許多人都對時間管理感到陌生，但事實上時間管理已經經曆了好幾個發展階段，而這些不同的階段也是時間管理理論發展的不同階段。
——第一代時間管理理論
第一代的理論看重時間的增加以及備忘錄的運用，管理者側重如何在忙碌中調配時間與精力。在這一代的理論中，管理者非常看重時間的增加，這種增加在於當人們感覺任務繁重，無法在規定的工作時間內完成任務時，就會采取加班加點的方式，以此來延長工作時間。在很多企業中，管理者會要求員工加班，這是最原始也最直接的時間管理方式，一些自覺性比較高且比較勤奮的人，也經常會通過加班的方式來爭取更多的時間。
備忘錄就是將所要做的項目逐條列出來，製成一個相對簡單的工作任務清單，工作者每完成一件工作，就用筆勾掉一件，從而確保時間利用得到控製和管理。一般來說，工作比較忙的人，會采用這種方式。
第一代的時間管理理論比較粗獷，時間管理不夠精細。比如增加工作時間並不能從本質上提升效率，而且時間往往是有限度的，過度增加工作時間必定會壓縮休息時間，從使用效率的角度來說，過分看重加班往往會造成時間上的浪費。備忘錄的存在隻是單純地進行一個記錄，對於工作效率的提升同樣沒有多少幫助。總體來說，第一代時間管理理論的應變能力很強，但是卻缺乏整體上的規劃。
——第二代時間管理理論
第二代理論側重行事曆時間管理法，它強調工作計劃和時間表，管理者明顯意識到時間管理需要側重規劃未來，因此在工作之前會將所有要做的工作全部列出來，製作成一個清單，然後對自己所要做的每一項任務都製訂一個時間安排。比如早上6點~7點應該做什麼，午後3點~5點應該做什麼，當每一件工作任務都設定好開始和結束的時間後，整個工作計劃變得有條不紊。
計劃往往是工作的一個重要組成部分，當工作計劃製訂之後，整個工作流程會顯得更加順暢，不過這些計劃往往不夠精細，隻是設定了一個大致的工作安排和時間期限，而沒有側重描述各項工作的主次和順序，這樣就會導致人們經常將重要的事情落下，而將那些次要或者根本沒有什麼價值的工作優先進行解決。
——第三代時間管理理論
第三代理論講求優先順序的觀念以此來提升辦事效率，一般來說，當工作任務繁多，甚至沒有辦法在規定時間內做完的時候，管理者會依據輕重緩急來做事，決定自己應該先做什麼事，後做什麼事，重點做什麼事，什麼事情可以適當靠後，以及什麼事情做不做無所謂。為了明確自己的工作順序，一般會采取四象限法來設置。
著名管理學家史蒂芬·柯維是時間管理四象限法這一理論的創始人，所謂四象限法實際上就是按照輕重緩急劃定四個象限：第一個象限是重要且緊急的事情（解決財務危機、應對客戶投訴、臨時參加重要會議、處理突發狀況）；第二個象限是重要但不緊急的事情（進行培訓、製定規章製度、與客戶建立聯係）；第三個象限是緊急但不重要的事情（客人的來電、上廁所）；第四個象限是既不緊急也不重要的事情（閑聊、逛超市、寫博客）。
比如有一個人某一天要做的事，包括向老板彙報工作，對當月的工作做一個大致的總結，逛超市，接聽朋友的電話，這些不同類型的任務原本可以安排在不同的時間段來解決，不過為了保證一個更合理的安排，就需要對相關任務編排順序。向老板彙報工作非常重要，而且也比較緊急，因此需要盡早完成，最好早上一去公司上班，就要立即趕往老板的辦公室彙報。工作總結比較重要，但是並不急於一時，它們需要花費一天甚至幾天的時間來完成，因此可以在彙報完之後去做。朋友的電話突然打來，屬於緊急但不重要的事，這類事在工作繁忙的時候可以適當緩一緩，在空閑時則可以直接接聽。逛超市並不重要，也不緊急，完全可以在下班之後去做。
有時候工作任務很多，甚至多到做不完，那麼就可以相應地按照四象限法來進行劃分和排序，把重要的事情先做了，一些無關緊要的工作完全可以放在最後去做，沒時間的話幹脆就不要去做。第三代理論理清了工作的順序，確保在有限的時間裏創造出更多的價值，但是往往缺乏遠見。