4.處理意見
催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方麵予以說明：要求欠款戶說明拖欠的原因。重新確定一個付款的期限，希望對方按時如數交付欠款。再次逾期不歸還欠款將采取的罰金或其他措施。
5.落款
寫明催款單位的全稱，並加蓋公章，然後注明發文日期。
五、範例
（一）針對首次催款的催款函
催款函
××公司：
感謝貴公司對我公司的支持，選擇我公司產品，與我公司建立友好合作關係。
根據貴公司與我公司（或“經協商達成口頭協議”）簽訂《××××合同》，雙方約定，我司在交付產品後×日內，貴司應付清貨款，現付款期將至（或付款期已過），請貴司本著友好、誠信、互惠互利之原則盡快安排付款。我司帳戶是（戶名：××；開戶行：××；帳號：××）。
順祝商琪！
××公司
××年××月××日
（二）針對直接催款的催款函
催款函
××（對方公司名稱）：
貴公司自××年××月××日至××年××月××日止尚欠我公司貨款共××元，根據貴我雙方所簽署的合同（或約定），貴公司應在××年××月××日付清該款。現貴公司已逾期××天仍未支付，嚴重影響了我公司的資金周轉和生產安排。請貴公司收到此通知書後××天內將上述逾期未付的貨款彙付我公司帳戶（戶名：××；開戶行：××；帳號：××）。否則，本公司將循法律途徑或委托相關追收人員上門催收解決，屆時可能造成貴公司不良影響並將有損貴公司誠信形象。
故特此通知。
順祝商祺！
××公司
××年××月××日
催款函
××公司：
截至××年××月××日，我公司帳麵尚有貴公司欠款××元（大寫人民幣××元整）。按照與貴公司的有關合同協議的約定，貴公司應當在××年××月××日之前支付上述款項，但我公司至今仍未受到該筆款項。因此，特請貴公司能夠在近期內及時向我公司支付上述款項。
此致××公司（印章）
××××月××日
第六節理賠函
一、理賠函的概念
理賠函是在貿易過程中產生爭議或發生糾紛後，理賠方根據索賠方的意見和要求提出自己意見和解決辦法的回複信函。
二、理賠函的格式與寫作要領
理賠函的格式寫法如下：
1.標題
標題一般寫理賠函三字即可，必要時也可注明理賠原因，如《質量不符理賠函》等。
2.正文
正文主要包括對索賠函要點概述，理賠方的意見和看法以及最後處理辦法等。
3.落款
落款寫理賠方的名稱、簽章和日期。
三、範例
（一）理賠函例文
質量不符理賠函
××貿易有限公司：
你公司×月×日函收悉。所提合同19號項下紅木家具部分接口有破裂一事，已引起我方關注。經向有關生產單位了解，出廠家具安全符合合同要求，並經檢驗合格。至於部分接口破裂，是由我方在出倉時搬運不慎造成的，對你方的損失，我們深表歉意。請貴公司提供家具受損的具體數字，以及公證人檢驗證明書，我方將按實際損失給予賠償。
候複。××公司（公章）
××年×月×日
第七節索賠函
一、索賠函的概念
索賠函是指買賣中的任何一方，以雙方簽訂的合同條款為依據，具體指出對方違反合同的事實，提出要求賠償損失或維護自身其他權利的專用信函。
二、索賠的理由
通常比較常見的索賠理由有：質量低劣；數量短缺；包裝不善；運輸拖欠。
三、索賠函的格式與寫作要領
索賠函的結構和寫法如下：
索賠函一般由標題、編號、受函者、正文、附件、簽署等六部分組成。
1.標題
標題的形式比較靈活，可以直接寫索賠函三字，也可以根據實際情況寫成包括索賠事由文種的完全標題樣式，如：《關於××的索賠函》。
2.編號
編號是為了聯係與備查用，寫在右上角。一般由年號、代字、順序號組成。
3.受函者
受函者。寫受理索賠者的全稱。
4.正文
正文包括緣起、索賠理由、索賠要求和意見。
（1）緣起
提出引起爭議的合同及其爭議的原因。
（2）索賠理由
具體指出合同項下的違約事實及根據。
（3）索賠要求和意見
根據雙方簽訂的合同以及有關國家的商法、慣例，向違約方提出要求賠償的意見或其他權利。