本教程使用的文書，專指公文書，而不包括私文書。但需要注意，區分其是公文書還是私文書，不是基於作者是組織還是個人的不同，而是基於這種文書是否與社會組織的活動產生直接的功用關係。即使是私人作者，若其文書與社會組織的活動產生直接的功用關係，那就是公文書，否則就是私文書。例如：私人與私人之間純私人事務的通信就是私文書，但私人與私人之間通信的內容是代表組織為著非私人事務進行的，那就不是私文書而是公文書，還有一些以履行社會公共事務為己任的偉人之間的通信，大多屬於公文書的範圍，如馬克思致恩格斯的信。另外還有像個人簡曆、求職信、競爭上崗演說詞、入黨申請書等，雖然它們的作者是私人，但它們卻屬於公文書，因為這些文書與特定組織的活動有著功用關係，如企本講分為五節，主要講授文書、公文、文件的基本概念及其聯係與區別；介紹公文的分類；闡述機關公文的基本特征；探討機關公文的功能和作用；分析機關公文的效力。
事業單位依據個人簡曆和求職信決定是否錄用人員，黨組織依據入黨申請研究申請人入黨的問題等。至於機關、團體、組織領導人的職務作品，那當然就更屬於公文書了。
在人的層麵上，文書是指從事文書工作的人員。廣義的文書包括秘書、公文寫作人員、公文處理人員、機要文書工作人員、文書檔案管理人員以及在文書工作部門如辦公廳室工作的主要業務人員。但現在已經很少使用這個層麵上的文書概念。狹義的文書是一種職務名稱，大體相當於“秘書”的概念，但大多使用於較為基層的機關單位，如鄉文書、村文書等。
公文，也有廣義和狹義之分。廣義的公文指的就是前麵我們所講的狹義的公文書的概念，即需要與社會或他人發生傳輸和受用關係的屬於公務活動或與公務活動有關的文書。狹義的公文僅指黨政機關、社會團體、企事業單位和其他社會組織及其行使公務職責的成員製作的，屬於公共活動範圍或與公共活動緊密相關的，具有規範體式的文書。廣義和狹義的區別在於是否有法定的公共管理職責。如縣人民政府發布的關於加強護林防火工作的通知、縣衛生防疫站發布的關於對食品衛生進行檢查的通知就屬於狹義的公文，也屬於廣義的公文，但某企業發布的關於做好產品調查工作的通知，就不屬於狹義的公文，而隻是廣義的公文。漢語中的公文一詞初見於西晉陳壽《三國誌·魏誌·趙儼傳》中的“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”（見上海辭書出版社1999年版《辭海》）。
本教程使用的是廣義的公文概念，即除了具有法定或特定的公共管理職責的機關、團體和單位的公文外，還包括沒有法定或特定的公共管理職責的社會團體、企事業單位和其他社會組織在本團體、本機關、本單位、本組織的管理活動中形成的具有規範體式的文書。
文件，與公文事實上是同義詞，是從不同角度對同一事物的不同表述。同公文一樣，也分為廣義和狹義兩種概念。廣義的文件指的就是前麵我們所講的廣義的公文。狹義的文件是指黨政機關、社會團體、具有公共行政管理法定職責的企業法人和其他組織，根據特定的目的，依照特定的體式製作的記錄、儲存、傳遞、運用信息的物質形態的具體文書。漢語中的文件一詞，初見於清末。常常作為“文書”、“公文”的同義詞使用。本教程使用廣義的文件概念。
文書、公文、文件三者表達的是同一事物的不同角度的概念。在三個概念中，從文書到公文再到文件，集合度一個比一個更低，外延一個比一個更小，內涵一個比一個更深，內容一個比一個更具體。文書是對事物的高度抽象，表述所有這方麵的通稱；公文是對事物的泛指，表述文件的概念形態的意義；文件是對事物的特指，指以物質形態存在的某一個具體的公文。
例如：“他從事的是文書工作職業”，一般不說“他從事的是公文工作職業”或“他從事的是文件工作職業”；“公文寫作是一項十分艱苦的勞動”，一般不說“文書寫作是一項十分艱苦的勞動”或“文件寫作是一項十分艱苦的勞動”；“我馬上要去辦公廳取一份文件”，一般不說“我馬上要去辦公廳取一份文書”或“我馬上要去辦公廳取一份公文”。
本教程如果沒有特別說明，所使用的“文書”、“公文”、“文件”均為同義詞。在本教程中，有時為了區別的需要，把比較正規的具有規範體例和格式及莊重意義的公文稱為“文件”，而把非正式的沒有嚴格體例、格式和莊重意義的公文稱為“文書”或“文書材料”。如把“命令”、“政府工作報告”等稱為“文件”，而把“歡迎辭”、“祝酒辭”、“經驗交流材料”等稱為“文書”或“文書材料”。
根據運用的領域不同，公文可以分為機關公文、商務文書、法律文書、外事文書、社會生活類文書五大類。
機關公文是指政黨機關、國家權力機關、國家行政機關、國家司法機關、政治協商機關、國家軍事機關、人民團體、企事業單位和其他社會組織的管理機關用來進行決策、指導工作、溝通情況、辦理公務、協調和處理上下左右內外關係的公務文書。機關公文具有規範的體例和格式、特定的效力和既定的功能作用。其規範的體例和格式依規則確定或依慣例約定俗成。如黨的機關公文的體例和格式由《中國共產黨機關公文處理條例》規定；國家行政機關公文的體例和格式由《國家行政機關公文處理辦法》規定；企事業單位參照《國家行政機關公文處理辦法》或依自己的慣例辦理；其他機關依各自的章程、規定或慣例辦理。其特定的效力來自於該組織或機關由法律法規或製度設定的職權。如黨的機關公文的效力來源於《中華人民共和國憲法》和《中國共產黨章程》的規定，及於其所轄範圍的所有機關、組織或成員；國家行政機關公文的效力源於其法定的職權，及於其所轄範圍的所有機關、單位、組織和社會公眾；具有法律授權或國家行政機關授權的單位或組織的公文的效力依有效授權確定；企事業單位和其他組織的公文在本單位、本組織的效力來源於有關法律法規的確認及本組織章程的規定，及於其單位或組織內部。公文既定的功能因每一個具體公文的製作目的而產生，或公布決策，或部署任務，或安排工作，或通知事由，或請示事項，或報告情況，或答複問題，或商洽工作，或交流信息。