下一步行動清單即接下來所要做的事情和步驟，一般情況下，人們可以按照流程去做，將步驟多而雜的事項細化成更加具體的工作，並把最重要且最先要做的那件事寫出來。
項目清單是指那些需要多個步驟或者分解成若幹行動才能完成的事項。
等待清單是一份記錄清單，記錄管理者委派他人去執行的任務，在一個管理體係中，當管理者已經指派了他人做某件事，就應當進行跟蹤以及定期檢查，並做出行動指示或者提醒。
未來/某天清單專門用來記錄那些延遲處理且沒有具體的完成日期的計劃，這些事情需要在一個時間點上去做，但不是馬上去做。
——回顧
一般情況下，人們會按照自己的精力、資源、時間來決定先做那些重要的事情，但有時候拖延症會讓人們刻意選擇從一些更容易做的事情入手。為了確保行動者製訂的行動列表和提醒發揮應有的作用，當前麵的工作都完成之後，工作者需要定期對主要的“行動”、“項目”和“等待”的事項進行回顧，確保所有的新任務或者即將到來的事件都進入自己的係統，並且及時進行更新，這是保障GTD係統正常運作的一個基本前提。
——行動
組織工作是非常重要的一部分，但是將全部時間花在組織上並不合理，因為組織得再好沒有人去執行，最終也不具備任何實際意義，反而導致整個GTD係統變成一個擺設。為了發揮係統的現實意義，相關內容必須在實踐中得到驗證，這就是行動的價值所在。
行動以前麵幾項工作尤其是組織工作為指導，此外執行者需要優先考慮時間的多少、精力的好壞以及任務的重要性，然後選擇清單上的事項采取積極的行動，這樣能夠有效避免拖延症的出現。
GTD工作法看上去非常複雜，但卻是一種化繁為簡的方法，它通過信息的分類、整理、保存、管理和檢查，製訂高效能的行動方案。其核心在於，列出所要做的事情，然後安排好下一步的行動。戴維·艾倫在《搞定》這本書中說道：“把所有事情都從你的腦袋裏弄出來，在事情出現就做好相關行動的一係列決定，而不是在事情爆發的時候，以合適的類別組織好你的項目的各種提醒以及下一步行動，保持你的係統更新和完整，及時進行回顧，使你在任何時候都能信任你的係統和處理對任務。”
這是對GTD方法的一個精辟總結，根據這段話，人們可以將這個時間管理方法簡化成兩點：第一，把所有要做的事情分門別類，並存放在一個邏輯性強且可靠的係統中去。這樣就使得大腦回歸到它的本職工作中去——大腦是用來思考，而不是記事的。當大腦不再在提醒人們該做卻沒做的事情上耗費能量時，它能夠集中精力思考更多的問題；第二，設定下一個動作，確保任務和計劃的具體化，這樣就能把任何任務和項目具體成行動，這時候人們通常可以做出最佳的選擇，並且對自己的行動充滿信心。
將問題回歸到拖延症上，就可以發現一個現象，那就是人們通常所認為的“事情太多，時間不夠用”，其實根源並不在於任務本身，而在於大腦在處理繁雜問題時出現了混亂，混亂會導致人們在工作過程中出現消極和抵觸的情緒。就像一個周一剛上班的職員麵對一桌的文檔時，會感到手足無措一樣，這個時候他可能會癱坐在桌前什麼也不做，大腦會率先製造混亂。但其實問題並沒有那麼嚴重，如果他能夠稍加整理和分類，找出那些重要的文檔，以及沒價值的文檔，然後按照文檔中的內容付諸行動，問題或許會一件件得到解決。