事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應，許多邀請者在發出書麵邀約時，就對被邀請者有所要求，請對方能否到場必須做出答複。
通常，類似的規定往往會在書麵邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請予函告”，“能否出席，敬請答複”，以及“盼賜惠複”，等等。
有時，為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書麵邀約正文的左下方，特例要將與邀請聯絡的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼（網址）、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等等。以上這些內容不必一一全部更出，可以根據具體情況從中選擇。不過聯絡或谘詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。
某些商務往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答複的請求，通常都采用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。
例如：“to remind”意即“備忘”。用在書麵邀約中，帶有提醒被邀請者務必注意勿忘之意。
“r.s.v.p.”意即“不論出席與否，均望答複”。
“regrets only”意即“不能出席時，請予以答複”。
這些外文詞組與縮寫在行文時，一般應當書寫在正文的左下方。有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書麵邀約時，往往同時附上一份專用的“答複卡”。上麵除了“接受邀請”、“不能接受”這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答複時，隻須稍費“舉手之勞”，在以上兩項之中，作一回“選擇題”，在二者之一劃上一道勾，或是塗去其一，然後再寄回給邀請者就行了。
沒有在接到書麵邀約的同時接到“答複卡”，並不意味著不必答複。答複是必要的，隻不過需要自己親自動手罷了。
對書麵邀約所進行的答複，通常采用書信的形式。在商務禮儀中，它被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。
所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書麵邀約之後三日之內回複，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好，並且應當對能否接受邀約這一關鍵性問題，做出明確的答複。切勿避實就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由，就可以了。
回函的具體方式，可參照邀請者發來的書麵邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方麵，與之不相上下，就算不上失禮。
下麵附一則回函示範一則，供大家參考：中島公司董事長兼總經理鄔烈興先生非常榮幸地接受成功影視廣告公司總裁袁偉超先生的邀請，將於1月20日上午9時準時出席成功影視廣告公司開業儀式。謹祝開業大吉，並順致敬意。
在寫接受函時，應將有關的時間與地點重複一下，以便與邀請者“核實”無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。回函通知邀請者自己決定接受邀請後，就不能屆時失約了。這類臨時的“變卦”，會給邀請者增添許多麻煩。
拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。
下麵附上拒絕邀約的回函示範一例： 尊敬的王優嘉先生：
我深懷歉疚地通知你，由於本人明晚將乘機飛往德國法蘭克福市洽談生意，故而無法接受你的邀請，前往波特曼飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒，謹致謝忱。
此致
敬禮
陳婷 敬上
1月16日
對於邀約上書麵規定的赴約要求，被邀請者在原則上都應當接受，並且“照章辦事”。
你如果學會了正確的邀約方式，會極大地提高飯局的成功率！