其實備用計劃在各個領域的應用非常廣泛，如一項大型工程的拆除計劃，一次遇難人員營救計劃，或是一次軍事上的進攻，都要有幾套甚至是十幾套備用的方案計劃。
事實上，一個切實可行的工作計劃表可以表現的確實是有限的，但卻是工作計劃進行中所不可或缺的和實現工作目標的必要工具。製作一份切實有效的工作計劃表格，對工作的幫助作用無疑是巨大的。
計劃工作的要素
法國文豪維克多·雨果曾經在他的小說中這樣形容一個人：“他每天早晨都要計劃一天要做的具體事務，並加以貫徹，這猶如一條紅線，引導他走出生活中繁忙的迷宮，有條理的時間安排就像一線光明，衝破他生活的樊籬。哪裏沒有計劃，哪裏的時間配置就不合理，混亂就會降臨到哪裏。”
計劃職能是工作的最基本職能。由於工作的環境是動態的環境，工作活動是一個發展變化的過程，計劃是作為行動之前的安排，因此計劃工作應是一種連續不斷的循環。
當我們確定好一個大目標之後，跟著而來的是在達成這個大目標之後的一些小目標；每一個小目標代表的是每一階段努力的成果。在這個時候，我們必須製定一些計劃來安排我們要走的每一步，這樣才不會覺得眼前一團亂，等待要被解決的事情很多，而大目標似乎離我們還好遠。
想要整理出一個頭緒來，最好也是最簡潔的方法，就是把你的計劃統統寫下來，列在一張清單上，然後再從中排好前後順序，按部就班。你可以利用一個計劃表格來幫助你達到此目的。
終極目標掛頭陣
製作表格的第一步，就是要把你的“終極目標”填進去，因為日子久了，難免會忘記。把大目標寫上去，以便隨時提醒自己，給自己加油打氣。
小目標一目了然增進效率
接下來就是要把你的小目標及達成每個小目標的計劃步驟填進去。方法很簡單，就像你做學生時抄筆記一樣，用大標、中標、小標來區分。大標可以用“一、二、三”，中標用“1、2、3”，小標則用“a、b、c”。列好之後，一目了然，才不會全擠在一堆，不知從哪裏下手。
規劃好所需時間
在每一個計劃步驟的旁邊，都要規劃好所需要的時間，以及它的截止日期。否則在一種沒有時間壓力的情況下，可能就慢工出慢活兒，徹徹底底地“拖”了！因此，任何計劃都是有一定的時間限製的。
而且這樣一來，也不會老覺得自己離大目標很遠，反而還可以在每一小段時間之後，獲得一些小小的成就感，更激勵自己的士氣，提高效率。
列出輔助資源
除此之外，對於每一個步驟所需的協助性資源，我們也該列在計劃表上，幫助我們在事前做好準備工作。例如一些情報資料、人力資源、經費，或是一些用具器材等。如果你把它們全都列在你的計劃表上，你就可以隨時一覽無遺，知道你下個步驟會需要什麼樣的輔助。
要有事後的評估
人經常會有惰性，認為事情既然已經做完了，還管那麼多幹嗎，又不是售後服務。其實不應該是這個樣子的，如果你在事前計劃得很完善，任務也似乎圓滿地完成了，但還是需要事後檢討，看看還有沒有可以改進的地方，讓下一次的任務更圓滿地完成。如果這次做不好，那就更需要檢討了，總要知道自己錯在哪裏吧？
事後評估要注意：
1．是否抵達終點？如果最終目的都沒有達成，豈不是白忙一場？而且要對自己苛刻一點，即使隻差一步，也要算是沒有完成任務。