從論述的需求來說，1個小時或者2個小時也根本不夠與會者將自己的觀點詳細闡述清楚，哪怕再增加幾個小時，可能問題依然得不到解決。相反地，如果對會議的流程進行精準控製，對每一個環節進行壓縮，那麼多數人都有能力將會議控製在20分鍾，甚至更少的時間內。
比如有的會議習慣了介紹主要與會者的名字和相關信息，但是作為內部會議，這樣的形式主義完全可以避免；有的會議需要在一開始引出議題，這個引言也許會很長，但這些議題完全可以在開會之前就寫在白板上；有的會議喜歡散發一些文件，可實際上這些文件的價值值得商榷，它們或許根本沒有什麼價值。
開會的目的是分享信息、辯論以及做出決策，而會議組織者應該提前就準備好決策性的會議材料，並將這些材料提前發給與會者，讓他們了解會議內容，並對會議主題進行思考，這樣等到開會的時候就可以提升效率，縮短會議時間。此外，簡化會議就要刪去一些不合理的會議環節，不該發的文件不要發，不該說的話沒有必要去說，不該開的會也不要去開。
無論是對工作環節進行整合，還是對會議流程進行合理控製，這些減少流程的方式並不是隨意將流程的相關環節砍掉，而是要從流程結果出發，從具體的工作情況出發，把握工作的規律，找出那些重複的、低效的環節，盡量做到能省就省。許多團隊和個人為了簡化流程，通常會製訂分析工作流程的網絡圖，這一份網絡圖能夠清晰地呈現出整個流程的基本運作模式，人們可以依據流程網絡圖對每一個多餘的環節進行分析和刪除，確保工作不會延誤。
包括華為公司在內的許多公司都注重流程管理，華為公司給每一個員工都製訂了詳細的工作流程網絡圖，在執行任務之前，員工可以依靠流程網絡圖進行分析，找出那些多餘的環節。華為公司的一位中層幹部曾經自豪地說：“我現在最大的愛好之一，就是分析工作流程的網絡圖，每一次能去掉一個多餘的環節，就少一個工作延誤的可能，這意味著大量時間的節省。這兩年來，我去掉的各種冗餘工作環節達70個，粗略評估，省下的時間高達3000多個小時，也就是120多天啊！”
消除多餘的環節，刪除那些重複的環節，整合那些互補的環節，這是簡化工作流程的幾個重要法則，而隻有從每一個環節入手，隻有認真分析每一個環節的優劣，才能真正做到簡化和壓縮。