能性。雖然這種矛盾幾乎不可避免，但主管應適當意識到這-點，並通過預備會議的方式，避開這種矛盾。
當然，會議整體比單個會議成員更重要，它的成果應該比個人經驗和智慧的總和要大。在會議中，每個人的獨特觀點和傾向都按照會議的要求得以升華，可是，盡管這在理論上是正確的，但實際上不是每個人都以同樣的方式對會議作出貢獻，一些人會為了實現自己的目標阻礙會議的進程。如果要使會議得以順利進行，讓這種“隱蔽的議事議程”充分暴露，並克服其副作用，是十分必要的。
因此，要使會議有效達成目的，必須掌握以下七點技巧：
（1）假想對方的反對意見
會議中，在某人發言之前，必須假想他可能提出的反對意見，並準備好答案，便可從容不迫地應對。舉例來說，如果有人表示：“我不甚了解這項決議的目的。”那麼，最好能將決議內容加以具體化或格式化，以便於說明，並有利於了解。如果對方表示：“會議決議很好……但實行起來是否有困難？”此時，不妨以“因此務必請您鼎力協助”之類的措詞來回應。
（2）選擇最佳時機
同樣一件事情的準備工作，結果往往因對方的接受狀況不同而發生改變。就以開會的時機來說，一天當中什麼時候才是最佳時機呢？實踐證明，在下午最佳，這或許和與會人員經過午餐後的休息，心情比較舒坦有關。但也有人認為，在一天的工作告一段落之後，比較適合舉行會議，這與人們因工作告一段落，心情較輕鬆有關。然而，值得注意的是，如果下班時間已到，而工作卻尚未告一段落，正在焦慮不安時，卻不宜開會，否則可能產生反麵效果。
那麼，一大早開會又如何呢？有的人早上特別忙碌，而另一些人則喜歡在早上開會。總之，在做會議準備工作時，須根據與會人員的業務關係和個性來決定正確的時機。
（3）注意人際關係
在準備會議時，如果以前幾乎很少和有關人員有所交往，那麼，可以想象，成功的概率必然很低。由此而看，與平常幾乎沒有什麼交往的人商量事情，想必他的觀點對方也不會隨便地就按納。為使會議能順利進行，平時就應該注意擴大人際交往的範圍。因為如果彼此之間已經有充分的了解，對方自然會傾力相助。可見，人際關係是使會議順利進行的重要條件。
人際關係不但要在平時予以加強，在會議中還應加以正確利用。一般說來，人際關係包括學校關係、鄉梓關係、親戚關係、朋友關係、同事關係等，這些都可以在會議上加以活用。
通常，一個人在會議上對於觀點相同的人，總是比較容易放開心胸，所以，會議上，當人際關係能夠派上用場時，應充分加以利用。
在與有關人員商量有關事項時，說話內容或許很難一次就讓對方完全認同。因此，一次不行，就要兩次、三次地進行，要視會議場合及對象的不同，有時需要具有足夠的耐性以及再三說服的幹勁。
（4）正麵發言
正麵發言，是指在會議上該你發言的時候毫無保留地，堂堂正正地把觀點和意見發表出來……會議席上始終一言不發，會議開完後突然變得舀滔不絕，這就不是堂堂正正的發言了。完全沒有意見，或與前麵發言者意見完全相同的人，沒有特別內容需要發言而保持沉默的，可以理解，但是，抱有意見而一直保持沉默的，那他就有問題了。
古人雲“無言為腹臌之技”，意思是沉默往往源於不滿。要消除不滿，必須使臌起來的肚子平坦下去，於是這些人在閑談時就變得很雄辯。但可惜的是這種雄辯往往被人理解為發牢騷。不過，閑談終究不是什麼大問題，但是如果不滿情緒高漲下去以至於變成“陰謀”就不可取了。大小陰謀的發生或派係的形成，多源於不平不滿的情緒。這種不滿情緒多是通過會議發生的，所以不能等閑視之。產生不滿情緒的原因，大概有兩點：
一是有的與會者認為“禍從口出”。擔心反對會招人怨恨，為一種“不說為妙”的氣氛所包圍。這種例子在傳達指示的會議上很常見。因為與會者彼此都是領薪水的，為了保全自己卻不願得罪人。
二是有的與會者很想發言，可是用功不夠，缺乏自信或者先天性的沒有勇氣在眾人前說話……“少我一個人講話也不會怎樣”，“事情該怎樣就怎樣”，“有人會發表不相同的意見吧……”等等。如果人人都這樣想，那麼會議的效率就很難保證。
也就是說，隻要會議失去坦誠集合眾識的作用，讓不滿的情緒凝結，有一天終會產生預想不到的陰謀或派係行動。
如果是這樣，不但談不上會議的合理化，更是會議的一大危機。防止的辦法隻有一個，即在會議上經常采取正大光明的發言方式，彼此保持卓有成效的溝通和“聽”與“說”的勇氣。
（5）提出並強調問題
在尋找集中精力於會議議題的途徑時，主管既要保證有會議達到當前目的的技巧，又要保證有達到會議整體目的的策略。要實現目的就需要行動，它需要每一個會議成員的參與，主持人要把它作為每個會議成員的責任，也不排除自己。然而主持人的時間通常用來保證其他成員達到預期目的，也必須包括不合作者，不合作者不僅是阻礙會議進程的負麵力量，而且也會對其他與會者產生消極影響。為使每次會議的與會成員們都集中精力，會議的議事議程的頭幾條最好包括：
第一、注明會議的遠期目的。
第二、注明主要事項的當前目的，保證所有討論，促進這些目的的實現。
這樣，可以為主管在會議精神渙散時把會議帶回正軌提供參照標準。
（6）鼓勵積極的發言
主管除了努力維持會議目標和討論主題外，適當的時候，還應該是一個仲裁者，保證在聽取雙方意見的前提下作出決定。會議主持人的另一個作用是做領導，不能回避矛盾，而應站出來對所有會議成員施加他的影響。例如，當新上任的人事部經理在麵對完全沒有意料的激烈的人身攻擊時，他有權希望主席保持中立，並了解一下事實，而不是讓會議的發展聽其自然。相反，主持人應該鼓勵人事部經理發言，讓人事部經理陳述一下自己的情況，在會上或休會時都行，這至少可以使一方平靜下來先弄清事實，然後再作出決定。