小韓是搞糧油銷售的，他給廠裏送了貨後，是由食堂工作人員簽字，但收錢要通過財務人員，原來一直都很順利。有一次，他把收貨單（僅有的收貨證明）原件交給財務人員對過賬後，沒有取回來。後來對方遲遲不付款，再後來食堂工作人員和財務人員都離廠了，找到該廠的有關人員要錢，卻被告知：不是我經手的，我不清楚，無法付款。經多次討要沒有結果，去谘詢律師能否通過法律途徑解決，律師問：“你還有沒有其他證據證明你給他送了貨？”小韓回答說：“隻有我們這送貨的員工知道。”
像這種情況，通過訴訟來解決對小韓來說不一定有利，貨是送了，他們也清楚，但他們不承認，小韓也沒有辦法。最後小韓找他們好好協商，對方結付貨款時少付了一萬元。小韓也是啞巴吃黃連，有苦說不出。而如果小韓當初保留了相關證據的話，就不會這樣被動了。所以銷售一方要嚴格按交易程序做，應該避免以下幾種情形：
1.采購單不簽名，收貨時隻在采購單上簽名視為收貨，這雖然是小小的失誤，但是萬一通過法律途徑，那就是不利的證據；
2.送（收）貨單有多頁，但買方隻在最後一頁上簽名或是其中一頁；
3.貨款欠條非買方本人（或授權人）出具或書寫，這樣的話，最好不交易，免得日後麻煩；
4.收貨人或經手人身份不明或未經單位明示授權，這種情況下，一定要先弄清楚對方再交易；
5.對方是公司，可合同上既沒有公司章，也沒有法定代表人簽字，一定要讓公司先蓋公章；
6.貨款收條上不注明係償付何批貨款價金等。如果在交易中程序不規範，這為賴賬創造了便利條件，買方可以說沒收到貨或不欠貨款，而要證明這些就要付出一些努力，收款的成本就會增加。
（二）明確債權債務關係
有這樣一個案子：張三給李四送某種五金材料，約定交貨後50日結賬，張三給李四送貨一個多月後，該材料下跌了，李四就想少付點貨款。結帳時對張三說：“你看現在這種材料跌成什麼樣了，我賠了那麼多，怎麼辦？少付點吧？”張三這個時候要不同意的話，李四就拖著不給，逼急了還可以說你把貨再拉回去吧。雖然有合同，可以法律解決，但不是被逼無奈，銷售員有誰願意打官司傷了和氣呢？所以張三就隻好讓步，我們可以設想一下，如果事先張三把貨款的數額確定了，李四就不好意思說你賣給我的太貴了，就是說了也沒用，因你已經對過賬了，總不能把欠條還給他讓他再改下吧。在這個環節還有一個問題要注意：欠條下方的欠款人應是能給你付款的人或單位，而且要他本人或授權的人親筆簽名或簽上公司（企業）的公章。
由於有些產品在不同時候價格波動比較大，為了防止該產品跌價時對方扯皮，在送了貨之後還要及時找對方對賬，不論有沒有到約定的付款期。也就是說要盡早對賬，把產品的價款明確下來，讓對方專門出具一個欠條，欠條內容可為：今欠××××年×月至×月貨款××元，欠款人：××××年×月×日。這時初始的證據如合同、收（送）貨單等，銷售一方還要保存好。
（三）關注債務人，縮短收款周期
即使手握欠條，也不能保證貨款安全收回，還要防止對方破產或通過轉移財產來逃避債務。最好的辦法就是盡量縮短收款周期，所以能做的就是要密切關注債務人動向，有什麼風吹草動或到了付款期而對方沒有付款的話，要立即警覺起來，努力搞清楚究竟是什麼原因拖欠，是不想付款還是確屬暫時性資金周轉困難，如果是前者，就要果斷停止供貨，避免擴大損失。總之要對對方隨時保持密切關注。
【熊的提示】
收回貸款不是交易後的事，是在交易的開始就開始了，隻要銷售員嚴格按業務程序，保留證據，同時關注債務人，才能立於不敗之地。
當然再怎麼小心也會有被拖欠到貨款的時候，如果債務人明明資金不緊張，隻是為了便利後麵的合作才故意這麼拖欠貨款，那麼隻要做銷售工作時經常運用一些小技巧就可以了。比如：在收款前打個招呼，或在收款前出現在客戶的麵前提醒一下對方，或懶在那裏多一點時間，或表現得為難點，讓客戶體諒。估計債務人就會結清貨款了。在未收到貨款前，暫時不再供貨，也逼一下債務人，這樣債務人就會知難而退，把貨款結清。
在債務人有客人的情況下，也不離開，繼續要求客戶付款，這樣礙於其他客人的情麵，有些債務人都會先把貨款付了，因為他並未真要故意拖貨款，所以不會鬧得太僵。但是如果碰上“惡意拖欠”的老賴，要果斷采取法律手段，確保訴訟時效不過期。我國相關法律規定一般訴訟時效為兩年，一些民事權利，如債權等在兩年內不行使的話就喪失了勝訴權。也就是說如果對貨款在兩年內沒有找對方要的話，對方不給錢，起訴到法院也會敗訴的。西方有句法律諺語：法律保護勤勉者，不保護睡眠者。為了保證民事法律關係的穩定，我國也規定了上述時效製度，因此，要及時對債務人進行清點，對那些將要超過兩年的債權采取措施：果斷向法院起訴，以達到中斷訴訟時效的目的，避免對方合法的賴賬。