3積極麵對現實
經理趨向於把注意和精力放在現場的、具體的、非常規的活動。他對現實的、涉及具體問題和當前大家關心的問題做出積極的反應,而對例行報表及定期報告則不那麼關心。他們強烈地希望獲得最新信息。因此,他們經常通過閑談、傳聞、推測等來收集非正式的、及時的信息。從經理們對時間的安排也可以看出這點。有項調查表明,在總經理的14次口頭聯係中,隻有一次是事先計劃的,其餘13次都是有關現實問題的非常規活動。
4愛用口頭交談方式
經理使用的工作聯係方式主要有五種:郵件(書麵通訊)、電話、未經安排的會晤(非正式的麵談)和經過安排的會晤(正式的麵談)以及視察(直觀的)。這幾種聯係方式有很大的差別。不過根據明茨伯格的調查材料表明,經理們都傾向用口頭交談方式。他們用在口頭交談上的時間占很大比重。明茨伯格認為,經理並不需要從事具體的作業性工作,通過口頭聯係等方式來指導和安排別人的工作就是他的職責。所以,經理的生產性輸出基本上能夠用他們口頭傳遞的信息量來衡量。
5重視同外部和下屬的信息聯係
經理一般同三個方麵維持信息聯係。一是上級(總經理的上級是董事會);二是外界(指經理所管理單位以外的人們);三就是下屬。經理實際上處於其下屬和其他人之間,用各種方式把他們聯係起來。調查材料表明,經理與下屬進行聯係所花費的時間占相當大的比重,通常占他們全部口頭聯係時間的1/3到1/2,而他們與上級聯係的時間一般隻占1/10。他們與外界聯係的時間通常比同下屬聯係所占的時間還要多,約占全部聯係時間的1/3到1/2。
6權力和責任相結合
經理的責任是很重大的,經常有緊急事務要處理,似乎很難控製環境和他自己的時間。但他也有很大的權力。他可以采取一些措施,在解決問題的過程中想出一些新的主意,把問題變成機會,為企業的發展服務。
經理工作無論多麼繁忙,但都有一個共同特點,那就是他們的工作都是不變化的,沒有一件工作是穩定而長期的。原因在於:
第一,經理每天都會麵臨許多十分瑣碎的事情,而這些事情又不得不去處理,而且時間上也肯定非常緊迫。這些事情沒有專業化的特點,比如處理失火事件、簽合同、開會等。
第二,經理無法不考慮工作機會成本。如果他專注於做某一件事,必然放棄做另一件事,這就是他所付出的代價。一般而言,如果要把時間長期放在某一件事上,是得不償失的,這些事最終就算完成得不好,但隻要花費時間不多,還是會比盡管完成得好但花費時間長所帶來的收益要多。
第三,經理的工作都在變化,不斷有新的工作內容。這是因為經理對一些例行工作不感興趣,也是出於成本的考慮。這樣做對工作效益也有提高的作用。
明茨伯格對經理工作的時間進行了分配。
他認為在與上級、外人和下屬處理關係方麵,經理花費的時間是不同的。與外人的聯係所花時間占總工作時間的1/3至1/2左右,與上級的聯係所花的時間也占總工作時間的1/3至1/2左右,而與下級聯係所花的時間僅占總工作時間的1/10以下。
二、經理的角色