美國著名經濟管理學教授彼得·F.德魯克認為:“管理者工作的有效性不是從他們的任務開始,而是從掌握時間開始。”所以,有效的管理最顯著的特點之一,就在於把握時間。
伏爾泰問:“世界上,什麼東西是最長而又是最短的;最快的而又是最慢的;最能分割的又是最廣大的;最不受重視的又是最受惋惜的;沒有它,什麼事情都做不成;它使一切渺小的東西歸於消滅,使一切偉大的東西生命不絕?”
這就是時間。每個人的生命都是有限的,但是能在有限的生命中充分利用好自己的時間,就可以讓自己活得精彩。另一方麵,人們必須認識到一小時並不等於60分鍾的工作效率,大部分人都隻是利用了其中的幾分鍾而已。
所以,那些想延長自己生命的人們,應該把時間當做一種資源、資本,充分利用分分秒秒,這就在無形中延長了自己生命的有效性。世界上所有偉大發明創造的價值就在於提高效率,從而延長人類的生命。比如,瓦特的蒸汽機,亨利·福特的汽車流水線等等。
在今天這個競爭激烈的商場,誰能夠提高工作效率,誰就占得了先機,而充分利用時間又是一個必須懂得的技巧。美國著名經濟管理學教授彼得·F.德魯克認為:“管理者工作的有效性不是從他們的任務開始,而是從掌握時間開始。”所以,有效的管理最顯著的特點之一,就在於把握時間。
為什麼有的主管可以從容不迫地,高效能地完成每天的工作,而有的主管忙來忙去,必須通過加班才可以完成工作。這涉及了一個時間與效率的因果聯係問題。那麼,主管應該如何有效地利用時間,讓效率來延長自己的生命長度呢?
(1)工作要有計劃性。主管在工作之前,應該花上幾分鍾的時間,確定自己每天的工作目標。做事有計劃性是一個很好的習慣,可以保證工作的有序性,即使因為突發事件被打斷,也可以輕鬆地回歸到原來的工作上去。
伯利恒鋼鐵公司總裁舒瓦普請效率專家利進行企業診斷,總裁介紹說:我們知道自己的目標,但不知怎樣更好地執行計劃。
利說可以在10分鍾內給他一樣東西,這東西能把公司的業績提高至少50%。利遞給總裁一張空白紙條,讓他在紙上寫下第二天要做的6件最重要的事。
總裁寫完內容後,利讓他在紙條上用數字標明每件事對總裁及公司的重要性次序。利接著說:“現在把這張紙放進口袋。明天早晨第一件事是把紙條拿出來,做第一項。不要看其他的,隻看第一項。著手辦第一件事,直到完成為止。然後用同樣的方法對待第二項,第三項……直至你下班為止。如果你隻做完第五件事,那不要緊。你總是做著最重要的事。”
整個會見曆時不過半個小時。幾個星期後,利收到一張2.5萬美元的支票和一封信。舒瓦普在信上說,從錢的觀點看,那是他一生中最有價值的一課。
工作計劃和工作時間、工作目標具有相輔相成的關係。按照計劃完成自己設定的小目標,讓自己清楚地知道現在與未來的大目標有多遠。在計劃和目標的督促下,主管要對自己有所承諾和激勵。所以,要想提高工作效率,必須有計劃地工作,管理好自己的時間。
(2)對自己有個了解,工作效率最高的時候來處理最重要的工作。誰的大腦也不可能整天都保持著興奮的思考狀態,既然如此,不如統籌做事。很多主管工作很努力,但卻用的是蠻力。有的時候,主管要學會“不釣小魚釣鯨魚”的原則。如果主管抓了100條小魚,所擁有的不過是滿滿一桶魚,但如果多動頭腦,在抓住了一條鯨魚之後,也許還有機會去抓一些小魚。
(3)作為主管不要被“緊急事情”牽著鼻子走。身為一名主管遇到問題不能慌亂,隻有自己能夠冷靜下來,下屬才能夠安心。工作中一些緊急的事情不一定是重要的工作,重要的事情不一定緊急。有的主管總是把自己弄得像沒頭的蒼蠅一樣亂撞,浪費了寶貴的時間不說,還有可能使整個團隊做了很多無用功。主管要善於抓“關鍵”的問題,才能夠達到事半功倍的效果。
時間對每個人是公平的,誰也沒有資格批評時間。主管覺得時間匆匆流走,是因為他們沒有有效地利用自己的時間。隻有當你珍惜每一分每一秒的時候,你才會覺得時間放慢了腳步。那些還在抱怨時間過得太快,很多事情還沒有來得及完成的主管,應該檢討一下自己對時間的管理能力。
莊子說過:“生非我所求,死非我所願,但生死之間的歲月卻唯我所用。”一個人控製不了自己的生和死,但可以控製屬於自己的那段最寶貴的生命之旅。一個人不能夠延長自己的時間,但可以提高效率,別人用50年才實現的人生目標,可能你隻需要10年就已經實現了。