正文，開頭寫慰問的原因、背景等，接著寫表示問候的話。如“謹代表××××向你們表示深切的敬意和親切的慰問”、“向你們致以節日的問候”等。中間內容應因人、因事而異。一般可以對慰問對象的貢獻進行概述和作出評價，概括出他們的作用、地位和意義，然後號召大家學習他們的高貴品質等。
結尾，可以用勉勵、要求和共同的願望、決心作結尾。最後以祝賀、祝願、希望的句子如“祝您節日愉快”來結束全文。
落款。在正文的右下方，寫發出慰問信的單位或個人，以及年、月、日。
寫慰問信的感情要深厚、溫暖；語氣要真摯、熱情；文字要簡潔、樸實；篇幅不宜過長。
（四）賀信、賀電
賀信、賀電是向對方表示祝賀、讚譽的禮儀文書，常用於集會、節日、慶典、竣工、就任、壽辰等場合或事情。現在，社會交往日益頻繁，人際關係的重要性日益被人們所認識。人際之間經常通過某種形式，相互勉勵，相互支持，甚至一個小小的問候，都可以產生加深友誼，聯絡感情，溝通思想、消除誤會的作用。賀信、賀電正是這種聯係情誼的紐帶。所以，它已經成為人們不可缺少的常用文體。
賀信、賀電的格式。一般有標題、稱呼、正文、落款組成。標題“賀信”或“賀電”寫在第一行中間。
稱呼，寫在稱呼下麵一行，要頂格，並加冒號。
正文，另起一行，空兩格開始寫起。正文通常寫對方所取得的成績，及其意義作用等。如果是會議，可寫會議召開的意義、必要性等。如果是壽辰，可寫其貢獻、品德等。然後表示祝賀、讚揚、學習等。全文以祝願的話結束，如“祝××××圓滿成功”、“祝××××取得更大的勝利”、“祝您健康長壽”等。
落款，在正文下麵靠右寫發信人、單位名稱和日期。
寫賀信、賀電，感情要飽滿、充沛；評價要實事求是、恰如其分；語氣要誠肯，熱情；語言要明快、通暢。
五、迎、送致詞和答謝詞
歡迎詞、歡送詞和答謝詞是隆重集會上迎送賓客時，主人對賓客表示歡迎、歡送的講話。答謝詞是對對方的款待表示感謝的講話。
歡迎詞、歡送詞和答謝詞的寫作格式，包括：標題、稱呼、正文、結尾四個部分。
標題，可以直接寫“歡迎詞”，也可以把致辭的時間、場合、迎送的人物寫入標題，如“在國慶招待會上的歡迎詞”、“在歡迎××××總統宴會上的講話”、“在告別宴會上的答謝詞”等。
稱呼，在標題下一行頂格寫，稱呼要寫明名字和職位。名字的寫法要注意對方的習俗。在職位後麵，一般還要加上“閣下”、“先生”、“同誌”等。為了表示尊敬，在稱呼之前還可以加上如“尊敬的”等詞語。
正文，一般可分為三段。第一段，寫時間、背景、場合、情緒和歡迎（送）的祈願等。如“今天，在山清水秀、景色宜人的××××，嘉賓雲集，歡聚一堂。我們××市××××交流會隆重開幕了。在此，我謹代表××××××並以我個人的名義，向光臨大會的各位嘉賓，表示熱烈的歡迎和衷心的感謝”。
第二段是主體，主要寫：會議的目的、意義、願望，主人的態度、承諾，或寫所迎送客人的貢獻、作為，以及對客人的評價、讚賞等。第三段寫希望、決心、祝願等。如果是答謝詞，應當表示一下對主人的感謝。
結尾，用熱情洋溢的話語，或表示感謝，或表示祝賀，或表示歡迎（送），或表示惜別等，最後用“謝謝”結束講話。
歡迎詞、歡送詞和答謝詞的寫作要注重感情熱烈、尊重對方、講究禮儀、表達真切。由於是用在隆重場合的朗誦文稿，所以，文字要講究文采，句型較短，表述生動，更要注意連貫流暢，朗朗上口。
六、祝酒詞、賀詞
在規格較高的正式宴會上，主人要致祝酒詞。在一般小型私人聚餐時，也要在飲酒之前說幾句表示祝福、感謝、希望的話，表達自己的心意。在宴會上，通過祝酒詞，可以進一步溝通感情，融洽氣氛，使宴會取得更好的效果。
正式的祝酒詞一般有四部分：標題、稱呼、正文、結尾。
標題，可以隻寫“祝酒詞”即可。也可以在前麵加上在什麼場合等文字，如“在歡迎×××代表團宴會上的講話”。