第12章 物流信息係統管理規範(2)(3 / 3)

針對上述兩點,追根究底是在整個開發過程中,無人先考慮整體流程、每一步做法的原因。所以在開發物流信息係統的時候,根據前述的原則,開發的方式應做些調整,建議按以下步驟進行開發:

⑴規劃

根據規劃的原則,先搜集各項現有的法令、守則等,由策略性思考得到架構,再作詳細流程的規劃,並以高層管理者的經營理念、理論上及實務上的眼光來探討如此規劃的原因。這樣或許會與現況及使用者的看法有所差異,但至少提供了一個未來理性溝通的基礎。

如果係統規劃者的規劃與想法都不能說服自己,就更不要談讓使用者接受了。

⑵分析資料的輸入與輸出

根據規劃好的流程,分析其間資料的輸入與輸出能否配合未來使用與管理績效的評估。這包含了資料輸入點及內容、管控點的安排、資料輸出和需求點及其內容,其間有無時差問題。

⑶分析新係統的信息需求與現況的差異

具體內容包括資料搜集是否有困難,若有新增資料,其原因是什麼,用途是什麼,希望達到的目的是什麼。

⑷與使用者溝通

有了前述完整的準備,再與使用者溝通,先說明此前瞻性規劃的來龍去脈,讓使用者了解未來而非現在會麵對的挑戰,這樣的構想與解決辦法,在實踐上可行性如何,有哪些不妥且需要修正的地方,理由是什麼。這項溝通的目的,一方麵是吸收使用者在實踐上的經驗,使用戶有參與感,另一方麵是希望在係統開始運行前,每一個人都知道公司要做什麼及其在整體係統中的定位。在反複地溝通中,會使每個人的看法與係統目標逐漸趨近而達成共識,對未來係統效能的發揮會有一定的幫助。

⑸做出雛形,以利改進

利用先進設備,盡快做出雛形,讓使用者看到實際的係統,再提供改進的意見。目前由於應用工具的進步,編寫程序的時間大幅減少,對於係統的開發有很大的幫助。

由上麵的討論,我們可以看出未來信息係統的規劃與開發,其重點都集中在人的思考與理念方麵。流程革命與改造企業的動力,已使信息係統成為企業經營舞台的焦點,尤其是服務業,未來的衝擊將會最大,而信息係統的快速開發、上線及調整,將成為經營成敗的決勝點。

三、物流信息係統的評估

資訊係統的效益評估並不容易,可以分成幾個方麵來討論。

⑴信息是否需要係統,成本效益怎麼樣。在這方麵,目前爭議已較少,因為信息係統所能提供的服務及競爭力是不容置疑的。

⑵不同信息係統的評估。例如,自行開發或買套裝軟件,或不同套裝軟件間的評估。作評估之前有幾個應考慮因素,如:時效性、可靠度、成本、易學性及維修難易、擴充彈性等等,因各個企業的需求而不同,在我國還有中文處理及中文碼的選擇問題,目前都沒有標準解決方式,唯一需注意的是,最好在選擇前,多參考幾家已實際使用過的廠商的情形與意見,因為信息產業競爭激烈,大多數產品在未成熟前即已上市,再利用使用者回饋的意見來改正產品的錯誤,所以選擇一個全新的產品會有較高的風險。

⑶信息係統與硬體的配合度,雖然每一個信息廠商都強調通透性與相容性,但其配合度上仍有相當差異,如:網管軟件、網絡協定、作業係統、驅動程序、網絡卡、中文卡、印表機等軟硬件間的配合,仍需注意。這方麵的問題,不是一般使用者有能力解決的,要盡可能避免這種問題的發生。解決的辦法最好由一家廠商負責或先參考其他現有係統的運作配合情形,先行測試,也是一條可行之道。

目前對信息係統本身的測試有一些方法,但對效益的評估,因牽涉許多主觀的認定,仍無一致性的作法。