如果通知的內容較多，還可以安排第二層次的結構，寫為結構式。
落款寫發文機關和發文日期，標注於正文結束之後。
轉換性通知轉換性通知是起草技術比較簡單的一種文種。我們分轉發上級機關來文的通知、批轉或轉發下級機關來文的通知和印發機關自製獨立文件的通知三種情形來講。
標題的格式主要有兩種，一種是常規格式，一種是壓縮格式。
如果被轉發的文件本身就是上級機關轉發的文件，轉發層次太多，一層一層轉發會出現太多的文種重疊，則采用壓縮標題格式。
壓縮格式適用於兩種情況，一種是被轉發的文件本身就是上級機關轉發的文件，一層一層轉發會出現太多的文種重疊的；另一種是被轉發的文件其標題文字太長的。
采用壓縮格式的標題，需在引言中寫清楚被轉發文件的機關及其文件的原標題全稱。
受文機關使用常規的公文處理辦法。
引言和正文主要有兩種格式：一種是簡易式，一種是貫徹式。
簡易式就是發文機關隻轉發被轉發的文件，而不提出自己的要求，引言和正文合而為一，引言就是正文，正文就是引言，整個正文一般隻有一個相對固定的句式。這個相對固定的句式是：“現將（機關名）關於（主題內容）的通知（或其他文種）轉發你們，請認真貫徹執行（貫徹落實）或請遵照辦理”。正文即已結束，往後就是落款。
貫徹式就是發文機關在轉發文件的同時，從本地本部門的實際出發提出貫徹落實或辦理的要求。這種格式的引言和正文是分開的。引言與簡易式相同。引言寫完後，可以用“結合我省（市、縣、局等）實際，提出如下要求”的句式引出正文的內容即貫徹落實的要求。也可以不用這個句式，轉發意思表達完後提行直接提出要求。
轉換性通知的正文一般篇幅都不長，多為根據本機關的實際，運用分點式的格式，提出貫徹落實性的、補充性的、要求反饋彙報之類的內容。也可以不用分點式，而用自然過渡式分若幹自然段來寫。正文如果較短，還可以直接在引言後麵表述或單列一個自然段來寫。
批轉下級機關來文的通知與轉發下級機關來文的通知格式上是一致的，不同的是批轉在正文裏麵一般有批示和要求。
如果需要批示的內容比較多，可以采用分點式一一表述。
印發自製獨立文件的通知是指印發由本機關自己製定的獨立成為一個完整的文件的通知。
適用於以下幾種情形：印發本機關製定的行政規章或其他規範性文件。
印發本機關製定的管理製度類文件。
印發本機關製定的需要經過文種轉換的文件，如《工作總結》、《工作計劃》、《工作要點》等，因為總結、計劃、要點等這些文件的名稱不屬於黨政機關的法定公文文種，需要經過文種轉換才能正式上報或下發。
印發本機關製定的需要貫徹落實或辦理的工作方案等。
印發自製獨立文件的通知的格式十分簡單。
平行文通知的目的是與不相隸屬機關商洽和請求配合工作，它與下行文通知的格式、內容和語氣有所不同。需要注意幾點：所通知的工作事項不能越權越位，即不能超出本機關的職責職權範圍。
所通知的工作事項一般是事務性具體工作，而不能是政策性強的工作事項。政策性強的事項應當經過先行協商一致（如函商、麵商、座談、征求意見等），或采用報請上級機關批準（如報告、意見、方案等）後由上級機關發文或相關機關聯合發文的辦法。
采用平行文語氣，不能出現指令性語氣或強硬要求的語氣。但通知畢竟是通知，而不是函，因此，希望受文機關協助怎麼辦的內容必須是明白準確的。這也是平行文通知與函的不同點所在。
通報是機關用於表彰先進、批評落後、傳達重要情況的一種下行文。根據通報的用途，表彰通報就是用於表彰先進的通報。日常工作中我們常說的通報表彰就是運用通報這種文種來實現的。其用途包括三個方麵：用於表彰在工作中創造出新辦法、新舉措、新經驗，工作成效顯著的先進集體或個人；表彰在搶險救災、突發事件處理和其他危急關頭為保護國家和人民生命財產作出貢獻的先進集體或個人；表彰在社會生活中弘揚正氣、秉傳人文精神、堪為學習榜樣的先進集體或個人。
批評通報就是用於批評落後的通報。日常工作中我們常說的通報批評也是運用通報這種文種來實現的。其用途包括四個方麵：用於批評對上級機關的重大決策部署貫徹落實不力，或者有令不行、有禁不止、我行我素的集體、個人或行為；用於批評工作被動、敷衍塞責、影響全局工作開展的集體、個人或行為；用於批評在搶險救災、突發事件處理和其他危急關頭領導不力、工作被動、指揮失誤，導致國家和人民生命財產損失擴大的集體、個人或行為；用於批評工作和社會生活中的歪風邪氣和敗壞社會風氣的集體、個人或行為。
情況通報就是用於傳達重要情況的通報。其用途包括以下四個方麵：用於通報某些重大工作事項的進展情況和重要決策的貫徹落實情況，以便大家周知和注意，促進決策和工作更好地落實；用於通報某些重要問題的決定和處置情況，以便下級機關或組織知曉，在工作中引起注意或重視；用於通報某些即時性、突發性事件的處置情況，以便大家周知；用於通報一些違法違紀幹部的處理情況，以便警醒他人。
通報的受文機關的標注有兩種辦法。一種是前置標注，置於標題之下正文之前頂格排列，大多用於有遵守或貫徹要求內容的通報，如表彰通報、批評通報和特別重要的情況通報。另一種是後置標注，不在開頭標注，而在文尾的發送標識域內標注，大多用於遵守、要求或注意事項較少的一般情況通報、表彰通報、批評通報。