第九章 空談者的墳墓，實幹家的秀場
——管理者的會議藝術
開會，是每個領導都要麵臨的事情，因為管理者需要利用這個機會向下屬們貫徹自己的管理意圖，引導員工們作出某些判斷，以此來組織有效的管理。所以，對每一位管理者來說，應當不斷提高自己主持會議的語言藝術，在會議中能夠應付自如，並通過幽默詼諧的語言控製會議程序以及會議的方向，使會議取得成功。如此來說，管理者應當掌握會議的藝術，如此，才不至於走入空談者的墳墓。
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會議是用來解決問題的
一家企業組織一場會議，討論“效率低下的原因及如何改善”。會議剛開始，老總就說：“最近我發現我們企業的效率不高，大家就此事談談自己的看法吧！”
於是，其中一位參會者說：“在我看來，不能及時彙報工作是效率不高的重要原因。就拿我自己來說，根本不知道該何時向李主任彙報工作，而且主任也從來沒有讓我彙報工作。”
聽他這麼一說，李主任不樂意了，於是說：“你向我彙報了幾次工作，我覺得沒任何問題，而且你每次彙報的工作也都差不多，既然這樣，你還不如把精力投入工作上去呢。”
“那我應該什麼時候向你彙報呢？”
李主任回答說：“你覺得什麼時候有必要，就什麼時候彙報吧！”
此時，彙報工作的討論就告一段落，而老總也適時地總結了一下說：“很好，這個問題解決了，關鍵是工作一定要積極主動，對效率低下的原因及如何改善再討論一下。”
老總話音剛落，另一名參會者說：“依我看，效率低下的原因是員工的工作積極性不高。就拿我們部門來說，如果能夠把銷售提成再提高一點，就可以有效地促進大家的工作積極性，這樣效率自然就高了。”
“好，既然這樣，那把你們部門的提成再提高3%，大家務必要把業務給搞上去。那大家還有什麼問題嗎？如果沒有就散會吧！”
其實，像上文中的會議在很多企業是常有的事，這種會議除了不能夠有效地發現問題外，更不能有效地解決問題。這種會議就像是一種形式，隻是做做“麵子”工程。
而且在許多的會議中，我們常見的一些現象是，參會者覺得會議的議題和自己沒什麼關係，因為與己無關，就很難做到全神貫注地去傾聽，這樣的會議就相當於浪費時間。會議沒有明確的議程，與會人想到什麼談什麼；或是有議程卻不懂得遵守，海闊天空地亂談一番，卻忽略了其他議題的與會人員。另外，會議不遵守時間、無限延長也是一種常見的現象，其實作為管理者，你應該明白，即便你的講話還沒有結束，你也應該按照常規休息，如果無限延長會議時間，很容易引起與會者的抵觸心理，這樣的會議就沒什麼效率可言。
開會的目的是為了解決問題，那麼會議就要會而要議，議而要決。成功的會議在管理上還起著協調成員思想的作用。如果一個團體經常不組織開會，或者無法組織團員開會，那麼這個團隊之間的凝聚力就會減弱。因此，在優秀的管理者手中，會議是一麵強化管理的旗幟，通過會議可以明確前進的方向。
事實上，如何把會開好，提高會議的效率，可以從以下幾點出發：
第一，會議時間的安排
1．時間不宜過長
一個人聚精會神地投入工作的時間是有限的，因此，開會的時間也不宜安排得過長，否則會讓與會者“身心疲憊”，從而影響會議效率。當然，太短的話也不利於大家充分溝通並達成最佳結論。
2．會議盡量不安排在午餐或者下班前
人在饑餓的時候是很難集中精力工作的，因此，安排會議盡量避免在午餐時間加班開會，更不能在下班前開會，因為根據人的心理，員工在下班前的情緒是最為不穩定的，而且此時開會更容易招致大家的厭惡，何況下班後大家都歸心似箭，無法集中精神參加會議，更不要說發表意見解決問題了。
3．準時召開會議
會議延遲召開是對時間和成本的一種巨大浪費，而杜絕會議延遲召開的辦法是：給會議遲到者適當的懲罰，時間一到即召開會議。
第二，會議準備材料的安排
1．提前將會議的相關材料分發給與會者
為節省會議時間、提高會議效率，會議負責人或會議主持人在開會前應將會議的相關材料分發給與會者，以便與會者有時間在會前閱讀和消化這些材料並形成自己初步的意見和結論。這樣，在進行正式會議討論時，大家就能快速、完整地將事先準備好的意見和建議闡述出來，從而加快會議的進程，提高會議的效率。
2．會議議題不要安排過多
目標太多，就等於沒有目標。會議也是如此，每一次會議不必安排過多的議題，如果議題過多，大家討論時的注意力很可能會分散，這樣一來達成結論就要慢許多，另外，議題過多，勢必會拉長開會時間，而會議時間過長也會影響會議效率。因此，一般以一到兩個議題為宜，盡量不要超過3個議題。
3．做好充分的會前準備
不打沒把握的仗，會議前如果沒有準備，那就可能會由於情況考慮不周、材料準備不夠等導致會議拖延或會議無法達到所期望的效果。因此，在會議開始前，對會議內容及材料做一番準備，則在很大程度上提高會議的效率。
第三，對於與會者的要求
1．不邀請與會議無關的人與會
邀請與會議無關的人參加會議是一種極大的浪費，也是沒有任何意義的做法。因此，作為管理者，在主持或者召開會議時，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會議，而那些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請他們與會。
2．盡量避免討論與會議議題無關的內容
每次會議都有其議題，管理者在開會時應注意控製並限製討論本次會議沒有計劃的問題。否則一旦放開，則很難收回，而最後的結果則是該討論的問題沒有討論到，導致會議不得不拖延。
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精彩主持，讓會議煥發活力
“我想有關發行部的問題呢，我們今天就談到這裏。還有就是上次會議中我們談到但未能得到解決的問題，那就是和財務部的溝通問題，在此我建議每周我們開例會時，也請財務部門的一位同事參加，這樣做就可以讓財務部能了解我們所麵臨的困難，了解我們的苦衷了，當然了，不光是要財務部了解我們的困難和苦衷，後勤部也應該有所了解。因此，在開會時，如果讓後勤部的同事也能來參加，那麼我們送貨的問題就能得到很好的解決……”主管繼續在員工前麵侃侃而談，可是員工們卻早已失去耐心，有的在玩手機，有的在私下聊天，甚至有的已打瞌睡。
會議氣氛的控製也是主持會議的重要內容，在一個良好、熱烈的氛圍中召開的會議，會充分調動大家的積極性，激發大家的主人翁精神，增強責任心。反之，如果會議死氣沉沉，或者與會者都心不在焉，那麼會議也是起不到應有的效果的。
其實，作為一個管理者，主持好會議是一種能力的體現。會議在優秀的管理者手中就好比是一個喊話器、一種興奮劑，可以在士氣低落的時候提高士氣，在驕氣上揚的時候幫員工們恢複冷靜，而他則是坐觀大勢，隨勢而為，統率三軍，征戰“會”場。當然，一個優秀的管理者也必須是一個演講高手，會議就是他的舞台，而他則是這個舞台的核心，掌控著全局。
“此次招標未能成功，責任完全在於李安，明知道自己是此次招標的講解人，他倒好，一個電話‘吱’一聲，人就跑得沒影了，留下我們在那裏大眼瞪小眼。”張偉瞪了一眼李安，很是氣憤地說。
盡管李安知道自己這次確實有一定的責任，可是被張偉這樣訓著，心裏也不是滋味，於是開口道：“是，臨時溜跑是我的不對，可那也不是有原因嗎？再說了，我臨走前不是有跟你們打招呼嗎？你們隨便哪個人根據資料把產品說明一下不就行了嗎，這個案子是大家跟我一起跟進的，這倒好，我一不在，你們就不知道怎麼說了？”
“哎，你這倒還有理了……”
“好了，這個事情已成定局，現在我們所要討論的不是誰的責任，而是要想著如何挽回這個損失。”主管王進的一句話給即將加劇的爭吵畫上了一個句號，而大家也開始著手討論下一步該如何做。
一場精彩成功的會議，會議的控製是非常重要的。主持人要讓所有人都發揮自己的主觀意見，積極表態，但在氣氛陷入僵局或冷場的時候進行適時的調節，甚至通過講一個幽默的小故事活躍一下會議氣氛，或者唱首歌激發一下士氣……以避免把會議搞得沒有一點兒生機。另外，還要控製好會議時間、會議進程等，這些，都要求會議主持人始終保持冷靜、清醒的頭腦，做到討論時要放得開，但不能偏離主題太遠。總之，會議主持人是會議進程的動力和向導，要想會議精彩、煥發活力，就必須掌握因勢利導、處理難題的藝術。一般而言，難道有解決爭端、控製感情、傳遞信息。為此，主持人可按以下步驟展開會議主持。
第一，使會議進入程序
良好的開始是成功的一半，會議開頭至關重要，想把握成功的機會，要遵守如下規則：
1.準時開會。準時開會是主持人的責任和魄力之所在，如果因為某個人遲到或其他原因而推遲會議，就需要你改進，做到準時開會。
2.直截了當地宣布會議的目的。盡管會議開始前，會議文件或通知已經到了與會者手中，但你仍有必要再強調一下會議目的。因為口頭說明有助於為與會者明確地限定討論的問題，而且能夠消除在會議開始時人們思緒的混亂狀態，集中大家的注意力。
3.要講積極、有信心的話。你的話語要表明會議定能成功；指出議題的重要性；指出達成的決議將對人們所產生的影響；充分估量會議的價值，給與會者設一個目標。
4.潛心用詞，妙趣橫生。直接而有活力的開場白往往能使會議變得有氣氛和節奏，同時也能給你的思想穿上明快、動人的服裝。
5.要簡潔。開場白要簡潔，一般限製在一分鍾左右，因為講長話會磨鈍“會鋒”，還會分散與會者的注意力，引偏目標。
第二，推進會議
主持人應起到指揮員或向導的作用。當與會者之間怒火迸發時，你可以通過一些總結性的話語，或者是巧妙地轉移話題來消除即將爆發的“災情”。同時，主持人也是一個采購員，可容納百家之言，並從中鑒別出有價值的意見，進一步完善。總之，在整個會議進行的過程中，他既像法官一樣評判正反，又會像調解員一樣，使整個會議在一種和諧、積極的氛圍中開展。
第三，結束會議
結束會議前要製定或引出決議，在這個時刻，若沒有主持人的有力領導，那麼所有的努力都會在最後關頭功虧一簣。因此，在閉會階段，要懂得充分發揮主持人的權威，要向與會者報告已得出的結論、尚存的分歧以及會後要采取的行動。對此，要記住以下3個要點：
1．通報取得的成果。簡明扼要地列出已經達成的協議，把它向與會者公開。
2．指出分歧。我們不能指望在一次會議上就把所有的問題都解決，也不能指望會議會在全體與會者意見一致的情況下結束。因此，要用明確的語言指出分歧，估價它的影響並說明是多數人還是少數人的意見。
3．明確今後的行動方法。指出哪些事情會在會後得到落實、相關的負責人是誰，並且對與會者的幫助表示感謝，然後把會議決定的事項打印成文件，分別分發給與會者和與此有關的人。
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即席講話的藝術
杜淳是一家高端電子產品的負責人，平時與客戶溝通總能侃侃而談，可是一到正式場合發言，就容易緊張，顯得有點兒局促了。一次去參加某合作公司的周年慶活動，在活動中，對方公司的負責人突然說：
“今天我們榮幸請到了××公司負責人杜淳，現在有請杜先生給我們講話。”
聽到從麥克風裏傳來的聲音，杜淳有點兒蒙了，心想：講話？開什麼玩笑，事先沒有任何通知，我也沒做任何準備，講什麼？可是感受著那一雙雙望著自己的眼睛，杜淳又不得不硬著頭皮走上台，說：“各位，我覺得……我想……我來說兩句吧……剛才都挺好的……”
善於即席講話，是每個領導者都必須具備的一項基本功，因為領導參加一些禮儀活動、外出參觀學習、下基層檢查工作、向領導彙報情況、接待來訪等活動是常有的事，而且這些活動中也難免需要即席講話。或許，即席講話因其突然性、臨時性和不確定而讓不少人畏之如虎，其實，即席講話作為領導工作中時常使用的一種講話形式，也有一定的技巧和規律可循。隻要我們保持心態的平和，善於思考，相信一定會順利完成講話，並贏得眾人的認同。
作為一個領導者，時常會遇到一些特殊情況需要做即席講話。沒有現成的稿子，也來不及認真準備，全靠現場思考主題、組織語言和臨場發揮，而且都是“一言既出，駟馬難追”。因此，即席講話考驗的是領導者的心理素質、表達水平、應變能力、文化修養等綜合素質。
但不管是哪種情況，哪一類型的即席講話，領導者都應本著讓聽眾聽懂、聽清楚、被接受、被感動的原則，選擇話題、組織語言。而要做到這一點，領導者應注意以下幾點：
第一，簡潔。即席講話力求簡潔明了。一句話能表達清楚的問題，就不要說兩句話，更不能婆婆媽媽，添油加醋。因為講話簡潔，不僅方便聽眾理解，也方便自己減少負擔、減輕壓力。
第二，通俗。即席講話要盡可能地使用口語化的詞語，盡可能避免在大眾場合用專業術語，千萬別為了顯示自己的學問深奧而用一些晦澀之詞。
第三，適當運用對偶排比句，能使聽眾印象深刻，便於記憶。即席講話時，運用對偶排比句，不僅有利於聽眾記憶，聽起來也有耳目一新的感覺，關鍵是自己說起來也朗朗上口。
第四，適當運用幽默和名言雋語。幽默和名言雋語在即席講話中的運用就像炒菜加作料一樣，作用很大，但不可多用亂用。要根據不同對象、不同場合合理運用，否則就會貽笑大方。
另外，即席講話還要緊扣主題、選好切入點。明確自己的態度和觀點、選擇恰當的話題，那麼即席講話也就成功了一半。而作為管理者，在選擇合適的話題時，以下幾個原則可供借鑒：
第一，話題取熟。即席講話最怕的就是說到一半沒話說，或說不下去，但如果懂得借用可以生發新意的事物，且圍繞自己熟悉和體會深刻的話題講話，就能夠有效地消除緊張情緒，打開思路，應付自如。
第二，話題驚眾。講話是為了讓人聽，而一個人講得如何、水平高低，關鍵是要看聽眾的反應。因此，選擇話題首先要考慮聽眾對此是否有興趣、是否願意聽。也就是說，即席講話要盡可能地選擇那些與聽眾關係密切、能給聽眾以啟發的內容作為話題。
第三，話題獨妙。即席講話講得好不好、有沒有水平、所講內容有沒有新意、有沒有獨到之處也很關鍵。如果你所講的都是一些老生常談、眾所周知的事，那聽眾就很容易感到厭煩。因此，要在仔細觀察現場、感受氣氛、知己知彼的基礎上確定一個好的話題。