事實上，有很大一部分的時間是無法預先安排的，因此，也就沒有可能也沒有必要為一天的每一分鍾擬訂詳細計劃。幹擾或事前無法預知的事項必然會破壞你擬訂出來的任何計劃。但是你仍然需要計劃，運用計劃成功的秘訣正如管理專家彼得·德魯克所說的，是把時間分成“大塊”來計劃運用。這也就是說分配較大的一段時間去做一兩件你必須在這一天做好的真正重要的事情，留下足夠沒有排定的時間來接待來訪的客人，接聽電話，以及做不能事先預知的突發事情和次要工作。
能派上大用場的小工具
“工欲善其事，必先利其器”的道理誰都知道。有時看似忙亂的工作，沒有辦法“麵麵俱到”，一些小工具就可以派上用場，提升工作效率。
隨身帶一本小筆記本。
平時應該隨身帶一本小筆記本。在工作中常常有許多事當時如果不記錄下來，久了也許就忘了。還有就是在與同事或客戶的聊天中有些好的方法與點子，可能會對自己的工作有所助益，如果能夠記錄下來，就會在某些時候觸發自己的靈感。
有的人總把裝在口袋裏的記事紙片、卡片隨手放在某個地方。有些人總是等到這些紙片積聚得亂七八糟的時候才去清理。這種做法會喪失一些重要的信息，而且浪費很多時間徒勞地尋找那些不知去向的紙片。
而有一個小筆記本就可以記下一些事情供日後查考，這是一個最可靠的“地方”，它讓你在今後適當時間找到你所需要的資料或記錄下的事情，而且記下後你就不必牽掛在心，不至於打斷你目前進行的工作。
不過在記錄過程中，請不要做一個單純的“錄音機”，要真正明了這個你記錄的東西對你的用處在哪裏。如果有可能的話，在下班前或晚上在家將它整理出來，建檔歸類，查詢起來也方便。
為每個重要的研究項目準備一本筆記本。
為每個重要的研究項目準備一本單獨的筆記本，在筆記本上記錄下你的重要發現、領悟、會議紀要、要找的報告或任何與你工作進展有關的內容。
長期項目常常有許多細枝末節，你不可能把它們一一記在腦子裏，因此做好筆記，記下原因。不要忘了把你的工作標明日期，這樣你就會知道你在什麼時候做了哪些工作。另外，有一點不要忽略，就是要用別人也能看懂的方式記下你的邏輯思路。因為很有可能一段時間後，連你自己也忘了當初是怎麼想的。
用便條紙區分事情的輕重緩急。
現在幾乎每個辦公室內都會用一種自粘便條紙，記錄之後可以到處粘貼，十分方便。而且商家印製了不同大小、不同顏色的便條紙。當我們在處理事情的時候，可以按照事情的輕重緩急，用不同顏色的便條來區分。例如紅色為急件，綠色則可以等，黃色為一般雜務。
熒光筆常會派上大用場。
熒光筆也是一種很有效果的工具，在校學生往往用得很多，而工作中，許多人並不會使用。熒光筆的好處在於，閱讀資料時可以將文件中的重點標出，事後再找資料時比較省時省力。而且，質量好的熒光筆不影響文件的掃描與複印，也就是說以熒光筆塗畫過的文件，隻要重新複印一遍，依舊清爽如新。如果有三四種不同顏色的熒光筆，可以標示各種不同用途的資料。
用透明的文件夾作分類。
透明的文件夾也是一個提高效率的好幫手，它可以幫助你將各種資料分門別類，不同顏色還可以區分不同功能。由於它是透明的，可以一眼看到裏麵的文件。如果平時能隨身攜帶一個文件夾更好，在外麵收集到的任何資料都可以收入其中。這樣能夠保持資料的幹淨整齊，免得一整天下來，文件在皮包內被折騰得像爛報紙一樣。