第三，離題萬裏。離題現象在會議中時常出現。這種現象的出現很容易使會議脫離軌道，進程很慢。作為管理者，你必須試著把會議引上正軌。但值得注意的是，離題的時候也不可強扭，因為強扭會挫傷積極性，從而導致開成一個無效會議。因此，出現會議離題的問題時，管理者可采用以下方法。
一是接過討論的某句話，順勢引回到正題上來。你可以說：“你的見解的確很獨到，可是這與我們今天的議題沒有任何聯係。”這樣做可以幫助他人意識到離題的問題，也促使他們回到討論的議題上。
二是聯係議論的某一層意思，提出新的話題引入正題中。
三是用一句風趣的話截住議論而引入正題。
離題是很多與會者犯的錯誤，但管理者絕對不能因此事而粗暴地對待對方，而應盡可能地采用不影響情緒和氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發言者。或者，如果可能的話，逐步把較遠的討論與眼前的問題結合起來，逐漸把大家引回到軌道上來。如果還不行，就總結一下到目前為止已經說過的內容。這就會調整其方向，把注意力集中到主要議題上來。
第四，竊竊私語。當一個人開始與左右的人竊竊私語，幹擾了會議時，最好的辦法應該是盡可能地不理睬他。如果對方的交談達到必須要加以製止時，管理者可以通過直接提問來試著打斷交談者。或者，也可以停止發言，等他們安靜下來再繼續。
技巧80
想要會議發言效果好，須掌握講話準則
會議中，銷售部與廣告部就新產品的展銷會發表了不同的意見。銷售部說：“我覺得這次的活動，我們在借鑒其他公司的同時仍然以保守路線為主，這樣做雖然在業務上不會有什麼大的突破，但至少沒有任何的風險。”廣告部說：“沒錯，如果我們沿用以前的展銷方式，的確沒有任何風險，而且還可以在場會布置上節省不少的原材料。但是這樣的展會有什麼意義？對我們公司的形象有什麼正麵的效果？我們跟其他的同行有什麼優勢呢？客戶憑什麼棄其他而擇我們呢？”
兩方爭執到這裏，觀點和態度已經很明確，現在所需要的是管理者就兩方的不同意見做歸納及總結，然後就此問題作出選擇。管理者說：“你們的觀點都沒錯，都有其好的一麵，但是我覺得這次我們可以冒一下險，對這次的展會盡可能地做一些突破，我相信，隻要大家共同努力，那麼這次的展銷會我們一定能創造出新業績。”
相信對於一個管理者而言，最糟糕的事莫過於在會議上所講的話還沒說出口，就已經被下屬們所推測到。這就好比是你拿著一份陳舊的稿子，在眾人的麵前依樣畫葫蘆而已。其實對於一個管理者而言，念稿子無異於一場災難，它會讓你在下屬心目中的地位一落千丈，他們會覺得你是一個沒有任何領導能力的人，而你所說的話對他們也起不了任何效用。因此，一定要把握好會議上發言的時機，讓其成為你提升威信的一個機會。
開會最主要的目的是解決問題，而管理者在會議中的講話目的是為了給大家一個引導和提示，最後再在爭議中擇優而定。而管理者要想使自己在會議上的講話達到預期的效果，就必須遵守一些講話邏輯。
第一，發音清晰，語調多變。管理者在會議上講話，就要做到讓自己所說的每個字、每句話都傳到與會者的耳朵裏。這就要求管理者在講話時聲音洪亮，當然這不光是指音量，還包括說話應該有力度、吐字清楚、節奏感強，可以使與會者在你的聲音中感受到自信及奮鬥的力量。試想一下，如果管理者講話有氣無力、語調平鋪直敘，那麼會議的氣氛有什麼活力可言？如果管理者通過語調的變故，能表達出豐富的思想情感和觀點，就可以使自己和與會者在思想情感上產生一種共鳴，使自己的講話有較強的感染力、震撼力。
第二，突出議題，明確宗旨。在會議中，管理者隻有啟發和引導大家，始終遵循會議既定的議題去進行充分討論，才能使會議達到預想的目的。而這就要求管理者表述會議目的時做到表述清楚、有條有理，能夠把會議的目的、要求、內容等信息清晰明確地傳達給與會者，並且做到層次清晰、邏輯嚴密、表達準確、中心突出。如果管理者的表達邏輯混亂、主次不分，那麼與會者聽到耳朵裏也不知你所言為何物。
第三，掌握時機，言之有度。管理者作為整個會議的引導者，須隨時把握、駕馭好會議之舟，否則很容易造成冷場或者使會議很難順利開展下去。如在會議上，當大家的意見比較集中，領導者卻不能及時地給予總結意見，推動會議轉入另一項議題，就很容易出現冷場，使大家變得無話可說。因此，在整個會議中，管理者一定要懂得把握會議進程，掌握與會人員的心理變化，適時地抓住機會，對會議進行引導。另外，會議中，管理者還要注意把握說話的尺度和分寸，做到根據問題的性質、程度，選擇適宜的分寸去談論問題。
第四，實事求是，踏實務實。管理者召開會議要講話，要作報告，要向與會者傳達相關信息。而其中既有一個文風問題，也有一個會風問題。從文風上講，管理者應當堅持實事求是的原則，敢於堅持真理、修正錯誤，不能養成說假話、套話、大話、空話的習慣。從會風上講，應以事實為準，避免會議報喜不報憂、報功不報過、指遠不指近、責人不責己，否則開會就失去意義。
第五，因會製宜，調動情緒。管理者講話的目的在於吸引聽眾，調動與會者的積極性，使他們更好地接受上級思想和會議精神。因此，針對不同的會議，把與會者的情緒調動起來、刺激聽眾的興奮點和吸引其注意力，是領導者在主持會議過程中充分發揮語言藝術的一個重要課題。而這要求管理者不能千篇一律，而要根據會議的不同類型、不同要求做到因會製宜，有針對性，根據場合賦予語言不同的感情色彩。
第六，有頭有尾，善於總結。會議在行將結束之際，領導者對會議做一個簡明扼要的總結、歸納會議的討論成果，將相關信息、討論情況以及達成的共識進行概括性的說明是十分有必要的。而且這對後麵工作的開展有積極的作用。但需要注意的是，會議總結應力求客觀、符合實際，不要言過其實、隨意誇大。另外，對會議的總結，在看到成績的同時也要及時、客觀地指出所存在的問題和不足，提出今後需要努力的方麵。
技巧81
出彩的會議未必是成功的會議
積極創新、與世界同步的精神一直是王進所倡導的。在即將召開的公司會議上，王進也想著把這種精神融入進去。於是，會議一開始，王進並沒有像往常一樣直接說明會議主題，而是先給大家講了一個小故事，意在活躍一下會場氣氛。可誰知就是會前的這個小故事使得整場會議都無法進入主題。盡管王進幾次試圖把大家的注意力拉到今天的會議主題上，可是效果都不大。
一場無聊、無趣又乏味的會議很容易讓與會者裹足不前，也很難調動與會者的積極性。於是，許多管理者不滿足於隻將會議順利地進行完，而是想通過一些手段使會議有超出預期的效果，也就是想讓會議出彩。可是會議不同於演講，更不同於閑聊，它的真諦在於傳達精神、展開討論。而演講與演說的真諦在於控製聽眾的情緒。因此，想要在會議上出彩，是一種不切實際的想法。可以說，對於一場會議而言，按部就班、踏踏實實地進行，就已經是很成功的了。
A公司的工作效率極高，這使B公司的管理者羨慕不已，於是B公司的管理者想向A公司的管理者請教一二。這天，B公司管理者對A公司管理者說：“尊敬的先生，在業界內，你公司的實力和優勢是有目共睹的，我想知道對於擁有上千名員工的公司，你是如何做到讓大家步調一眾一心的？我想即使是擁有三軍統帥之名的大將之才也無法做到如你這般。”
“你過獎了，我並沒有做什麼，隻是在每次的會議上把所麵臨的問題及後麵的工作做了明確的指示而已。”A公司的管理者回答說。
聽了A公司管理者的答案，B公司管理者覺得他們的會議一定有什麼過人之處，於是要求現場觀摩一下，而A公司管理者也答應了B公司管理者的請求。可是讓B公司管理者意外的是，整場會議並沒有什麼特殊之處，還是按照一般的程序。對此B公司管理者提出了自己的疑問：“你們的會議並沒有什麼過人之處，不是嗎？”
聽到B公司管理者的話，A公司管理者笑了笑說道：“的確，我們的會議並沒有什麼不同，可是，為什麼一定要有不同呢？我們隻需要通過會議了解問題，並且解決問題，向員工們傳達工作精神不就足夠了嗎？”
會議是一個互通信息、協調關係的場所，管理者可以以它為媒介，向與會者部署工作、展示領導的決策與意圖，同時達到增強團隊的凝聚力、鼓舞士氣、調動下屬積極性的目的。而想要充分發揮會議的功能以達到預期的目的，管理者應注意做好以下幾點：
第一，充分準備。研究工作、部署任務、交流思想是開會的目的，且有著明確的針對性。因此，在召開會議之前，管理者應事先做好充分的準備，尤其是對會議的主題應該經過長時間的細細推敲，議題一旦確定便不再做出更改。隻有做好充分準備，才能使會議的進程順暢。
第二，解決問題。會議是製定工作目標、完成工作計劃的一種活動方式。因此，會議都有其特定的議題，而且具有針對性。解決問題是每個會議的目標，不解決問題的會議就沒有召開價值可言。可是要想問題得到妥善的解決也並非一件易事，許多會議必須經過許多方麵的共同努力才能成功解決問題。通過對會議各方提出的意見進行集體討論，最後形成一個令各方都能接受的最佳方案。召開任何會議，都要始終按著既定的日程與議題進行討論。與會者圍繞議題進行討論，最後達成協議，實現共同的目標，這才是完整的會議構成。所以，管理者應時刻牢記會議目標，積極尋找解決問題的手段，要抱著不達目的不罷休的精神來組織會議。
第三，重視效率。提高會議的效率，最大限度發揮會議的積極作用，是一個非常重點的問題。開會是需要時間的，所以必須精打細算，充分利用好會議中的每一分、每一秒。從經濟學的角度說，一切節約歸根到底都是時間的節約。所以，管理者要時刻提醒自己，時間是寶貴的，與會者的注意力也是有限的，因此，會議的效率一定要提高。
技巧82
給會議畫一個圓滿的句號
某公司召開晨會，管理者在會議剛開始時說道：“大家把上個月在工作中的問題都大致地說一下。”於是與會者分別說明了在工作中遇到的問題及還沒有解決的工作。等到大家把問題都提出後，該管理者並沒有對所存在的問題進行歸納與解決，而是分配了下個月的工作任務，最後通過一個偉人的小故事說明了細節的重要性，意在告訴員工們在平時的工作中注意細節。等到故事講完，管理者說道：“今天的會議就進行到這裏，大家開始工作吧！”
就這樣，管理者草率地給會議畫上了一個句號，而與會者覺得這樣有頭沒尾的會議根本就是走走過場。因此，公司很少有人注重開會，即使是人到場了，心裏想的、手裏做的也全是與會議無關的事情。
做事要善始善終，開會也一樣，會議既然有了開頭，也就應該有一個圓滿的結尾。這要求管理者在會議即將結束的時候將此次會議召開的有關情況及所取得的成果進行簡明扼要、全麵客觀的總結和歸納，對那些無法在會議中解決和不能確定的問題要作出解釋說明，給會議畫上一個完滿的句號。
某單位召開工作會議，等到會議快結束的時候，管理者王經理對此次會議總結道：“同誌們，經過大家的共同努力，這次會議舉辦得很成功，在此，我對本次會議做簡要小結，主要講3點內容。第一點，關於會議的概況……第二點，關於此次會議的貫徹與傳達……最後，對單位今後工作的開展，我提幾點要求……會議到此結束，祝大家工作愉快，身體健康，萬事如意！”
於是，這場會議在與會者的陣陣掌聲中拉下了帷幕。
一個優秀的管理者能把會議的有關情況總結得很精練、很概括、很有高度，讓人一聽就明白。而有的管理者則不善於總結，對會議的精華把握不準，要麼是重複別人的話語，要麼是講些不著邊際的話，讓人聽起來既沒有深度，更沒有高度，當然，這樣的會議總結也是失敗的。而好的會議總結可以幫助與會者加深對會議精神的理解和把握，有利於會議的貫徹落實。因此，作為管理者，要學會給會議做一個完美的總結。盡管會議總結沒有一個固定的模式，但也有一個大體的形式供管理者參考：
第一，基本情況。會議的進程和與會者的表現是整個會議的基本情況。會議進程主要是對會議進行的幾個重要環節的綜述和分析、對每個環節的實施情況做出準確的評估。另外，與會者在會議期間的表現如何，也要列舉一些典型的事例來進行評述。
第二，主要收獲。主要收獲是會議總結的重點，主要講經過大家的共同努力，會議統一了哪些思想、提高了哪些認識、研究和解決了哪些問題。最後再高屋建瓴地概括歸納出幾條，讓人聽了覺得條理清晰，而且便於記憶。談收獲要緊扣會議主題，突出與反映存在的問題，切實符合會議的實際情況。須注意的是，每條收獲都應用具體的事例加以說明，要注意引用與會者的發言，特別是一些好的意見、建議及具體的措施和打算，給人以具體生動的感覺。
第三，今後的工作意見。今後的工作意見主要是根據會議總的精神，結合工作實際，提出實施會議主題的意見，也就是對會議中所研究問題的傳達學習、貫徹落實提出具體要求，對會議確定的目標、任務、政策措施進行詳細的分解，並且落實到有關責任單位和責任人。
了解了會議總結包括的三大方麵，那麼如何總結才得法呢？管理者可采用如下方法：
第一，簡單概括法。簡單概括地回顧敘述會議中辦了哪些事、達成了哪些共識、哪些問題得到了妥善的解決，加深與會者的印象。比如：“通過這次會議，我們傳達學習了某某文件，研究討論了某某決定，某某領導作了重要講話，對下一步的工作也作出了具體的安排和部署。一是……二是……三是……這些意見完全符合我們的實際，對於促進我們今後的工作具有重要意義，希望大家認真抓好落實，切實抓出成效。對貫徹好這次會議精神，我再提幾點意見……”
第二，歸納法。在簡要回顧整個會議的基礎上，對整個會議進行高度的歸納和概括。如，“我們這次會議開展得很成功，概括起來有以下幾大特點……通過這次會議，我們形成了以下幾個方麵的共識……解決了幾個方麵的問題，並且形成了一致意見，拿出了具體的對策措施，下一步關鍵是抓好落實。”
第三，鼓動法。對會議不作全麵總結的情況下，要用鼓舞人心的話作總結，對大家提出新的希望和要求，號召大家為實現某個目標或完成某項任務而努力工作。對會議的總結是詳細還是簡要，需要根據會議的要求、會議氣氛、與會人員、時間安排等情況而定。可以根據上述介紹的一般結構和方法進行調整、完善，靈活掌握。