四、采購時間
⑴采購計劃的製定要非常準確，該進的物料不依時間進來，將造成停工待料，增加管理費用，影響銷售量和信譽度；太早采購囤積物料，又會造成資金的積壓、場地的浪費、物料的變質。所以依據生產計劃製定采購計劃，按采購計劃適時地進料，既能保證生產、銷售順暢，又可以節約成本，提高市場競爭力。什麼時候發出購貨訂單，既要防止正常的生產線待料停工，嚴重影響產銷的順利進行，又要防止過早地使現金閑置在存貨資產上，一般采用分析最低存貨點和經濟批量法進行控製。但當請購單已經提出，完善的采購內部控製製度應按規定及時處理請購單，並應將這些請購單的處理結果及時通知倉儲和生產部門。
⑵購置準備時間是從請購單到采購材料入庫之間的時間。購置準備時間包括：請購單的核準、呈請時間；處理訂購單的時間；供應商製造備貨的時間；運輸交貨的時間；驗貨的時間；入庫時間。在存貨控製的情況下，則按照存量控製的方法來決定采購時間，在定量訂購製下，每隔一定時期，即進行采購。適當采購時間根據不同的采購方式來決定。在現用現購物料的情況下，要從物料需用日期起，推算出合理的購置準備時間，以決定適當的采購時間；計算時還要考慮到成本最小化問題。
五、采購單位
⑴采購中有一個原則就是“適地”原則，即供應商離自己公司越近，運輸費用就越低，機動性就越高，協調溝通就越方便，成本自然就越低了。供應商的選擇要靠相應的內部控製製度：首先，采購部門在正式填製購貨訂單前，必須向不同的供應商（通常要求兩家以上）索取供應物品的價格、質量指標、折扣和付款條件以及交貨時間等資料。然後，根據這些資料，選擇最有利於企業生產和成本最低的供應商；這裏所指的成本並非是由供應商的價格唯一決定，而要綜合考慮各種因素。
⑵選擇好供應商以後，采購部門應及時填製購貨訂單。由於購貨訂單是授權執行並記錄經濟業務的，因而對它的控製相當重要。購貨訂單的控製製度包括：
⑶由專人複查訂單的編製過程和內容，包括複查有關供應商的主要文件資料、價格數量和金額的計算等等。其中價格須根據過去經驗確定的標準或平均價格相比照，以保證購貨訂單的正確性。如果購貨訂單的金額較小，此項複查可以簡略一些。訂購手續辦完後，應即填寫訂單一式三聯，讓請購人證實訂貨單內容，把第一、二聯送給他們作登記用，交驗收部門以便他們在收到貨物時，有驗收的標準。預先應對每份訂單進行編號，保證日後訂單能被完整的保存，並能夠在會計上對所有購貨訂單進行處理。在訂單向供應商發出前，必須由專人檢查該訂單是否得到授權人的簽字，以及是否經請購部門主管批準的請購單作為支持憑證，以確保購貨訂單的有效性。
（第二節）采購中應注意的問題
一、財務、審計控製
控製采購活動要實現下列目標：保證采購業務合法有效；保證所購材料盡可能質優價廉；保證采購成本核算正確；保證采購記錄真實完整。
1．控製關鍵點
⑴控製關鍵點
為實現上述控製目標，企業應建立以采購申請、經濟合同、結算憑證和入庫單據為載體的控製係統，並在該係統中設置下列控製點和關鍵控製點：審批、簽約、登記、承付、驗收、審核、記賬。其中，“承付”、“驗收”和“審核”為關鍵控製點，如表7-1所示。
控製點控 製 目 標控 製 措 施
審批保證經濟業務在授權下進行供應部門提出采購計劃，主管計劃的負責人審批采購計劃，並簽章
簽約保證供貨按約定的條件執行采購人員根據授權按計劃簽訂合同，大額、大宗材料的重要合同經內部審計部門審核
登記保證及時正確地處理托收承付事項財務部門收到供貨方從銀行轉來的托收憑證後，立即進行登記，並及時轉送采購部門，以備承付時核查
承付保證貨款支付正確、適當供應部門檢查托收憑證及有關合同，是否承付
驗收保證材料的品種、數量、質量等符合要求倉儲部門驗收材料的品種、數量，填寫入庫單，並在入庫單上簽署意見
審核保證材料采購的有效性、完整性和合理性財務部門審核托收憑證，承付意見書及入庫單等憑證，無誤後作為結算、記賬的依據
記賬保證會計核算資料真實完整會計人員根據原始憑證，編製記賬證明，及時登記有關賬簿
⑵控製注意事項
付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和索價業務。
貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作。
貨物的采購、儲存和使用人不能擔任賬目的記錄工作。
接受各種勞務的部門或主管這些業務的人應適當地同賬務記錄人分離。
審核付款的人應同付款人職務分離。
記錄應付賬款的人不能同時擔任付款業務。