麥格雷戈進一步指出，一旦人們已達到了適當的物質生活水平並主要是受到較高層次需要的激勵時，胡蘿卜加大棒的理論就完全不起作用了。管理部門不可能給個人以自尊、他人的尊重或其他自我實現需要的滿足，但可以創造出一些條件來鼓勵個人為自己尋求這些需要的滿足。管理部門也可以用不提供這些條件來使個人不能得到這方麵的滿足。這種條件的創造並不是“控製”，控製不是對行為進行引導的好辦法。這樣，管理部門就發現自己處於一種獨特的處境。現代的科學技術創造的高生活水平已使得生理需要和安全需要得到了較好的滿足。唯一的重要例外是，管理措施沒有造成一種對“公平機會”的信心，因而使安全需要未能得到滿足。但是，由於提供了滿足較低層次需求的可能性，管理部門使得自己再不能應用傳統理論所講的各種辦法來作為激勵因素，諸如報酬、許諾、刺激、威脅或其他強迫手段。
基於以上原因，道格拉斯·默裏·麥格雷戈認為有必要建立一個新理論，這個新理論就建立在對人的特性與人的行為動機的更為恰當的認識基礎上。由此他提出了Y理論。Y理論基於下述對人性的假設之上：
①在適當的條件下，人們不但能接受，並且能主動承擔責任。
②人並不天生厭惡工作。從事體力勞動與腦力工作，對人們來講，就像遊樂與休息一樣是自然的。根據一定的控製條件，工作能使人感到滿足（人們就會自願去做），也可能使人感到是懲罰（人們就會逃避）。
③控製與懲罰不是使人實現組織目標的唯一方法。人們在對自己所參與製定的目標能夠實行自我指揮與自我控製。
④大多數人都具有相當高度的用以解決組織問題的想像力、獨創性和創造力。
⑤在現代工業的條件下，一般人的智力潛能隻是部分地得到了發揮。
⑥對同參與獲得成就的報酬直接相關。
麥格雷戈指出，傳統的組織理論與過去半個世紀的科學管理學派的理論不同，它們把人們束縛在有限的工作上，讓人們不能利用自己的能力，不願承擔責任，造成被動，工作便失去了意義。在這樣的環境中，個人對作為一個工業組織的成員的全部概念，比如習慣、態度、期望等都受到其他經驗的製約。在目前的工業組織中，人們習慣於受指揮、操縱與控製，而在工作之外去尋求社會的、自我的和自我實現的需要的滿足。很多工人都是如此，管理人員也是如此。此外，人的激勵來自人的本性。人是一個有機的係統，而不是一個機械的係統，一個人有了各種“能”的輸入，包括陽光、食物與水分等，便能產生“行為”的輸出，包括人的智力活動、情緒的反應，以及其他種種活動。而影響行為的變量不僅有人的個人特性，還有環境的特性。所謂激勵，就是使人的特性與環境的特性建立起適當的聯係，以使其能產生管理者所預期的行為。所以，麥格雷戈認為對於管理者隻要創造出某種適當的環境，就能有效地引導員工的行為，使其服務於組織的目的。
二、Y理論的實踐
在這部分，麥格雷戈著重研究如何實施Y理論，並總結了當時已有的一些與Y理論相似的創新思想在應用上取得的成果。
麥格雷戈將Y理論稱為“個人目標與組織目標的結合”，認為它能使組織的成員在努力實現組織目標的同時，最好地實現自己的個人目標。所以他認為關鍵不在於對采用管理方法的選擇，而在於管理的指導思想的轉變，即將X理論變為Y理論。這兩種理論的區別在於，是將人們當做小孩看待，還是把他們當做成熟的成年人看待。思想認識的轉變就會導致管理方法的變化。
Y理論的實施方法主要有：
1使職工對其工作成績進行自我評價
這是從Y理論出發引出的在工作組織方麵的一條重要原則。以X理論為出發點的傳統的組織方式強調外加的控製，以Y理論為出發點的行為科學的組織方式則強調，要使一個工作集體有更大的自主性，能進行自我控製，並具有內在獎勵作用，這樣，就可以使工作集體的領導人在更大的範圍內發揮他的知識和經驗，使管理者和技術人員能創造性地提出管理措施，使之更為有效。另一方麵，這種自主性還易於激起每個集體成員學習的願望和提高效率的積極性。總之，自我控製的原則適應了人們追求自主、自尊、自我發展等特性的要求，因而有助於發揮人們的潛在能力。