第三章行政辦公室管理(2 / 3)

(1)該項調查的意義概述;

(2)闡述前人的研究成果;

(3)介紹本次調查的範圍、對象、時間、地點、方法、程序;

(4)揭示調查事實,分析研究成果;

(5)總結與討論,進一步辨明事物發展的趨勢和方向;

(6)提出作者的觀點和建議;

(7)注明參考資料。五、如何進行辦公室調查研究工作辦公室的具體事項調查研究工作六、辦公室調查研究的工作流程第三節 辦公室的布置一、建立辦公室的重要性

辦公室雖然與其他職能部門同屬一個序列,但是,其他職能機構是管理層、執行層,辦公室則是中介層,直接輔助經理的工作。辦公室的作用主要包括以下幾個方麵:

(一)參謀作用

作為經理的參謀,辦公室應做好如下工作:

(1)收集決策所需的信息;

(2)對呈閱的文件要調查研究;

(3)對會議要提出建議和意見。

(二)助手作用

作為經理工作的助手,辦公室應做好如下工作:

(1)協助經理承辦好各項事務;

(2)協助經理做好協調工作;

(3)協助經理做好各種決策的布置和督促檢查工作。

(三)服務作用

所謂服務作用,指辦公室承擔著為同一級各職能部門和下級各單位服務的職責。 (四)耳目作用 所謂耳目作用,又稱為信息.反饋作用,指辦公室在企業管理工作中具有了解情況、掌握情況、報告情況的職責。也就是說,辦公室要掌握信息、傳遞信息,並及時進行信息反饋。

二、辦公室室內布置的原則

為保證辦公室的工作環境,布置辦公室時應遵循以下原則:

(1)光線應來自左方,以保護視力;

(2)常用設備應布置於靠近使用者的位置;

(3)同一辦公室員工應朝同一方向辦公,不宜麵麵相對,以免相互幹擾和閑談;

(4)各座位間通道要適宜,應以事就人,不以人就事,以免往返浪費時間;

(5)辦公桌應按照直線對稱的原則和工作線的順序排列,氣流應以最接近直線為佳,防止逆流與交叉現象;

(6)領導座位應安排於辦公室後方,既便於監督,又不因領導接洽工作而分散員工的注意力;

(7)最好以每5 m。設置一部電話機為宜,以避免接電話離座位太遠,既容易錯過重要電話,又容易分散精力。

三、辦公室室內設備的配置

辦公條件的好壞,環境的優劣,不僅會直接影響工作人員的身體健康,而且會影響員工的工作效率。一般而言,為滿足行政活動的要求,提高工作效率,辦公室內還應配置一些必要的設備:

(1)恰當的照明設備;

(2)舒適的座椅;

(3)良好的空氣流通,要有窗戶;

(4)適宜的室內溫度;

(5)文件和各種參考資料伸手可及;

(6)周圍有可供回旋的餘地;

(7)有一個可以集中思考的地方;

(8)辦公桌上有足夠的空間;

(9)辦公場所要安靜;

(10)有一個必要時可以稍作休息的地方;

(11)具備隨時可以移動室內辦公用具的條件。四、辦公自動化設備的安裝

安裝辦公自動化設備應講求合理性,以免影響環境,進而影響員工的辦公效率與身體健康。

(一)配線設置

(1)配線不可外露於腳下;

(2)配線應有足夠的配電容量與通信容量;

(3)配線的更換、增設應簡便易行。

(二)噪聲防範

(1)不可讓設備噪聲外泄至工作空間;

(2)對工作空間的噪聲進行適當阻隔,以免影響其他工作人員。