與有太多的事情要做不同的是，沒有足夠的事情可做也是造成混亂的一種原因，這聽著讓人匪夷所思，其實也不難理解。想一想，你身邊是不是有這樣的人：他們的辦公桌上堆起一大堆文件資料，使別人（常常是使他們自己）認為他們很忙。他們花費大量時間做了很多的事（還常常加班），但卻很少完成，他們總製造一些身不由己的幻象。可是他們真正做出了什麼嗎？
無論你出現的問題是前麵哪一種原因所造成的，都必須解決。否則，是不可能高效率地完成工作的。具有諷刺意味的是，在工作中浪費時間最多的人往往是那些工作最刻苦、每天工作時間最長的人。要想解決“看起來很忙，但沒什麼效率”的痼疾，就要找出一套良好的方法。
首先，把工作分成“事務型”和“思考型”。
根據工作的性質不同，我們通常可以把工作分成“事務型”和“思考型”兩類。
事務型工作是指不需要你動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，並且不怕幹擾和中斷的工作；思考型工作則要求你必須集中精力，一氣嗬成。
對於“事務型”的工作，你可以按照計劃在任何情況下隨時處理；而對於“思考型”的工作，你必須謹慎地安排時間，在集中而不被幹擾的情況下去進行。做“思考型”的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想，當你的思考累計到一定時間後，再安排時間集中去做，你會發現，成果會如泉水一般自動湧出，你要做的無非是記錄和整理它們而已。
其次，要懂得充分利用高質量的時間。
時間的質量比時間的數量更重要，因此，時間的質量控製應該是你感興趣的問題，要懂得用高質量的時間去做高質量的事情。
你喜歡在早晨、下午，還是晚上工作？如果你喜歡在早晨工作，你可能會考慮在早晨自己精力最旺盛的時候做重要的事情。如果把重要的事情推遲到下午去做，意味著在自己精力不濟的時候，掙紮著完成重要的工作。每個人都有各自“精力充沛的時間”。所以，最好在自己精力旺盛時去完成重要的工作。當然，生活並不會總讓你根據自己精力旺盛的時期製定活動計劃。但是，了解自己精力的變化能幫助你不斷地取得優秀的成果。
如果你喜歡早晨工作，你可以考慮提前一個小時來到辦公室，此時沒有人會打擾你，你可以從事重要的項目。
如果你喜歡晚上工作，你可以試著早晨晚點開始工作，晚上多工作一會兒。同時，晚離開辦公室，還可以避免交通高峰期。這樣，你可以擁有一段安靜的時間，因為大家都回家了。這個策略並不是每天都有效。但是如果時間緊迫，還是會有幫助的。
第三，預先安排好備用任務。
我們常常會遇到這樣的情況：離預定好的約會還有半個鍾頭的空餘時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道會什麼時候到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務都已完成，而下班的時間還未到來……
通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。無所事事地等待是在消耗生命，而隨便進行一項工作，最可能的結果是工作效率極其低下。對待這樣的空閑時間最好的方法是：預先準備備用的任務，利用這樣的時間去進行，而不是完成它。這樣的備用任務要求具備的特點是：
——不需要耗費大量的腦力去思考；
——隨時可以開始，隨時可以中斷，並且下次可以繼續進行；
——沒有時間的壓力，不必在某段時間非完成不可；
——能給自己帶來一定的樂趣。
這樣的工作有：瀏覽報刊雜誌、閱讀有益的圖書、瀏覽新聞網站、整理文件等等。這樣，你不光可以把這些需要等待的空閑時間充分利用起來，並且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件櫃，有價值的新聞或資料。
要更有效率地利用時間
無論是從事什麼工作，都要在一定的時間內進行，都要消耗時間。提高工作效率歸根結底就是要節省時間，用更少的時間做更多的事。每一個員工都要清醒地認識到自己的時間，科學地安排自己的時間。
許多員工為了節省時間，提高工作效率，將本來是工作時間內完成的工作不得不下班後帶回家完成，或是必須要留下來加班。
比如說，經理要你寫一份報告，並要求你一天時間內完成。其中查閱資料需要時間；打電話了解相關情況需要時間；事前準備需要時間；找兩個人統計數據需要時間；草擬報告還需要時間。接到這個任務後，你一定會不停地埋怨，這怎麼能做得完呢？工作看重的是結果，不要抱怨經理不盡人情，市場就是這樣無情，當你認為時間充分時，機會可能已經擦肩而過。
在這個時候，你的工作效率如何體現呢？這個時候最合適的工作方法是：