管理信息係統的職能，一是確定信息的需要；二是做好信息的收集、加工處理、傳遞、存貯等工作；三是及時提供信息；四是做好信息係統本身的管理，如信息係統的設計、運行、工作製度、評價等。
建立先進、合理的管理信息係統，可以充分發揮信息的價值和效益，並能節省有關的人力、物力和財力。假定一個企業有10個職能科室和10個車間，它們各自分別單獨傳遞信息、數據，那就有100條（10×10）傳遞渠道。當建立新的先進管理係統後，可通過信息中心或專門機構，把各方麵的信息收集起來進行處理，變成各個環節不同需要的信息並提供給它們，這時的信息傳遞渠道，就由100條減少到20條（10×2）。這不僅減少人力並加快傳遞速度，還因為由專門機構加工、整理，就可以提高信息的質量，並且信息共享，提高其利用率。
如何提高管理信息係統的科學化，黃學忠同誌提出了以下六條：1．信息收集製度化。按照預先規定的時間、內容和收集的數量、次數去收集信息。2．信息形式標準化。如原始記錄、台帳、報表、加工格式等，都要有統一的規定。3．信息傳遞規範化。應當對信息傳遞的方式、途徑、方向、路線等做出明確的規定。否則，就會造成信息在傳遞中擁擠、排隊，使之混亂．既易出錯又可能失真，還會造成通道阻塞，反饋失靈。4．信息內容係統化。要連續地提供信息，其內容要具有係統性、有序性，能完整、全麵地反映客觀事物各個方麵、各個時期的變化。5．信息存貯檔案化。信息數量總是不斷增加的。為了便於檢索、查閱、利用這些信息、數據，就必須健全信息存貯的檔案製度。6．工作秩序化。管理信息係統的不同方麵、不同層次、不同崗位要密切配合，協調一致，要成為一個有秩序的信息工作整體。
八、樹立強烈的信息觀念
日本經濟界普遍認為：“信息是企業的生命，在國內外市場激烈競爭的環境中，信息是決定公司、企業甚至整個國家上下沉浮的關鍵所在。”
（一）人類已開始進入信息時代
信息和物質（材料）、能源（能量）被認為是發展科技和經濟、改造自然和改造社會的三大支柱。材料是人類賴以生存的物質基礎；能量向人類提供動力；信息向人類奉獻知識和智慧。這三者同時存在、密切結合，相互依存、相互作用。信息的應用已滲透到人類生活的各個領域，信息產業的興起在推動著科學技術進步和人類社會發展方麵將起到越來越重要的作用。本世紀初，美國農業勞動力占總勞動力的三分之一，而據美國蘭德公司預測，到本世紀末，第一產業與第二產業的從業人員各隻占總就業人數的2％。另據統計，美國信息業職工1950年占總職工的17％．到1980年已占60％（製造業內部信息職工還不算）。紐約市在1977～1980年間失去了四萬個就業職位，但同期產值上升50％，這是信息產業職工創造的。這種現象被稱為“減員增產”。以前世界領先的大企業多是石油、鋼鐵、汽車、化工方麵的，現在將逐步讓位於信息產業。
國外有的學者認為，人類的知識，19世紀大約每隔50年增加一倍；到20世紀，每隔30年增加一倍；50年代就10年增加一倍；70年代每5年增加一倍；現在（80年代中期）則每3年就增加一倍。由於科學技術的高度發展，信息總量的急劇增長，因此，人類開始進入信息時代。由於傳統知識不斷更新，知識的“老化”也加快了。18世紀知識老化周期為80～90年；19世紀到20世紀初為30年，近半個世紀以來為10年。國外有人認為，一個大學生在校學習隻能獲得10％所需要的知識，其餘90％的知識都要在工作中不斷學習獲得。因此，那種“一張文憑定終身”的觀念，是陳腐的。
（二）信息是財富，主意是金錢
信息雖然不是物質，卻能創造更多的物質產品；雖然不是能源，卻能創造更有效的能源。它是維持和發展人類生產活動和社會活動必不可少的資源。信息能使現有的人力、物力、財力得到充分、有效地利用，為社會創造更多的物質財富。1980年我國推廣“魯棉一號”，按當時價格計算，為國家增加5．5億的產值，是這項科研投資的三千倍。秈型水稻的發明，每年增加水稻80億斤，按現在價格計算，年增收四五十億元。社會財富的增加，主要不是靠勞動者投入越來越多的體力，而是靠勞動者不斷更新知識、提高智力和生產技能。據說，如果向美國前國務卿基辛格谘詢1分鍾，就要支付270美元。英國前首相撤切爾夫人和美國前總統裏根等要人作一次報告，就要十幾萬或幾十萬美元。