表彰通報的正文一般包括以下幾個部分：先進事項或人物的事由與情況；先進事項或人物的精神；機關的表彰決定；對先進的希望和要求向先進學習的號召。
批評通報的正文一般包括以下幾個部分：批評事項或人物的事由；批評事項或人物存在的主要問題；批評事項造成或容易造成的影響或後果；需要從批評事項或人物中吸取的教訓和注意事項或要求。
由於工作和社會活動的多樣性和複雜性，情況通報可能涉及的具體情況較為複雜，常用的主要有重要決策貫徹落實情況的通報和重大工作事項進展情況的通報（政策性通報），重要問題處置情況的通報（問題性通報），即時性、突發性事件處置情況的通報（事件性通報），違法違紀問題處理情況的通報（違紀性通報）。
政策性通報的正文包括：決策事項的來由和精神；貫徹落實或實施的情況；需要注意的問題或有關要求。問題性通報和事件性通報的正文包括：問題或事件發生的來由、過程和結果；問題或事件的處置情況；對問題或事件發生的原因的分析及需要從中吸取的教訓和處置經驗；需要注意的問題或有關要求。
違紀性通報的正文包括：違法違紀單位或人員的情況；對違法違紀單位或人員的處理或處分決定；對違法違紀行為的分析包括原因、危害、後果等；需要吸取的教訓；重申有關法紀要求。
上述若幹種通報的寫作方法各有不同，但基本要求和原理是一致的，可以把通報的寫作要領作如下歸納：簡潔凝練。先進事跡、先進集體、先進人物的基本情況和事由，批評事項的來由，要簡潔凝煉，幹淨利落，交待清楚即可。這一部分不是通報的主體，因此不可繞山繞水，洋洋灑灑，長篇大論。
明確具體。先進事跡、工作業績、批評事項的情況，批評事項或人物存在的主要問題，要明確具體。這一部分是通報的第一個主要部分，要盡可能詳實具體一些，避免停留於概念性、抽象化的表述，以增加可信性和感染力。但通報畢竟是公文，而不是人物通訊、報告文學或經驗交流材料，又不能進行過分的描寫和瑣碎的評介。
清楚明白。重大決策精神或重要工作開展情況要清楚明白。這是政策性通報的寫作要求。政策性通報的主要目的是傳達重大決策的貫徹落實情況或重要工作的進展情況，以利於指導工作的進一步開展，因此要闡述清楚決策的主要精神，便於更好地貫徹落實。深厚博大。由於表彰通報和批評通報的目的都是為了彰顯先進、鞭策落後、獎優戒劣，挖掘通報內含的精神是通報的第二個主要部分。對先進事跡展現出來的創業奉獻精神，先進人物的崇高精神境界，對高尚精神的分析與評介，所批評的事項造成或容易造成的影響或後果，違法違紀行為的原因、危害、後果的分析，需要吸取的教訓，等等，要深刻分析，有深度，有高度，有可信度，有感染力。
簡單明了。對機關的表彰決定、對違法違紀單位或人員的處理或處分決定，隻需要表述清楚機關的決定精神即可，不必展開闡述。
切實可行。對先進集體和個人的希望、向先進學習的號召、從通報批評中需要引起重視或注意的事項、對有關法紀黨紀政紀的重申，是通報的第三個主要部分。要客觀真實、切合實際，具體可行，有可操作性。
意見是一種既可作上行文又可作下行文使用的文種，考慮到一個文種不便於在上行文和下行文兩處分開來處理，故把意見放在下行文裏來統一講，需要注意把握。
意見是機關用於對工作中的某些重要問題提出見解或處理辦法，下發下級機關用以指導工作開展，或者向上級機關提出意見和建議，供上級機關決策使用的一種文種。意見是一個多屬性的文種，既可以作為上行文使用，也可以作為下行為使用；意見又是一種靈活性很大的文種，既可用於特別重要的問題或特別重大的工作事項，也可用於雖然不是特別重要但涉及麵較廣、需要時間較長的工作事項。
意見在過去的公文寫作實踐中，是作為準文種而非正式文種對待的，在黨的機關公文和國家行政機關公文處理規定中都沒有這個文種。1996年5月3日發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》才分別在黨和政府的公文處理法規中作為正式文種予以確認。由於意見的伸縮性、靈活性較大，所以在日常工作中使用較為頻繁。
根據意見的不同用途和行文方向，意見分為上行意見和下行意見。
上行意見上行意見是就機關自身不能決策或涉及麵較廣需要上級機關決定或其他多個機關配合的某些重要工作事項，提出見解、主張和具體處理辦法，報送上級機關，供上級機關作為決策的基礎和依據。上行意見往往要通過請示或報告這種典型的上行文來進行文種轉換後上報上級機關，意見本身是不標注受文單位的。
上級機關研究同意後，分別不同情況作出以下處理：對特別重大的工作事項，直接以上級機關自製文件的形式發文，而不用批轉或轉發。
原發文機關的意見隻相當於上級機關文件的代擬稿。
對較為重要的工作事項，由上級機關以自己的文件批轉或轉發各下級機關、相關部門或基層單位執行。
對涉及麵較廣的一般性的工作事項，上級機關同意後通知意見報送機關，由意見報送機關以自己的名義發文，可冠以“經上級機關同意”字樣。
上級機關認為不屬於自身決策範圍而應由下級機關自行決定的，不予研究，而告知意見報送單位自行決定和處理。
上行意見的意義在於：意見所指向的工作事項，往往超出本機關的決策權限，需要借助上級機關的權力來決策和實施。