⑵三分一統。“三分”即三個分開：市場采購權、價格控製權、質量驗收權，三權分離，互不越位；“一統”即合同的執行特別是結算付款一律統一管理。物料管理人員、化驗人員和財務人員都不能與客戶見麵，實行封閉式管理。財務部根據合同規定的質量標準，對照化驗單和數量測量結果，認真核算後付款。這樣形成了一個以財務管理為中心，以降低成本為最終目的的製約機製。
⑶三公開兩必須。“三公開”即數量、品種和質量指標公開，參與供貨的客戶和價格競爭程序公開，采購結果公開；“兩必須”，是必須貨比三家後采購，必須按程序、按法規要求簽訂采購合同。
⑷三統一分。材料和備品配件的采購形成這種管理機製“三統一分”：所有外購材料統一采購驗收，統一審核結算，統一轉賬付款，費用分開控製。隻有統一管理，統一采購，才能既保證需要，又避免漏洞；既保證質量，又降低價格；既維護企業信譽，又不上當受騙。分廠對費用的節約或超支負責，並決定采購計劃和采購項目，決定是否購買，購買多少。這樣，物資采購管理部門和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎的相互製約的機製。
⑸監督製度全過程、全方位。全過程的監督是指采購前、采購過程中和采購完成後都有監督。從采購計劃的製訂開始，到采購物資的使用結束，這其中有多個環節(計劃、審批、詢價、招標、簽合同、驗收、核算、付款、領用)，每一個環節都有監督。但重點是對製訂計劃、簽訂合同、質量驗收和結賬付款四個環節的監督。主要監督計劃的合理性和準確性；合同的合法性和公平程度；質量的監督是保證驗收過程不降低標準，不弄虛作假；對付款的監督是確保資金安全，按程序、按合同履行。把監督貫穿采購活動的全過程，是確保采購管理規範和保護企業利益的第二道防線。全方位的監督，是指行政監察、財務審計、製度考核三管齊下。
監督機製的生命在於責任追究，責任追究的關鍵是重獎重罰並及時兌現。隻要發現不按程序、不按標準執行的先兆，就當即下考核單，或限期整改或嚴厲處罰，隨時兌現。科學、規範的采購機製，不僅可以降低企業的物資采購價格、提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。
三、保證采購質量
如果所采購的原材料的質量有問題，將會直接影響到產成品的質量。在采購中要徹底保證采購的質量，以求防患於未然。采購材料的成本是直接的，所以每個企業領導層非常重視，而品質成本是間接的，所以就被許多企業的領導層忽略了，價廉物美才是最佳的選擇，偏重任何一方麵都會造成最終產品成本的增加。
品質不良，經常性的退貨，造成各種管理費用增加。經常退貨，造成經常性的生產計劃變更，增加生產成本，影響交貨期，降低信譽和產品競爭力。還會需增加大量檢驗人員，增加成本。
生產過程中，因原材料不良造成製作中的不良品增多，返修多、返工多，增加時間成本和人員成本。成品品質不良率加大，客戶投訴及退貨增多，付出的代價就高。
1．選擇合格的供應商
⑴對供應商提供符合要求產品的能力的確認，可用以下一種或幾種方法：供應商能力和（或）質量體係的評價；產品樣品評價；對比類似產品的曆史情況；對比類似產品的試驗結果；對比其他用戶的使用經驗。
⑵合格供應商的主要標誌是：供應優質的產品；發貨準時；發貨數量準確；價格合適；服務良好。
2．合約控製
⑴質量保證協議
企業應與供應商達成明確的質量保證協議，以明確規定供應商應負的質量保證責任。協議可包括下列內容：