第十二章 信息溝通的方法
信息溝通的方法是多種多樣的，下麵列舉三種常用的方法：
1.發布指示
在指導下級工作時，指示是重要的。指示可使一個活動開始著手，更改或製止，它是使一個企業生機勃勃或者解體的動力。
·指示的含義。
指示作為一個領導的方法，可理解為是上級的指令，具有強製性。它要求在一定的環境下執行任務或停止工作，並使批示內容和實現企業目標密切關聯，以及明確上下級之間的關係是直線指揮的關係。這種關係是不能反過來的，如果下級拒絕執行或不恰當地執行了指示，而上級又不能對此使用製裁方法，那麼他今後的指示可能失去作用，他的地位將難以維持。為了避免這種情況的出現，可在指示發布前聽取各方麵意見，對下屬進行訓導，或將下屬盡可能安排到其他部門工作。
·指示的方法
-一般的或具體的。一項指示是一般的還是具體的，取決於經理人員根據其對周圍環境的預見能力以及下級的響應程度。對授權持有嚴格觀點的經理傾向於具體的指示，而在對實施指示的所有周圍環境不可能預見的情況下，大多功能采用一般的形式。
書麵或口頭的。在決定指示是書麵還是口頭的時候，考慮的問題是：上下級之間關係的持久性、信任程度，以及避免指示的重複等。如果上下級之間關係持久，信任程度較高，則不必書麵指示。如果為了防止命令的重複和司法上的爭執，為了對所有有關人員宣布一項特定的任務，則宜采用書麵指示。
正式和非正式的。對每一個下級準確地選擇正式的或非正式的發布指示的方式是一種藝術。正確采用非正式的方式來啟發下級，用正式的書麵或口述的方式來命令下級。
2.會議製度
·會議的作用
人與人之間的溝通是人們思想、情感的交流，采取開會的方法，就是提供交流的場所和機會。會議的作用表現在：
會議是整個企業活動的一個重要反映，是與會者在企業中的身份、影響和地位等所起作用的表現。會議中的信息交流能在人們的心理上產生影響。
會議可集思廣益。與會者在意見交流之後，就會產生一種共同的見解、價值觀念和行動指南，而且還可密切相互之間的關係。
會議可使人們了解共同目標，自己的工作與他人工作的關係，使之更好地選擇自己的工作目標，明確自己怎樣為企業作出貢獻。
通過會議，可以對每一位與會者產生一種約束力。
通過會議，能發現人們所未注意的問題，而認真地考慮和研究。
會議種類主要有工作彙報會、專題討論會、員工座談會等。雖然會議是經理人員進行溝通的重要方法，但決不能完全依賴這種方法。而且，會議要有充分準備，民主氣氛濃厚，講求實效，切忌形式主義。
·如何組織銷售會議
銷售會議，就是銷售人員的會議，有時候又稱"業務會議"。銷售會議可以不拘泥於形式，不限製與會人數，可以在任何地方，以各種方式召開。其目的或在於激勵銷售人員，使其信心十足；或在於下達指示，使銷售人員了解自已的工作，認清自己的任務。
銷售經理開會時，常犯的錯誤是：沒把會議的目的說清楚，有時甚至連自己也不清楚會議的目的是什麼。清楚會議的目的很重要的，因為基本上會議可分為兩種，兩種會議的進行方式相當不一樣。
解決問題的會議：
訂出一定的行動步驟。例如，你開會討論新產品開發，就數種新產品方案來考慮，那麼參加開會的人，希望開完會後，能確定要生產那一種新產品。
最後的目標是清楚的。例如，你召開銷售人員開會，因為他們之間有磨擦的現象。這個會議的開始目標顯然是改善銷售人員相處的情況，而最後也許轉換成確定問題的症結所在。目的能不能達成，全看大家能不能討論出解決問題的方法。
有具體的、外在的限製。如時間、金錢、可用的人員等。這些限製使得解決方案有一定的範圍。