詢問結束，應將詢問筆錄交給被詢問人核對，同意後簽名並注明時間。
第十五條 保存證據通知書，是責令當事人對需要保全的物證在登記造冊後進行保管的正式文件。
通知書應當寫明保存方式、保存地點、保存期限以及保存物品的內容。
通知書由承辦人填寫。當事人收到通知書時應當核實保物品與實際物品是否一致，並在通知書存根上簽名和注明日期。
通知書編號與通知書存根編號須一致。
第十六條 采樣記錄，是采集鑒定檢驗樣品的正式文字材料。
采樣記錄除應當寫明被采樣人飛采樣機構、樣品名稱、樣品編號、樣品生產單位、樣品規格、采樣數量、采樣方式、采樣時間、采樣地點、采樣目的外，還應當寫清采樣的法律依據。被采樣人和采樣人應當在采樣記錄上分別簽名並注明日期。
采樣記錄一式三份，第一份交被采樣人作為憑證，第二份隨樣品送檢，第三份留存卷宗備查。
樣品標記隨送檢樣品，內容包括：樣品名稱、樣品生產單位、樣品編號、規格、數量以及其他標記等。
第十七條 封條，是在案件發生後，為調查取證、保存證據或控製危害進一步擴大等，對生產經營場所、物品等采取臨時停止使用、禁止銷售、轉移、損毀、隱匿等措施的正式文告。
封條上應當注明查封日期和期限，並加蓋公章。
第十八條 合議記錄，是在案件調查終結後，承辦人對案件進行綜合分析、審議時記錄的文字材料。
合議記錄應寫明案由、合議機關、合議主持人、參加合議人員、合議時間、合議地點。
合議記錄必須包括：違法事實、相關證據、處理依據、合議建議。對不同的合議意見，也應如實記錄。
合議結束後，參加合議人員和記錄人員應在合議記錄上簽名並注明日期。
第十九條 案件調查終結報告，是案件調查終結後，承辦人就案情事實、對所調查問題性質的認識、對當事人責任的分析、對當事人的處理意見等，以書麵形式向領導或有關部門所做的正式報告。
當事人是單位，應寫明單位名稱、地址飛法定代表人或負責人姓名飛性別、職務等。當事人是個人，應寫明姓名、性別、年齡、民族飛住址、現在工作單位等。
案由，是查處的具體案件的原由，即當事人被查處的具體違法行為。
承辦機關，指負主要責任辦理該案件的機構。承辦人，指負責查處該案件的衛生行政執法人員。
案情及違法事實，應簡明扼要，寫清案件的經過和結果，違反的具體法規條款等。
相關證據，應列明已經查證屬實的，對案件處理有關聯的所有證據。
爭議要點，既應寫明當事人與承辦人之間對案情事實的不同觀點，也應表明承辦人之間對案件的相同或不同意見。
處理建議，應寫明是否要給予行政處罰的具體意見，如提出行政處罰意見的，應寫清行政處罰的種類飛幅度以及法律依據等。
第二十條 行政處罰事先告知書，是在作出行政處罰決定前，告知當事人將要作出的行政處罰決定的事實、理由及依據，以及當事人依法應當享有的權利的書麵文件。
事先告知可以書麵形式告知，也可以口頭形式告知。但以口頭形式告知的，應當留有文字記錄，並由當事人在文字記錄上簽名或蓋章。
事先告知書，應寫明當事人的違法行為及違法行為發生的時間飛違反的法律條款，將要作出行政處罰決定的法律依據、行政處罰的種類和幅度，當事人進行陳述和申辯的時間和地點等。
事先告知書應當蓋有公章並注明日期。一式兩份，一份交當事人，一份留存卷宗備查。
第二十一條 陳述和申辯筆錄，是對當事人及陳述申辯人陳述事實、理由和申辯有無違法行為以及違法行為情節輕重的記錄。
當事人是單位，應寫明單位名稱、地址、法定代表人或負責人姓名、性別、職務等。是個人，應寫明姓名、性別、年齡、民族、住址飛現在工作單位等。
當事人委托陳述申辯人的，應當寫明受委托的陳述申辯人的姓名、性別、職務、現在工作單位等。受委托的陳述申辯人應當出具當事人的委托書。
筆錄應寫清陳述和申辯的地點和時間。
記錄應當盡可能采用原話。對當事人提出的主張要記明。
陳述和申辯結束，應將筆錄交當事人或陳述申辯人核對，認為有錯記或漏記的，應當麵補充和修改，最後簽名和注明日期。
承辦人和記錄人也應當在筆錄上簽名和注明日期。
第二十二條 行政處罰聽證告知書，是在作出重大行政處罰決定前，向當事人告知有要求聽證權利的正式文件。
告知書應寫明當事人違法行為及違法行為發生的時間、違反的法律條款、將要作出的行政處罰決定的法律依據飛行政處罰的種類和幅度，當事人要求聽證的時限，聽證機關的地址飛郵政編碼等。
告知書回執編號與告知書編號應當一致。
回執由當事人填寫。當事人是單位，應寫明單位名稱、地址、法定代表人或負責人姓名、性別、職務等。當事人是個人，應寫明姓名飛性別、年齡、民族、住址、現在工作單位等。當事人應在回執上寫明是否要求聽證，並寫清通知聽證的聯係地址、郵政編碼飛聯係電話等。