采購部門應對來貨預期日期有預先通知。
顧客退貨，必須檢查、點數，如認為必要，須與其他收貨隔開。
從儲藏倉庫轉移原材料和包裝材料，必須並隻能根據正當批準的申請單，並且必須在該項移動發生的當期會計年度記載入賬。
存貨入庫，應立即作獨立鑒定並書麵認證，在收貨中發現數量不足時，應立即進行核查調節。
如果有條件的話，應使用經數碼編號控製的借項通知單，以保證恰當的會計控製。在驗收時，發生存貨拒收，應清楚地直接標明，在倉庫分隔儲藏，並在財務報告中恰當記入。
凡發生應由運輸人或銷售人員負責的材料短缺、材料損壞或退貨等情況，應立即辦理追索。
（第三節）采購管理的優化
雖然質量、交貨期也是采購過程中的重要考慮因素，僅在傳統的采購方式下，質量、交貨期等都是通過事後把關的辦法進行控製，如到貨驗收等，交易過程的重點放在價格的談判上。因此在供應商與采購部門之間經常要進行報價、詢價、還價等多次談判，並且多頭進行，最後從多個供應商中選擇一個合適的供應商簽訂合同，訂單才決定下來。
在傳統的采購模式中，供需之間的關係是臨時性的或者短時性的合作，而且競爭多於合作。由於缺乏合作與協調，采購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，沒有時間做市場分析和計劃，而把大量時間消耗在日常重複的瑣碎事務上，供應與需求之間的這種缺乏合作的氣氛，增加了許多合作中的不確定性。同時，傳統的采購過程還使用戶需求響應能力遲鈍。由於供應與采購雙方在信息的溝通方麵缺乏及時的信息反饋、在市場需求發生變化的情況下，采購方無法改變供應方已有的訂貨合同，因此采購一方在需求減少時，庫存增加，需求增加時，出現供不應求。重新訂貨需要增加談判過程，因此供需之間對用戶需求的響應沒有同步進行，缺乏應付變化需求的能力。
一、外部資源管理
⑴傳統采購管理的不足之處在於與供應商之間缺乏合作，缺乏柔性和對需求快速響應的能力，準時化思想出現以後，對企業的物流經營管理提出了嚴峻的挑戰，需要改變傳統的單純為庫存而采購的管理模式，提高采購的柔性和市場反應能力，增加和供應商的信息聯係和相互之間的合作，建立新的供需合作模式。供應鏈管理思想就是係統性、協調性、同步性、集成性，外部資源管理是實現供應鏈管理的上述思想的一個重要步驟——企業集成。從供應鏈企業集成的過程來看，它是供應鏈企業從內部集成走向外部集成的重要一步。
⑵參與供應商的產品設計和產品質量控製過程。同步化運營是供應鏈管理的一個重要思想。通過同步化的供應鏈計劃，使供應鏈各企業，在響應需求方麵取得一致行動，增加供應鏈的敏捷性。實現同步化運營的措施是並行工程。生產商企業應該參與供應商的產品設計和質量控製過程，共同製定有關產品質量標準等，使需求信息能很好地在供應商的業務活動中體現出來。
⑶一方麵，在傳統的采購模式中，供應商對采購部門的要求不能得到及時的響應，另一方麵，關於產品的質量控製也隻能進行事後把關，不能進行實時控製，致使企業不能進行同步化運作。為此，供應鏈管理采購模式的第二特點就是實施有效的外部資源管理。這是將事後把關轉變為事中控製的有效途徑——供應管理或者叫外部資源管理。
⑷實施外部資源管理也是實施精細化生產、零庫存生產的要求。供應鏈管理中，一個重要思想是在生產控製中，采用基於訂單流的即時化生產模式，使供應鏈企業的業務流程朝著精細化生產努力，即實現生產過程的幾個“零”化管理：零缺陷、零庫存、零交貨期、零故障、零廢料、零（無）紙麵文書、零人力資源浪費、零事故。