采購數據應在商品入庫後，轉入應付賬款數據庫，會計管理人員為供貨廠商開立發票及催款單時，即可調用此係統，按供貨廠商做應付賬款統計表作為金額核準用途。賬款支付後可由會計人員將付款數據登錄，更改應付賬款文件內容。高層主管人員可由此係統製作應付賬款一覽表、應付賬款已付款統計報表等。
二、防範采購回扣
采購中的回扣問題經常發生，回扣是指賣方企業非法支付給買方企業或買方企業員工的賄賂金。賣方企業向買方企業或買方企業員工支付回扣以期取得買方企業員工的欺詐性合作，借以提高利潤。而這是以買方企業的損失為代價的。賣方企業支付回扣給買方企業員工進行串通欺詐時，通常意在獲取以下兩個利益：
⑴非法提高利潤率。提高利潤率是賣方企業支付回扣的目的所在。賣方企業通過支付回扣給買方企業有關的員工，使其同意不正當的訂單變動、價格上漲，買通買方企業的檢驗和質量控製部門，使其低於標準的材料和不符合規格要求的產品得以使用，並設法避開其他買方企業職能部門對質量和價格的不良反饋。
⑵非法爭取業務。一些企業運用回扣，以先於競爭對手獲得有關買方企業計劃和戰略方案信息，及買方企業估價小組所使用的未公開的投標估價準則，偷看競爭對手的密封投標，向競爭對手提供誤導性信息從中破壞，使其不具備資格；或籠絡買方企業公司有影響的要員否決其他競爭對手；或使標的設計要求隻有支付了回扣的賣方企業才能達到，以此達到欺詐目的。
1．造成賣方企業欺詐因素
了解賣方企業欺詐的促成因素，是及時辨別賣方企業欺詐的一個重要前提。任何企業都可能發生賣方企業欺詐事件，但具有以下情形之一的企業更易發生賣方企業欺詐事件。促成賣方企業欺詐發生的一個重要原因，就是買方企業本身具有欺詐行為或不道德行為。企業的紀律風氣很重要，如果企業本身行為不道德或容忍不道德行為的發生，那麼員工接受賣方企業回扣或參與其他利益的爭奪則會頻繁發生。對賣方企業欺詐事件的先兆一無所知。由於不清楚賣方企業的欺詐行為的先兆，買方企業發生欺詐的可能性更大且不易被察覺，對賣方企業的欺詐行為不了解或不具備相關的知識，又無明確的對賣方企業欺詐行為製約的製度，很可能成為賣方企業欺詐的對象。
2．支付回扣資金方式
賣方企業所支付的回扣資金不可能在其賬上發現，回扣資金通常是通過以下非法經濟活動取得和支付：
非現金賄賂可以作為公司一項正常開支予以抵銷掩蓋。如公司為其工作人員購買或租用汽車時，可以為那些曾經對公司有“幫助”的買方企業員工贈送若幹飛機票、旅遊費、運動會入場券也可以這種方式處理；其中最易掩蓋的賄賂就是賣方企業早已提供的產品或勞務，如修建對買方企業公司員工“有利的”娛樂城等。
按照賣方企業的意思，使用資金進行賄賂，向不誠實的顧問、律師和會計人員支付虛構的業務費。賣方企業在支付給對方的支票上，隻注明是一筆應支付給受賄人或一家並不存在的公司或串謀者的款項，並同時將它作為銷售費用、谘詢費用等列支。這樣，可以在某種程度上掩蓋這種支付行為。以貸幣的形式儲存變現後的過期設備、剩餘產品等的行為也是用以行賄的方法。
3．防止采購回扣的方法
⑴五到位、一到底。“五到位”就是采購的每一筆物資都必須5方簽字，即采購人、驗收人、證明人、批準人、財務審查人都在憑證上簽字，才算手續齊全，才能報銷入賬。“一到底”就是誰采購誰負責到底，包括價格、質量、使用效果都記錄在案，經得起檢查，什麼時候發現問題什麼時候處罰。