從眾多的供應商中尋求合格、適合的供應商，使采購工作更有效地執行是采購的首要任務。最適當的供應商，應該是向店鋪提供可靠的品質、價格合理、準時交貨及充足的數量以及完善的服務等這些條件。選擇供應商的基本條件具體如下：
（1）信用情況。在進貨前采購人員必須了解供應商的信用情況，主要包括：是否準時收款發貨、履行采購合同情況、遵守交貨期限。根據這些情況便於同信用好的單位建立長期合作關係，穩定貨源。
（2）品質保證。在進貨時要明確了解供應商提供的商品質量如何，並對不同供應商提供的商品進行比較，主要比較商品性能、壽命、經濟指標、花色品種、規格等，從中選出適合的供應商進貨。
（3）價格。價格是商店進貨的主要參考因素。隻有價廉物美的商品才能吸引消費者，增強百貨零售店的競爭力。所以，在保證商品質量的基礎上，百貨零售店進貨的首選是價格低廉的供應商。
（4）費用。比較不同供應商、對比不同地區的進貨成本和進貨費用從中選擇采購成本最低的。
（5）時間。了解采購商品的運貨時間及結算資金占用情況等。
（6）服務情況。將不同供應商的服務項目和服務質量進行對比，從本身的采購需求出發選擇供應商。其中服務項目包括是否送貨上門；是否負責退換商品；是否提供修理服務；是否負責廣告宣傳；是否負責介紹商品性能、使用方法、用途等。
（7）規範管理製度。了解供應商的公司是否建立科學化、係統化的管理製度，完備的工作指導規範；是否能嚴格執行管理規範。