會議提出的設想應由專人做記錄,並在會後由分析組對會議產生的設想進行全麵、係統地處理,以便下一個環節的使用。通常係統化處理程序即指如下幾條:
——針對所提出的設想製定一張名稱一覽表;
——用通俗易懂的語句描述每一設想的主旨;
——從中尋找一再出現的和互為補充的設想,並在此基礎上將它們結合成新的綜合設想;
——提出對設想進行評價的準則。
在決策過程中,根據上述方法提出的係統化的方案和設想,還需采用質疑頭腦風暴法進行質疑和完善。這是頭腦風暴法中對設想或方案的現實可行性進行估價的一個必不可少的環節。這一過程中通常需要經過如下三個段階:
首先,要求參加者對提出的每一個設想都要進行質疑,進而全麵評論。評論的重點包括有礙設想實現的所有不利因素。在質疑過程中,可能會產生一些可行的新設想。這些新設想包括實現設想過程中可能存在的限製性因素,以及排除限製因素的建議。其結構通常是:“X某個設想是行不通的,原因在於……如要使其可行,則必須……”
其次,要對每一組或每一個設想,製定一個評論意見一覽表,以及可行設想一覽表。質疑頭腦風暴法禁止對存在的設想提出肯定意見,而鼓勵提出批評或新的可行設想。
在進行質疑頭腦風暴法時,主持者應首先簡單介紹所討論問題的主要內容,以及各種係統化的設想和方案,使參加者的注意力集中到對所討論問題進行全麵評價上。質疑過程一直進行到沒有問題可以質疑為止,對質疑中提出的所有評價和可行設想,應進行專門的記錄。
再次,是對質疑過程中提出的評價意見進行全麵分析,以便最終形成一個對解決所討論問題切實可行的設想一覽表。對評價意見的評估,在質疑過程中是相當重要的。因為在質疑階段,重點是討論有礙設想實施的所有限製因素,而這些限製因素即使在設想產生階段也是被放在首要地位予以考慮的。
最後由分析組負責處理和分析質疑結果。分析組最好要吸收一些有能力對設想實施作出較準確判斷的專家參加。若須在較短時間內就重大問題作出決策時,吸收這些專家參加則可以大大提高工作效率和質量。
不可忽視的一點是,實施頭腦風暴法的成本是相當高的,同時,頭腦風暴法要求參與者在各方麵都要有較高的素質和一定的知識水平。所有這些因素的滿足程度都會影響頭腦風暴法實施的效果。
五、讓想象騰飛
作為一種創造能力的集體訓練法,頭腦風暴法將一個組的全體成員組織在一起,使每個成員都毫無顧忌地發表自己的觀念,既不怕別人的譏諷,也不怕別人的批評和指責。因此它是一種使每個人都能提出大量新觀念、積極發揮創造性解決問題的最有效的方法。為了達到這種有效性,在實施過程中要把握好如下四條基本原則:
第一,排除評論性批判
即對別人提出的觀念的評論要放在以後進行,此前不能對別人的意見提出批評和評價。認真對待任何一種設想,而不管其是否適當和可行。在此過程中不裁判,強調“寬鬆”。
第二,鼓勵“自由想像”
提出的觀念越荒唐,可能越有價值。歡迎各抒己見,自由發揮,從而創造一種積極的氣氛,激發參加者提出各種新奇的想法。頭腦風暴法(Brain Storming)是為了克服阻礙產生創造性方案的從眾壓力的一種相對簡單的方法。它通過一種思想產生過程,鼓勵人們提出不同種類的方案,同時禁止對各種方案的任何批評。在這裏,它追求“奇”,也即“新”。
第三,要求提出一定數量的觀念
提出的觀念越多,則獲得有價值的觀念的可能性就越大。從不忽視來自任何微弱聲音中的建議,所有的主張都將被記錄下來並予以考慮。
第四,探索研究組合與改進觀念
除了要求與會者本人提出設想以外,還要求與會者考慮,按照他們的想法怎樣做才能將幾個觀念綜合起來,以便產生一個新觀念,或者探索取長補短和改進辦法。除提出自己的意見外,鼓勵參加者對他人已經提出的設想進行補充、改進和綜合。