企業裏製定非程序化決策的傳統方式——包括大量的人工判斷、洞察和直覺觀察——還未經曆過任何較大的革命。但在某些基礎研究方麵正在形成某種革命,如探索式解決問題、人類思維的模擬等。
人們對非程序化決策製定問題的日益理解將在管理方麵引起兩種十分不同的變化。一方麵,這種理論將為非程序化問題領域內決策製定過程的某些方麵的自動化開拓出新的前景,如同運籌學使程序化決策製定的某些方麵實行自動化一樣。另一方麵,通過使人們深刻地洞察人類思維過程,這種理解將提供新的機會,特別是通過教育和訓練來增進一般人,尤其是經理們在困難的結構不良的複雜環境中製定決策的能力。
三、組織設計:製定決策的人—機係統
自動化方麵的進步和人類決策方麵的進步可以把組織中人的部分和電子的部分結合起來構成一種先進的“人—機係統”。而且,這種係統可以逐漸普及,工廠和辦公室都可以變成一個複雜的“人—機係統”。西蒙認為,人與機器的關係將日益變成一個設計課題,而且這個設計課題的重要性與設計人與人之間的關係的係統一樣重要。
1信息豐富的環境
建立“人—機係統”第一個優勢就是可以克服知識和信息的不足。首先是通過分工,使組織的每個部門隻限於掌握與本部門決策有關的知識和信息。在進行決策時,還可以隻考慮與本部門決策關係密切的可變因素及其結果,即要求決策者弄清哪些是重要的因素,哪些是不重要的因素,從而大大縮小知識和信息的探索範圍。其次是通過設立專門的職能部門來收集和處理各方麵的有關信息,從而克服個人知識和信息的不足。同時,通過建立信息係統,使有關知識和信息能迅速傳遞給決策者。
西蒙著重強調:“關鍵性的任務不是去產生、儲存和分配信息,而是對信息進行過濾,加工處理成各個組成部分。今天的稀有資源不是信息,而是處理信息的能力,雖然現代信息係統最顯而易見的部件是打印、傳輸和抄寫等部件,它們可吐出大量的信息;但真正關鍵的部件卻是那個保護我們不受大量符號流衝擊的複雜的處理機。”
2組織的等級結構
西蒙把組織比喻成一塊三層的蛋糕:最下層是基本工作過程,在生產性組織裏,指取得原材料,生產物質產品儲存和運輸的過程;中間一層,是程序化決策製定過程,指控製日常生產操作和分配的係統;最上一層是非程序化決策製定過程,這一過程要對整個係統進行設計和再設計,為係統提供基本的目標,並監控其活動。數據處理和決策製定的自動化將不會改變這個基本的三層結構。自動化通過對整個係統進行較為清晰而正規的說明,將使各層次之間的關係更為清楚而明確。
西蒙以為組織的基本分層等級結構會持續下去,不會因為新的計算機技術和決策製定的自動化的發展和選取的方向而消亡。
3集權和分權
隨著決策過程變得日益清晰,以及各組成部分越來越多地被移植入計算機程序,各組織層的決策及其決策分析變得越來越可以移位了。由於來自組織中或組織外的各種信息源的信息、目標依據和限製條件,可為分析過程提供輸入,決策製定的區域較之過去更為分散廣闊了。組織等級結構仍是控製該過程的重要結構,但是越來越多的決策信息流將穿越正式組織結構的界線,具有很大相互依賴性的決策,不再經常是獨立地來製定了。就這個意義講,集權是增多了。但是,與此同時,通過給決策提供信息和依據,決策中的參與活動即分權化傾向是更廣泛了。
4權限和職責
在自動化係統內,日常決策需要的人工幹預將越來越少。管理人員的主要職責是對決策係統進行維護和改進,以及激勵和培訓其下屬人員。基層的管理工作將僅隻是管理工作的一小部分。管理人員將像任務小組的成員那樣,把大部分時間和精力用於分析和設計政策,以及執行這些政策的係統上。
隨著自動化的實現,雖然對基層管理工作的需要較少,但對自動化決策和規劃係統進行設計和維護的參謀性作業卻需要中層管理人員。而參謀單位的增長是以直線單位為代價的,所以中層管理人員,並未如有些人預料的那樣大大減少。
5信息係統和規劃
設計管理信息係統的最初工作開始於可用的數據,而不是開始於所要製定的決策。但是,目前的各種管理信息係統,往往更受組織中下層管理人員的重視而較少受到上層管理人員的重視。這是由於,高層管理必須將其注意力集中於組織外部。對高層管理有重要意義的信息係統,是那種從外部信息源收集和篩選信息並有助於進行戰略決策的信息係統。