信封是保證準確、及時投遞信件的文字依據，因此，書寫一定要準確、具體、詳細、工整、清晰，以免延誤。書寫要用黑色、藍色筆，不要用鉛筆書寫，更不要用紅筆書寫，因為紅筆表示絕交。
明信片與信不同，沒有信封和信瓤的區別，所以在書寫收信人之後，不要寫“啟”，發信人之後，也不必“緘”了。
（二）信瓤
信瓤由六個部分組成：稱謂、問候、正文、結尾、署名和日期。
1.稱謂寫在第一行，且要頂格寫，表示尊重和禮貌。稱謂的寫法，要根據寫信人與收信人的關係確定。一般由姓名或姓或名加上稱呼組成。如“李明同誌”，“房先生”。關係熟悉的可隻寫名字，如“少華友”、“慕翰兄”。寫給親戚的就按日常的稱呼寫，如“爸爸”、“大哥”、“小妹”等。為了表示鄭重，可以寫對方的職務，如“林科長”、“李主任”等。稱呼前麵還可以加修飾語，如“親愛的”、“尊敬的”等。對方是德高望重的長者，可寫“許老”、“高老”等。
2.問候。稱呼之後，寫正式內容以前，為了表示禮貌，常常要對收信人問候一下。問候語應根據不同對象，恰當地使用。如“您好！”、“你好！”、“一別數月，殊深思念”等。問候語應單獨成行。
3.正文。正文是書信的主體。對收信人要說的話，要商量、辦理的事，要表示的思想感情等，都要在這裏寫出來。
寫正文要把話說得清楚、明白，以免產生歧義，或使對方捉摸不清。語言要簡潔、明快，避免東拉西扯。注意語氣要符合雙方的關係、身份，措詞要有禮貌、帶感情，使對方感受到你的真摯、誠懇。要說的事情很多時，應分段來寫，一事一段，眉目清晰，讓對方讀起來很方便。
事情寫完了要總結一下，把正文收住。書信常用的收束語很多，如“所托之事，還望慨允”、“上述種種，尊意以為可否”、“多有煩勞，來日麵謝”等等。
4.結尾。正文寫完了，要寫一句祝頌語，表示問候和禮貌。如“祝您健康”、“恭祝近安”等。
注意，祝頌語的前半句如“祝您”、“恭祝”可以接著正文空兩格寫，也可以另起一行空兩格寫；後半句如“健康”、“近安”可以緊接前半句寫，不過通常是另起一行，頂格寫，以表示更禮貌些。
關於“此致敬禮”。這是個常見、常用但容易出問題的短語。“此致敬禮”一般在公務函件中使用。“此致”的意思是“把以上所寫的內容呈給您。”這兩個字有兩種寫法：一種是接著上文空兩格寫；一種是另起一行空兩格寫。“敬禮”的正確寫法是，不論“此致”如何寫，都應當另起一行頂格寫。
5.署名。署名是寫信人的名字。署名前可以加“稱謂”，如“弟××”、“愚兄×”等。或寫與收信人的關係，如“你的朋友××”。
寫給父母的，為了表示恭敬，可寫為“兒×叩上”，寫給長輩、兄姐的可寫成“××上”。長輩寫給晚輩的，不具名，可寫“父字”等等。署名單起一行，靠後麵寫。
6.日期。署名下麵，寫上寫信的時間。一般寫“×年×月×日”或隻寫月日，還可以在日期後寫“夜”、“晚”、“晨”，或“燈下”、“淩晨”等。少數也有偶爾寫書齋或處所的，如××書齋、××堂、於“北戴河”等的。
有時，寫完後又想起別的事情，可以在信末再寫附言。附言前要寫“又及”、“又”、“另”之類的文字，以為提示。
三、書信的常用語
（一）稱呼。稱自己要稱呼的人：
為了表示禮貌、恭敬，在稱呼對方時，可加“賢”字。如“賢兄”、“賢妹”、“賢侄”、“賢婿”等。有世交關係的可加“世”。如“世伯”、“世兄”、“世弟”等。一般關係可加“仁”、“老”。如“仁兄”、“老伯”等。對晚輩可加“吾”。如“吾兒”、“吾侄”等。
自己稱自己：
對平輩可加“愚”。如“愚兄”、“愚弟”等。對長輩自稱加“小”字。如“小兒”、“小婿”、“小女”、“小侄”等。
對別人稱自己的親人，可加“家”。如“家父”、“家母”、“家兄”等。對平輩、晚輩也可加“舍”。如“舍弟”、“舍侄”等。
稱呼別人的親人，可加“令”。如“令尊”、“令堂”、“令兄”、“令郎”、“令愛”等。