5．注意自己的身體語言。
表示出你傾聽的興致和集中的注意力，比如微笑、點頭、皺眉等身體語言。在通常的時候你要用“嗯”、“是啊”、“繼續”、“當然”等字眼去鼓動他，但不要去催促他。你也許會不知不覺地鼓動別人講出屬於你自己的觀點，而那些東西很可能說話的人自己並不相信。
在身體語言上，你要給對方這樣的印象：他的話得到你完全的關注了。
6．參與對話，積極反饋能把你與說話者聯係在一起。
想像一下，如果你在電話上與一位同事聊天，但對方從來不發出任何聲音，即使在你停止說話時他也不吭一聲，你會有什麼樣的感覺？你會覺得對方沒有在聽你說話，你還會有說的積極性嗎？沒有反饋的對話是讓人沒有說話的積極性的。
7．做適當的筆記。
在較長的討論中是不可能記住所有的東西的，你可以做筆記。但是請記住：做筆記是記要點，而不是速記原稿。因為如果你集中精力寫，就不可能集中精力聽。一般人是很難記憶超過七個以上的要點的，因此你要記下重點詞、數據或短語，隻要記下能使你回憶起主要觀點的內容就夠了。另外，運用繪圖也是一種很好的記憶方法。如果是會議剛剛結束，那麼你腦海裏的一切都是清晰的，應該立即寫一份詳細摘要。
8．要學會理解話外之意。
人與人之間的對話，經常表麵說的是一回事，心裏演的卻又是另一出戲。一項溝通研究顯示，當我們在詮釋說話者的意思時，有38％的詮釋是根據說話者的語調，有55％的是根據我們所看到的事物。仔細傾聽別人說些什麼，尤其要注意他們說話的音調，因為那最能表示出他們真正的態度，裏頭隱藏著說話者的真正意思。
別讓你自己的偏見從中作梗，不要為情緒化的字眼所影響，要能聽得出一些不合理的口頭爭執。像是“我決定要”、“你這個人總是誇大其詞”、“他做事死板，毫無彈性”等等，這樣的話全是從個人的角度而言的，要盡量客觀，講的人愈肯定，你愈要有防備。對那些立場特別強硬的人，你要特別小心，事情往往很少是單純的黑或白。
K．I．S．S．原則：保持簡單
有心理學家作過一項試驗，就是什麼樣的文章才能讓人易於了解。結果是段落愈短、句子愈短的文章，愈能讓人了解。這是因為短的句子，其主語和表述語不分開，最容易進入腦中。同時，段落簡短會使文章比較緊湊，看起來十分順暢。
有些人說話總喜歡兜來繞去，一點小事也會因為一堆客套的“開場白”而講個十來分鍾，讓聽者抓不住重點。在職場上，一定要學會如何“濃縮”自己要講的話，就像一個記者在寫新聞稿時，一定要把最重要的部分寫在第一段，而且標題要寫得引人注目又有鼓動性。如果別人有空，他可以多花時間把整段新聞看完；如果沒有空，也可以從第一段得知整個事件的始末。這就是幫助別人也達到事半功倍的效果。
交代別人事情時，一開始就把該講的講完。使用簡單的語言，不要模棱兩可，不要支吾搪塞。言簡意賅讓人記憶深刻。簡短的句子清晰明確，容易理解。如果說話的人一直拖拖拉拉地說些“我認為呀……我希望呀……”之類的話，便會使聽者焦躁起來。
國外有人提出了表述問題的“K．I．S．S．原則”，所謂的K．I．S．S．是英語“保持簡單”（KeepItSimpleStupid）一句的首字母縮寫，盡管這句話含義並不難理解，可一旦用在實際工作中許多人很快就忘記了。實際上它是表述中最常用、最有效的一個方法。
在交流時我們總是習慣於將所有的東西托出來，希望將我們對一件事所知道的一切方麵都告訴聽眾。複雜的交流使得聽眾不得要領，很難記住，並且難於理解。所以，我們講得越多，聽眾理解得就越少。將交流搞得很複雜的人，成功的機會往往會很小。我們所講的東西對於我們來說也是最熟悉不過的，但對於聽眾來說就不是這麼回事了，他們不能像我們這樣應付自如。
一次好的交流通常都是隻有單獨的一個要點，以一種簡單明了的方式組織，並以一種明晰易懂的方式表達出來。要知道，效率來自簡單。
如何彙報工作效果最好
一般說來，彙報工作通常分為兩種形式：一種是口頭彙報；一種是書麵彙報。口頭彙報工作隨機性比較強，可能是領導偶爾經過你的工作區域，隨看隨問地提出一些非正式問題，讓你口頭介紹一下，以便他了解一些情況。而書麵彙報的要求則比較高，你必須用正式的書麵材料，明確闡述你的工作情況；既要全麵具體，又要言簡意賅，同時還要提出一些建設性的意見。