這就要有一個章法，或是要有一個標準。在人們的工作思維中，總是習慣性地以事情的“緩急程度”來完成工作，而不是以事情的“重要程度”來安排工作的先後次序。在這樣的思維指導下，人們總是率先安排那些現在“必須”做的事。可是在多數情況下，愈是緊迫的事，卻又往往不是最重要的事，比如向上司遞交你的計劃書，具體工作的安排計劃等都被那些諸如必須要接的電話、需要上交的財務報表或是發放一些市場調查結果等等一些事情掩蓋了它的重要性。
每個人的工作出發點都是想做好自己的工作，那麼在工作中，保持清醒的頭腦，分清事情的輕重緩急，把握住事情的先後次序則顯得尤為關鍵。
把重要的事情放到第一位
每一個人的時間及該做的事都差不多，而一個高效能的人一定從最重要、最急迫的事開始逐步完成，然後把次要的、比較沒有時效性的事放在一旁，務必等到所有重要事情完成之後，才去關照它們。
這個道理大部分的人都知道，隻是在實行的過程當中，會有一些意外的情況影響到我們原先的計劃。比方說，你很想在3個小時之內做完這件事，可惜天不從人願，你久沒聯絡的好朋友突然打了個電話給你，和你暢談一番。雖說你心裏想的是“掛掉電話，等我有空的時候再回電話給他”，但畢竟“貪玩”戰勝了理智，你今天又得留下來加班了。
追根究底，這是一種逃避的心理。沒有人喜歡在有壓力的情況之下做事，哪怕是自己有興趣的事也一樣。因此，如果現在剛好有個偷懶的機會，而你的意誌力也剛好很薄弱的話，就會逃避原先的決定，“轉行”到別的事情上去，結果該做的沒做完。
緊急情況的出現往往把工作的輕重緩急次序都打亂了——它常常假借“危急”的名義把次要的情況偽裝成為主要的情況。用來衡量一個人工作能力的尺度之一就是他有沒有能力去區別什麼是重要的，什麼是緊急的，拒絕被緊急情況所支配，拒絕被“危急”所左右。
許多人未能定計劃的主要原因之一，就是必須把今日的“救火”工作優先放在明天工作計劃之上，因而給未來的“火災”提供了充足的“引火物”。
重要的事情很少必須在今天做完，或在這個星期做完。但緊急事務卻非馬上采取行動不可。緊急事務所提出的臨時要求看來是不容抗拒的，而它們卻需要我們花很大的力氣。但是用對待時間的正確觀點來看，它們那易被人們誤解的突出地位便會消失。我們便會若有所失地想起那些被擱置在一旁的重要事務來。我們要認識到，很多時候我們已經成了緊急情況的奴隸了。
不把重要的事永遠放在第一位，他就不會分辨什麼是第一位的，他做事就不能抓到重點，常常會延誤了自己的進度，也拖累了其他同事的進度。這樣的人不斷地把重要的事往後推，所以在他做了許多的事後，又好像什麼都沒有做。
忙於雜事往往會影響重要工作的進展。經常有些人會覺得工作越忙越好，但是忙著瑣碎的事和忙著正事，這中間有很大的差別。即使是同樣花時間工作，其一分一秒的價值卻完全不同。
雜事，很多人都覺得可以自己處理。事實上，很多雜事都是可做可不做的事。為了不使可有可無的事過於膨脹，最理想的是將可有可無的事和重要的事清楚地區分，將其排定優先順序來做。若沒有排定優先順序，便會在許多地方停頓。
要決定工作的優先順序，首先必須把要做的事逐條列出，然後，依重要性調換順序，再依此順序進行工作。這是件很簡單的事，隻要做到，效率就可以提高。
以工作的重要性決定，優先進行對現在的目標最重要的事。通常事情除了重要性，還有緊急性。而我們往往都會專注於事情的緊急性，而忽略了其重要性。
我們要先好好地掌握住重要性較高的事，若還有十足的自信心，再做些較不重要的事也無所謂。這就是所謂的從容不迫。清楚地判斷事情的優先順序，是工作進行上不可欠缺的，一次就判定清楚，做起事來就會輕鬆愉快，不會變來變去。這就是決定優先順序的最大價值。
在前麵的文章中，我們已經了解衡量日常工作優先順序有兩個基本標準：緊急性和重要性。緊急性是由“最後期限”決定的：如果最後期限將至，那麼任務非常緊急；如果最後期限遠未來臨，那麼任務不算緊急。
重要性是由“價值”決定的。如果你做了這件事，能給你和他人帶來什麼利益？如果對你和他人沒有太大的價值，你應該選擇去做其他更重要的事情。利用時間即要考慮緊迫性，也要考慮重要性。