有人曾做過一項調查，發現許多人都存在工作混亂的情形，這種混亂主要體現在以下幾個方麵：
——覺得自己很忙，但是說不出自己究竟忙了些什麼，而且事實上真的沒做多少事；
——常常忘掉自己是否做過某項工作，以至於經常會出現一些工作重複與遺漏的狀況；
——經常想到什麼就做什麼，沒有一個嚴格的詳細的規劃；
——有過各種各樣的人生計劃，可是過了很長時間也沒有想過去付諸實施，而且有時候自己也搞不清楚自己的計劃是什麼；
——遇事缺乏一個清晰的思路，不清楚自己應不應該做，應該如何做；
——明明有許多重要的事情要做，可是一旦開始工作，就常常會在一些無關痛癢的小事上打轉；
——有很多事情要做，可是在執行過程中往往會將各項工作弄得一團糟，不同的事情會糾纏在一起，難以理清。
正因為經常遇到混亂的狀況，人們才會在一些必須要做的事情上產生拖延現象。針對這種狀況，人們必須有意識地建立一個穩定的事務處理係統，通過這個係統，人們可以把所有事務都反映在列表中，這樣大腦就會對相關工作形成一個清晰直觀的認識，從而確保自己在放鬆和休息的時候，做到徹底的放鬆，而不是因為覺得很多事沒做而產生負罪感。
那麼該如何打造這樣一個穩定的事務處理係統呢？著名的效率管理專家戴維·艾倫曾經寫過一本書《搞定》（原名《Getting Things Done》），在書中，他提出了一個比較完整的時間管理方法，就是GTD時間管理法，這套時間管理模式源於Getting Things Done的簡寫。
這套方法最初在洛克希德公司的千名經理研討會上被提出來，戴維·艾倫幾經修改，使之成為為全世界頂級機構所認可的時間管理黃金策略。它的核心內容基本上包含在“收集、整理、組織、回顧、行動”這5個步驟中。
——收集
通常人們會強行記憶自己做了哪些，以及哪些沒有做，可是強行記憶的效果並不好，反而經常會出現漏洞，同時也增加了大腦的負擔。為了確保自己的工作不會出現什麼遺漏，艾倫主張使用文件夾、U盤、光盤、工具箱、籃子、紙張、電子郵箱，或者是掌上電腦等裝載工具，來收集那些自己所能想到的所有沒有去做或者沒有做到的事情。經過收集，需要去做的事情就會被明確記錄下來，大腦內部有關工作事項的記憶會及時得到清空，這樣做有助於解放大腦的其他功能，比如說思考。
——整理
信息被係統地裝在一起，往往處於混亂的狀態，因此工作者需要花費時間定期或者不定期地對它們進行初步整理，確保自己盡快清空這些文件夾或者電腦。在初步整理之後，工作者需要意識到哪些是可以付諸行動的，哪些沒有必要付諸實施，對於那些不能付諸行動的內容，工作者可以將其大致分類成參考資料、日後可能需要處理以及垃圾。對於那些可以付諸行動的信息最好設定一個時間界限，這個時間界限一般以2分鍾為準，那些能夠在2分鍾內完成的事情最好立即著手去做，不要拖延得更久。那些不能在2分鍾內完成的工作，則可以推到下一步行動中進行組織。
——組織
一些不能夠在2分鍾內解決的工作事項，需要進行進一步仔細組織，這種組織包含了兩個主要方麵：第一，將參考資料設置在一個文檔管理係統中，以方便查詢；第二，對下一步行動進行組織，其中分為下一步行動清單、項目清單、等待清單和未來/某天清單。