第三部分 財務操作常識篇 第7章 準確記賬，讓財務管理有據可循
隨著科學的進步和知識的更新，企業的壯大和業務的增多，現在的賬務早已不是過去的“結繩記事”和“十指記事”所能表達清楚的了。為了使財務管理有據可循，就必須準確記錄每一筆經濟業務，並妥善保管每一本賬簿，以便於查賬。
常識33 什麼是原始憑證？
賬務管理是企業管理的核心，它的實質是對企業經濟行為的一種記錄與反映，而賬務管理的依據就是憑證。憑證是對企業所發生經濟行為的最直接證明，從這裏可以看出管理這些憑證的重要性。可以說隻要管好了這些憑證，也就管好了自己的賬務。
原始憑證的定義是：在企業經濟業務發生或者是完成以後所取得或填製的，用以明確相關經濟責任，載明經濟業務的具體內容和完成情況的書麵證明，是進行會計核算的原始資料和重要依據。
對於原始憑證的種類，可以依據不同標準進行不同劃分。
1．按其來源不同，可分為外來原始憑證和自製原始憑證
外來原始憑證，按其字麵意思理解，就是企業與其他單位發生經濟業務，從本企業以外的單位或個人那裏取得的原始憑證。既然是從外部獲得，那外來原始憑證種類和格式就不能由企業會計人員自行選擇。
自製原始憑證是經濟業務發生時，由本企業內部有關部門或個人自行填製的原始憑證。相對而言，自製原始憑證，其一部分可以由會計人員根據業務核算需要自己確定。
2．按其填製方法不同，可分為一次憑證、累計憑證、記賬編製憑證和彙總憑證四種
一次憑證是指憑證填製手續是一次完成，用以記錄一項或若幹項同類性質經濟業務的原始憑證。財務管理的大部分對象都是一次憑證，如收貨單、發貨單、原材料購買發票、付款收據、費用報銷單等。
累計憑證是指在一個時間段內對同類經濟業務進行的記錄，在期末的時候按其累計數作為記賬依據的自製原始憑證。主要適用的對象是經常重複發生的經濟業務。
記賬編製憑證是指由會計人員根據已經入賬的結果，對某些特定事項進行歸類、整理而編製，這種根據賬簿記錄而填製的原始憑證，稱為記賬編製憑證。
彙總憑證是指為了簡化一些賬務的管理，在實際工作中對經常重複發生的同類經濟業務的原始憑證定期加以整理、彙總而另行編製的自製原始憑證，又稱原始憑證彙總表。
3．從建賬角度講，還可以分為部門外部憑證和部門內部憑證
外部憑證是指財會以外的部門和人員填製的憑證，由財務人員加以審核的憑證。相對而言，部門內部憑證，則是企業財務部門內部所填製的憑證。
常識34 原始憑證應該包含哪些要素內容？
憑證的分類之所以五花八門，是由管理對象多樣性決定的。企業在經營過程中，會遇到多種多樣的經營活動，所以就會有許多的憑證需要管理。無論管理對象怎樣複雜，它的目的隻有一個，那就是管理好企業的財務活動，認識到這一點，也就尋找到了財務管理活動的最重要標準了。
無論憑證的格式有著怎樣的差別，他們都有著更多的要素內容，並且這也是自己管理這些憑據的主要依據。一個憑證必須包含以下這些內容：
1．憑證的名稱；
2．填製原始憑證日期；
3．填製原始憑證單位名稱或填製人姓名；
4．經辦人員簽名或者蓋章；
5．接受原始憑證單位名稱；
6．發生經濟業務內容；
7．所發生經濟業務的數量、單價和金額；
8．原始憑證一般還需要寫明憑證附件和憑證編號，以便於查找和管理。
常識35 原始憑證的填製要求與方法是什麼？
1．原始憑證的填製要求
（1）記錄要真實。原始憑證所填列的經濟業務內容和數字，必須真實可靠，符合國家有關政策、法令、法規、製度的要求；符合有關經濟業務的實際情況，不得弄虛作假，更不得偽造憑證。
（2）內容要完整。原始憑證所要求填列的項目必須逐項填列齊全，不得遺漏和省略；必須符合手續完備的要求，有關部門和人員要認真審核。
（3）手續要完備。單位自製原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定人員簽名蓋章；對外開出原始憑證必須加蓋本單位公章；從外部取得的原始憑證，必須蓋有填製單位公章；從個人取得的原始憑證，必須有填製人員的簽名。
（4）書寫要清楚、規範。原始憑證要按規定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易於辨認，不得使用未經國家公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且規範，小寫金額用阿拉伯數字書寫，不得寫連筆，在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白，金額數字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“——”，有角無分的，分位寫“0”；大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白，大寫金額到元或角為止的，後麵要寫“整”或“正”字，有分的，不寫“整”或“正”字。如小寫金額為￥2009．00，大寫金額應寫成“貳仟零玖元整”。
（5）編號要連續。原始憑證必須預先印定編號，遇到寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，並妥善保管，不得任意撕毀。
（6）不得塗改、刮擦、挖補。
原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處必須加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重新開出，不得在原始憑證上進行任意更正。
（7）填製要及時。各種原始憑證一定要及時填寫，在經濟業務發生之後，在最短時間內完成填製，並按規定程序及時送交會計機構，由會計人員進行審核。
2．原始憑證的填製方法
（1）自製原始憑證的填製方法
①一次憑證的填製方法。一次憑證的填製手續是在經濟業務發生或完成時，由經辦人員填製的。
②累計憑證的填製方法。它是由經辦人每次經濟業務完成後在其上麵重複填製而成的。
③彙總原始憑證的填製方法。在特定會計工作日，有關責任者根據相關經濟管理規則定期填製。
自製原始憑證填製方法舉例：
【例7-1】北京××公司購進電腦硬件一批，款項以銀行存款付訖。倉庫保管員驗收後填製“入庫單”，入庫單的樣式見表7-1。
表7-1 入庫單
單位名稱：北京××公司2010年11月5日
倉庫主管：陳× 倉庫保管員：王× 製單：王×
（2）外來原始憑證的填製方法
外來原始憑證一般由稅務局部門統一印製，或經稅務部門批準由經濟單位印製，在填製時加蓋出據憑證單位公章才有效，對於一式多聯的原始憑證必須用複寫紙套寫。
常識36 原始憑證如何審核？
審核原始憑證必須遵照國家統一會計製度執行，審核主要內容如下：
1．審核原始憑證合法性
審核所發生經濟業務是否符合國家有關規定的要求，是否有違反財經製度的現象。
2．審核原始憑證的真實性
原始憑證中所列的經濟業務事項是否真實，有無弄虛作假情況。
3．審核原始憑證的合理性
審核所發生經濟業務是否符合生產經營需要、是否符合有關計劃和預算等。
4．審核原始憑證的完整性
審核原始憑證是否具備基本內容，是否有應填未填或填寫不清楚的現象。
5．審核原始憑證的正確性
審核原始憑證相關數據計算的正確性，是否存在計算方麵失誤。
6．審核原始憑證的及時性
對憑證填製時間進行審核，是否在經濟業務發生或完成時及時填製，並進行及時傳遞。
在審核完成後，會計人員應該對相關原始憑證做如下處理：
（1）對於完全符合要求的，應及時據以編製記賬憑證並作出相關入賬操作。
（2）對於真實、合法、合理但內容不夠完全、填寫有誤的原始憑證，應退回相關經辦人員，由其負責將有關憑證補充完全、更正錯誤或進行重新開具，再辦理正式會計手續。
（3）對於不真實、不合法原始憑證，會計機構和會計人員有權不予受理，並向單位領導報告相關原因。
常識37 什麼是記賬憑證？
記賬憑證是會計人員根據審核無誤後的原始憑證，按照經濟業務事項內容加以歸類，並據以確定會計分錄後所填製的會計憑證。它是登記賬簿的直接依據。記賬憑證按照不同的標準也有其不同的分類：
1．依據所反映經濟業務是否與貨幣資金有關，可以分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證
收款憑證，它是用以反映貨幣資金收入業務的記賬憑證。實際工作中，出納人員根據貨幣資金收入業務的原始憑證填製而成，作為記錄貨幣資金的收入依據。
付款憑證，它是用以反映貨幣資金支出業務的記賬憑證。實際工作中，根據貨幣資金支出業務的原始憑證填製而成，作為記錄貨幣資金支出並付出貨幣資金的依據。
轉賬憑證。它是用以反映與貨幣資金收付無關的轉賬業務的憑證，根據有關轉賬業務的原始憑證或記賬編製憑證填製而成。
為便於識別，上述各種記賬憑證一般印製成不同顏色。
2．根據記賬內容的種類多少，又可將記賬憑證分為複式記賬憑證和單式記賬憑證
複式記賬憑證是把一項經濟業務所涉及的多種會計科目，集中填列在一張憑證上的記賬憑證，即一張憑證上登記兩個或兩個以上會計科目，既有借方，又有貸方。
單式記賬憑證是把一項經濟業務所涉及的會計科目，按每個會計科目分別填製不同表單上的記賬憑證，每張記賬憑證隻填列一個會計科目。
在這裏要說明的是，在出現一些特殊經濟業務時，就會需要同時編製兩種記賬憑證。比如銷售一批產品，一部分貨款已收到，另一部分貨款沒有收到，這個時候就需要同時編製收款憑證和轉賬憑證兩種。
在記賬憑證中，所包括的核心要素內容羅列如下：
（1）憑證名稱
（2）憑證填製日期
（3）憑證編號
（4）經濟業務事項內容摘要
（5）經濟業務事項所涉及會計科目及記賬方向
（6）經濟業務事項所纏身的金額
（7）記賬標記
（8）所附原始憑證張數
（9）會計主管、記賬、審核、出納、製單等有關人員簽章
常識38 記賬憑證該如何編製？
1．記賬憑證編製的基本要求
（1）記賬憑證各項內容必須完整。
（2）記賬憑證應連續編號。一筆經濟業務需填製兩張以上記賬憑證的，可采用分數編號法編號，如9號憑證由兩張構成，編號應分別為9-1 ／ 2，9-2 ／ 2。
（3）記賬憑證的書寫應清楚、規範。相關要求同“原始憑證”。
（4）記賬憑證可根據若幹張同類原始憑證彙總編製，但不得將不同內容和類別的原始憑證彙總填製。
（5）除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。
（6）填製記賬憑證時若發生錯誤應當重新填製，可用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填製一張正確記賬憑證，並注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。
（7）記賬憑證填製完成後，如有空行，應當自金額欄最後一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處畫線注銷。
2．收款憑證編製
收款憑證左上角“借方科目”欄按收款性質填寫“庫存現金”或“銀行存款”；日期填寫編製本憑證的日期；右上角填寫編製收款憑證順序號；“摘要”欄填寫對所記錄經濟業務的簡要說明；“貸方科目”欄填寫與收入現金或銀行存款相對應會計科目；“記賬”欄是指該憑證已登記賬簿的標記，防止經濟業務事項重記或漏記；“金額”欄是指該項經濟業務事項的發生額；該憑證右邊“附件××張”是指本記賬憑證所附原始憑證的張數；最下邊分別由有關人員簽章，以明確經濟責任。