最後,我要提供大家一個信函審核程序的實例以資參考,這也就是我多年來所遵循的。記得五十年代和六十年代,那個時候公司每日所收到的信函絕對比現在國內和海外各分公司收到的要多。
信件通常是在早上七點半到達(這一點給了我們極大的方便)。隨即全部拆封積成一疊。到了早上八點左右,主辦即將信件逐類區分,分別標示出相關的作業部門--例如內銷部、外銷部、采購部、會計部、出貨部等等。不隸屬於劃分的信函有:一、私人往來信件;二、主管階層的機密文件;三、質詢秘書人員有關工資給付和撫恤金額等。
到了八點半時,信函分類完畢,各董事長及各部門主管將集合一堂,共同研讀所有信件。每個人手中都備有彩色標簽,信函內容索涉的部門即由主管人員附上標簽,注明需要注意的重點。這種處理方式往往給公司帶來很多有用的建議和主意。閱件的過程通常隻需費時半個鍾點,到了九點鍾,各董事以及各部門主管即可將其有關的信函帶走,以便處理。不過,事實上他們並不如此,他們通常在例席會議中詳加討論。關於例席會議的事,此處我不再多說,留待以後再來詳述。
(一九八一年九月於英國)
杜坦斯辛
--SimeDarbyBerhad總裁
我個人認為,企業經營的重點在於區分事務重要與否的能力。企業主管人員必須具備領導力,他的工作即是設定明確的政策,使得整個組織熟知操持的方向。在一個大型企業組織中,經理人員尤其必須具備有效分派職責的能力,自我本身則專注於真正重大的業務。簡單地說,組織的領導人就好比手表的發條,所有業務都是圍繞著四周運轉,發條的操作優劣決定了手表其他各組成零件的績效。
當然,企業主管人中也必須製定策略,在決定之時,他應該盡可能收集各方麵的意見作為決策的考慮要件。舉個例來說,當我任職為財政部長期間,有一度我麵臨了一項抉擇,馬來西亞是否應該脫離英鎊組織國家的問題。最後,我們地決定脫離,成為第一個這麼做的國家。有一段時間,我國的貨幣並入新加坡缺點製,爾後,我們再次將這兩種貨幣製分開。在麵臨這兩次決擇之前,我召開了多次會議,集合財政部和中央銀行各有關人員共商。我要求與會人員能坦誠地說出各人的意見,絕對不可以被我的觀點所左右。在經過全盤地討論後,我才作了決定。
在年屆五十之齡,我轉入了私人企業。管轄一片麵積相當大的農耕地,每個月固定集合各經理主管針對業務的得失交換意見。同樣地,我也要求各經理主管不要因為意見相左而諱言不談,更希望大家能時時糾正我的過錯。
我堅決地主張,政府的工作在於管轄,而領袖的職責則在於領導。美國史上最偉大的人物亞伯拉罕·林肯說過這樣的話:"對人不應存有歹念,應秉持仁慈寬容之心。上帝既然賦予人類判是非的能力,我們就應該堅守真理。"我認為,堅守真理即是有效的企業經營所必須掌握的。
(一九八一年五月於馬來西亞)
吉莉·石柏
--報人兼作家
敬愛的威爾德教授:
您的來信已收到,我感到萬分驚訝,更覺得榮幸。令我耽心的是,對於經管法則方麵,我實在所知極淺。現在僅就我的一點意見提供您參考。
我處置個人生活層麵的辦法不外乎是,嫁一個能幫我掌理財務的體貼的丈夫、找一位能處理業務的助手、請一位私人銀行業者從事會計工作,如此才能讓我專心工作。另外,我還需要一位代言人,替我回絕一些我不想要做的事。
在家裏,我聘請了一位能幹的秘書兼保姆,兩位女傭和每星期工作兩小時的園丁。他們不僅幫我分擔了許多家事,有時候甚至提供了我寫作的素材靈感。
我唯一的原則就是盡量表現得絕望無助,以得到別人的幫助,說實在的,我也是夠愚笨的了。
對於管理之道,我還有一點建議,那就是分享與鼓勵。如果有人把事情辦得很好,必須立刻給予適當的讚美,這樣才能達到效果。另外,還必須明確地告知部屬,其所掌管的業務為何。
除了以上一些瑣碎的意見,我實在幫不上您什麼忙。隻有預祝此書成功!
(一九八一年五月於英國)
羅傑·艾麗斯
--馬博羅學院院長
如果我是一個傑出的行政管理人員,我可能就有足夠的時間提供給各位長達二、三頁的建議。然而,事實並非如此,我隻有略述梗概供大家參考。
我依循的四大原則:
一、對於他人無法代理的院方業務,我都優先處理。
二、確保自己有足夠的時間來處理重要事務。因為多數業務都需要和相關人士作長時間的會談,我非常不讚成在交談中途做出看表的不禮貌舉動。
三、確切地將職責分派給各工作人中,務必使其全盤明了,並能定期呈交書麵或口頭報告。
四、不時地在校園內四處走動,以期充分了解全麵的動態,並能深入參與。
(一九八○年一月於英國)