第四，題契語境。即席講話所選的話題還要根據所聽的對象、所處的場合及在現場的具體環境中找觸發點，發表自己的感想和議論，然後再一步步展開演講的主題，這樣才顯得隨和、親切，沒有生硬之感，也容易被聽眾所接受。
技巧77
不能隨便插話
一次，在學習《牽著媽媽過馬路》的課文時，老師讓學生們默讀課文兩遍。
正在學生們默讀課文時，老師插話說：“在讀課文的過程中，哪些地方使你感動？把感動處用筆畫出來。”
又有一次，學生們在邊讀邊以“難忘的”為題寫片段時，老師又插話說：“解答了剛才的問題後，再在讀文章的過程中注意尋找課文後麵練習題的正確答案。”
或許在老師看來，這些強調是對學生的負責與關愛，可對於學生來說，老師這樣做，不僅幹擾自己集中精力去認真地閱讀課文，而且覺得老師的話特別多。
可見，插話不僅是把自己所想的表達出來那般簡單，還需要根據特定的環境選擇插與不插。作為一個合格的管理者，在會議進行時也要懂得話不能隨便亂插。在會議中，你的腦海中會突然冒出一個很好的點子；或者你無法認同發言者的觀點；或者聽了半天，你卻發現自己根本不知道對方在說什麼……此類情況下，你或許會想插話，但話不能亂插，否則很容易因此而導致會議失敗。
插話是一種藝術，插得好可以起到畫龍點睛之效，若插得不好，則會成為畫蛇添足之筆。畢竟插話不同於一般的交談和演講，而是利用當時的語境、發言者所講的內容，在恰當的時候插入一些如讚同、總結、強調或者反對的話語，以達到調劑會議氛圍、推進會議進程的目的。當然，插話也並非毫無規律，也不是隨機即興而發，而是有一些基本原則和方法可循的，作為管理者需注意以下幾點：
第一，插對時機。要想把話插得好，就必須選好“插縫”。如果沒有“插縫”而硬往裏插，就容易給人以生硬之感，自然也不會有好的效果。作為管理者，如果你不注意插話的時機，覺得自己突然冒出來了一個想法，於是便不管不顧地往外說。這樣插話的結果，對發言者並沒有起到一點點配合的作用，反倒造成了某種程度的“衝擊”，失去了應有的插話效果，而且也會使發言者覺得“你總是打斷我的發言，既然你這麼愛講，那你講得了”。因此，作為管理者，在你插話的時候，一定要注意選擇恰當的時機。
第二，插對話題。好的插話可以將會議推向新的高潮，不好的插話則容易把會議方向引偏。其實插話大多都是為了把發言者的講話進行補充或強調，因此，所插的話題必須是與會議主題有密切的關係，而且具有一定的分量。另外，若你覺得你所插的內容是可插也可不插的，那還是不插的好。畢竟發言者講得正好，而聽眾也都認真地傾聽，如果你貿然插進去，不僅起不到強調的作用，還可能會引起聽眾的反感。
第三，有質有量。高質量的插話是管理者綜合素質和各方麵經驗的集中體現。因此，要想豐富插話語言，就需要注重加強語言積累，著重進行自然、靈活、準確、簡明的語言訓練，做到插話的語言順其自然、切合實際，無須刻意雕琢，就可達到呼之欲出的境界。但值得注意的是，你所插的內容必須與主題一致，而且要盡可能地做到簡明。如果管理者尊口一開就合不住，而且越扯越遠，不僅會使主講者很尷尬，而且也會影響會議取得理想的效果。
第四，不要插話成癖。有些領導者為了顯示和提醒與會者自己的存在，可謂是插話成癖。剛打完張三的“岔”，沒一會兒又跟李四“抬上杠”了。這不僅壓抑了主講者的情緒，也影響了會議的順利進行。
總之，話不能隨便插，隻有插得恰如其分、插得精彩，才能活躍會場氣氛，達到升華主題的作用。
技巧78
在會場上選擇合適的話題
某公司就“讓我們現在就動手吧”為議題召開會議，會議剛開始，就放映了一段描述辦公室中所存在的一些不到位現象的短片。如，文件亂堆亂放、垃圾未及時清理……盡管這些問題沒有關係到銷售和生產，但是這些細節容易給客戶留下不好的印象。
主管劉傑看完短片後說道：“在此，我要先做一個檢討，因為我的辦公室現在不太合格，盡管在這之前我也嚐試著把辦公室整理得井井有條，可這是一件需要長期堅持的事，最終我沒能堅持下來。現在該如何做，請大家發表意見，我有信心做得到，相信大家也會做到的。”
果然，會議結束的第二天，劉傑的辦公室完全按照昨天會議上所討論的那樣整理得井井有條，同事們也都整理自己的辦公桌，於是，整個辦公場所看上去煥然一新、賞心悅目。
會議是為了解決某些存在的問題而召開的，而選擇合適的話題是會議順利召開，並且使問題得到妥善解決的前提。另外，選擇一個合適的話題，也能營造良好的會議氛圍，使與會者踴躍參與到會議中來。
其實，作為一個管理者，參加會議是時有的事，那麼如何根據現場情況選擇合適的議題也是一種必備的素質和能力。因此，在會議開始前要了解和掌握會議和活動的主題、議程安排、參加人員等要素；認真聽取其他領導的講話或發言，明確他們的思想和觀點，並作認真思考，使自己對後麵的講話做到心中有數，而這也容易贏得與會者對你的認同和讚賞。
1946年，民盟中央委員李公樸先生被國民黨反動派暗殺了。
7月15日上午，由聞一多先生主持李公樸先生的追悼大會。
追悼大會上，李先生的夫人張曼筠講述了有關李公樸先生遇難的經過，並且控訴了國民黨反動派的卑劣罪行，在場的1000多名聽眾也因此而憤然淚下。
可就在這時，一小撮混進會場的特務分子卻在一邊有說有笑，甚至無理取鬧，行為極為猖狂。
見此情景，聞一多先生感到很是憤怒，他拍案而起，痛斥特務的無恥和反動派的罪行。
他說：“這幾天，大家曉得，在昆明出現了曆史上最卑劣、最無恥的事情，李先生究竟犯了什麼罪，竟遭此毒手？他隻不過用筆寫寫文章，用嘴說說話，而他所寫的、所說的，都無非是一個沒有失掉良心的中國人的話！大家都有一支筆，有一張嘴，有什麼理由拿出來講啊！有什麼事實拿出來說啊！為什麼要殺？而且又不敢光明正大地殺，而是偷偷摸摸地殺，這像什麼話？”
聞一多先生一番義正詞嚴的話語不但深刻地揭露了特務們無恥的嘴臉和反動派的罪行，還把與會者的憤怒之情也表達了出來，使與會者與他產生了共鳴。而他選擇的議題也十分符合當時的語言環境。
可見，選擇合適的話題是會議取得成功的一大原因，那麼作為管理者，如何選擇合適的話題呢，一般要遵循以下原則：
第一，與會議主題有密切關係。任何一場會議和活動都有其自己的議題，也就是主題。因此，會場上所有的講話、發言及討論都應緊扣這個主題，否則就會出現跑題現象，幹擾會議方向。
第二，自己熟悉的話題。圍繞自己熟悉和印象比較深刻的話題做講話，能夠有效地消除緊張情緒，還能打開思路，激發講話的欲望，並做到應對自如；而且一些熟悉的話題更能夠準確地表達管理者的思想和觀點，容易談出深度、談出新意。這樣一來，管理者的講話才能吸引聽眾、打動聽眾。切記不可為了求新、求奇而選擇那些自己不夠熟悉或者還沒搞懂的話題，更不能冒充內行，亂說一通，否則將會置自己於一種被動、尷尬的境地，影響自身的形象。
第三，能吸引和打動聽眾。講話是為了讓人聽，聽眾的反應就是你講話的效果及水平，也是你講話是否成功的標準。因此，選擇話題首先要考慮的是聽眾最關心的是什麼、願意聽什麼。如果不顧聽眾的感覺而大講一通，但是沒人聽也是白白浪費唇舌罷了。當然，在選擇話題時也要盡量選那些與聽眾有關係、聽眾熟悉、有一定新意、能給你以啟發的內容作為話題。
第四，有獨到之處。衡量一個管理者講話講得好不好、有沒有水平，關鍵是看其的講話有沒有什麼獨到之處，如果老生常談，把眾所周知的事情再講個沒完沒了，那就沒有多少意思了，聽眾也很容易感到厭煩。因此，管理者要在仔細觀察現場、體會氣氛、知己知彼的基礎上確定一個好的話題。
第五，符合語言環境。管理者所選的話題也要以語言環境為參考，隻有了解了現實環境，也就是時間、地點、人物和背景，才能使講話順利地進行。做到講話要看對象、看場合。而且話題還可根據聽眾的職業特點、文化程度、思想水準、性別年齡、處境心情而確定。
技巧79
冷靜處理會場突發事件
一家IT集團企業下屬有十幾家子公司，其中銷售公司就有兩家。
集團公司會在每年的年初給每一個公司製定一個目標，等到了年終考核的時候，根據完成的目標量給每個公司嘉獎和處罰。
去年年終考核時，不僅銷售公司沒有完成年初製定的工作任務，其他公司工作任務完成的質量也不佳。
會議剛開始，各大公司紛紛指責起銷售公司，說他們沒有完成任務。盡管銷售部門確實沒完成工作任務，可是被各大公司紛紛指責，也讓銷售公司覺得不爽，畢竟責任也完全不在於他們。
於是銷售公司代表氣憤地說道：“年初製定的工作任務就不現實，而且在工作過程中，其他公司的資源也無法及時地提供……”
於是，銷售、生產、科研及財務等各大部門開始各說各的理，逐漸地，年終考核變成了一場爭吵，一場互推責任的爭吵。
會上出現吵架的情況應該不是什麼新鮮事，就算是在國際議會上，也會出現一些因意見相左而發生大吵，甚至大打出手的事情。而在企業會議上出現吵架之類的突發事件也是司空見慣。但突發事件的發生及處理不當會直接影響到會議的順利進行，影響會議的效果，甚至還會把矛盾的雙方公諸於眾，對一個企業的發展帶來較多的負麵影響。因此，作為一個管理者，應做好在會議上麵對突發事件的心理準備，冷靜地對待會議上的突發事件，然後做出最為妥當的處理。
某公司召開月底工作彙報大會，會議剛開始，管理者張偉就此次會議的主題說明了一下，然後讓與會者分別彙報這個月的工作情況。
等到小李彙報去省政府聽取報告的工作時，與小李同一辦公室的老周有些不服了，他打斷了小李的彙報，當麵質問道：“小李，你與我同在一個辦公室，而且負責的都是相同的工作，平時工作我都會與你交流溝通，可是為何這次去省政府聽報告的事你沒跟我說一聲？”
聽老周這樣說，小李也不服氣地說：“我跟你在同一個辦公室是沒錯，負責的工作也相同，可這並不代表我什麼事都得向你彙報……”
就這樣，小李和老周在會議上吵了起來。
擔任會議主持人的王主任看兩人吵得越來越凶，於是適時地插話說：“老周，聽報告沒有通知你，這不是小李的責任，是我沒有要他通知你。我想你們負責的都是同樣的工作，如果兩人都不在崗位，那遇到問題就無法處理。再加上你經驗比小李多，若出現什麼緊急情況都能妥善地處理，所以我就讓小李一個人去聽報告了。你如果有意見就跟我提吧，不要責怪小李了。”
老周聽了王主任的話，感到剛才的自己有些太衝動了，於是主動向小李致歉，矛盾解決了，會議也開始順利地進行著。
盡管會議的管理者為會議的順利召開做了認真的準備，但計劃永遠趕不上變化，在會議進行的過程中往往還會出現一些意想不到的局麵和情況。比如有時候，員工可能會借會議提出一些較尖銳的問題，或者提出一次本不屬於此次會議的問題，故意出難題為難管理者，為了避免難堪，你可以明確地告訴他，這個問題不屬於本次會議的議題，等到下來或者會後再來討論解決。總之，不管遇到了何種突發事件，管理者一定要保持頭腦冷靜和清醒，通過自己的應變能力處理那些突發事件。下麵是一些常見的突發事件及處理方法，可供管理者借鑒：
第一，開局冷場。在會議開場時，無人發言或與會者無任何反應，陷入冷場時，管理者應分清原因，分別采取相應的對策措施。
一是若與會者沒有任何思想準備，一時難以發言，尤其是事先沒有打招呼，一般情況下，臨時召開會議就容易出現冷場，此時，作為管理者，你可以鼓勵大家先談不成熟的意見，然後在討論中補充完善，這可使大家先做短暫的準備，然後發言。
二是與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口時，管理者應詳細地、明確地交代議題，對與會者進行耐心啟發。
三是當會議議題直接涉及和關係到多數與會者的利益時，因大家心有顧慮而容易造成冷場，對此，管理者應事先啟發與其利益關係不太大的，或者是先讓大家公認比較正直、公道的人發言，然後再逐步深入，取得最後的勝利。
四是會議議題有一定的難度和複雜性，與會者一時無法提出明確的意見而出現冷場，這時管理者就要起帶頭作用，可以由淺入深，啟發大家開動腦筋，逐步接觸問題的實質，也可以選擇分析能力強、比較敏銳的與會者率先發言，借此來打開突破口，再引導大家討論發言。
第二，氣氛沉悶。氣氛沉悶是會議中經常出現的現象。作為管理者，讓會議陷入沉默和冷場，將是一個失敗和不合格的管理者。因此，當會議氣氛出現沉悶的時候，管理者應積極思考沉默的原因，然後有針對性地采取對策。一般，會議中的沉默通常有以下幾種情況：
一是害羞、膽小的沉默者。有些與會者膽小，讓他們在眾人麵前講話時，他們就會舌頭發緊、全身發抖。對於這類與會者，管理者不應問一些使人難以回答的問題而使這種人感到難為情，而是要問一些你認為他們能夠回答的問題，幫助他們克服發言時的不安心理。
二是出於某種顧慮而沉默不語。盡管有些與會者對議題有較好的意見和看法，卻因為某種顧慮而沉默不語。對於這種情況，管理者應想辦法打消這些人的顧慮，支持他們發言。
三是清高的沉默。若與會人員清高閉守、不肯多言而保持沉默，管理者就應該多給他們一些鼓勵和尊重，因為這一類人往往閱曆較深、比較嚴謹、有自己的見解。他們一方麵想表現自己，另一方麵又擺出一副清高不凡的架子。而管理者的鼓勵和尊重可以讓他們感受到自己的重要。
四是無所謂的沉默。當會議議題與部分人關係不大時，有人會認為議題與己無關，於是便抱著無所謂的態度而不願開動腦筋思考。此時，管理者應采取恰當的方法把他們引導到會議議題上來，促使其思考問題。
五是對立的沉默。這類人要麼是對議題有不同意見不想說，要麼是對主持人有意見不願說，反正就是不把自己的意見表達出來。對此，管理者應拋開個人恩怨，主動引導他們發言，然後再通過親切的感情和語氣使他們改變態度，並對他們的發言持重視態度，鼓勵他們講出自己的真實看法，對不正確的意見也不要介意。