(一)文員氣質及其對工作的影響
氣質對於文員的實踐活動具有較大的影響，它是影響文員心理活動的重要因素之一。
1.文員氣質對其活動效率的影響
氣質在人的實踐活動中並不起決定作用，但它在很大程度上影響著活動的效率。不同氣質類型的人在處理相同的事情時會表現出比較明顯的差異。
文員由於工作需要形成了許多分工，有專管文字工作的文字文員，有專管事務的行政文員，有負責文件印章和通信的機要文員等。膽汁質和多血質的人在處理日常事務、與各方麵打交道中能夠熱情主動，因而能夠高效率地完成工作；粘液質和抑鬱質的人由於安靜穩定，能夠比較耐心細致，不出差錯，較順利地完成任務。
2.根據文員的氣質類型進行合理分工
膽汁質類型的文員適合於從事鼓動組織類型的工作。當領導製定出一項新的決策時，如果由膽汁質類型的文員去發動和組織工作，能夠製造比較熱烈的工作氣氛，造成一種情緒感染。這種類型的文員辦事果斷，不拖泥帶水，適合於處理辦公室的日常事務工作和進行具有開創性的組織工作。
多血質類型的文員由於靈活敏捷、活潑好動，善於與各種熟識的和不熟的人打交道，適合於從事對外聯係、交際方麵的工作，同時還適合於處理各種人際關係的協調工作，能夠比較靈活地解決各種人際矛盾與爭端。
粘液質類型的文員由於比較沉著冷靜，注意穩定而工作踏實，適合於從事材料綜合及文件處理方麵較細心的工作，能夠做到工作有條理性。
抑鬱質類型的文員由於感受性強，思維周密、深入，直覺性強，分析問題較深刻，有一定的預見性，因而適合於從事文件起草和提供谘詢工作，能夠深化領導的思想，使工作經驗係統化。
(二)文員的氣質修養
氣質隻影響人們智力活動的方式，並不能決定人們智力發展的水平，不能決定一個人活動的社會價值和成就的高低。每一種氣質的人都可能成為偉大的天才，也可能成為碌碌無為的庸人。人類曆史上不同氣質類型做出偉大成就的大有人在。俄國的四位著名作家普希金、赫爾岑、果戈裏和克雷洛夫就是四種不同氣質的代表。普希金具有明顯的膽汁質特征，屬於“不平則鳴”的典型詩人氣質；赫爾岑具有多血質的特征，他一生不斷地積極參加革命活動；克雷洛夫屬於粘液質，是一位新聞工作者，從事寓言寫作；果戈裏屬於抑鬱質的氣質類型，他的一部《死魂靈》描寫深刻、入木三分。他們都在文學上取得了傑出的成就。
人的氣質類型本身並無好壞之分。每一種氣質既有積極的一麵，也有消極的一麵。例如：膽汁質的人既可以成為熱情主動、生氣勃勃的人，也可能成為急躁任性、易發脾氣的人；抑鬱質的人既可以成為情感深刻而穩定、觀察細致而敏銳的人，也可能成為孤僻羞怯的人。因此，那種認為某種氣質優越的觀點是站不住腳的。一個人隻有不斷加強氣質修養，有意識地控製和克服不良氣質的影響，才能形成良好的氣質品質。
文員工作者應該根據自己的工作特點，不斷加強氣質修養，不斷增強自己對工作的適應性，培養出良好的氣質品質：
1.了解自己的氣質類型
隻有正確地了解自己的氣質類型，才能做到心中有數，有針對性地培養優良的氣質品質，克服不良的氣質影響。既不能因為自己具有某種氣質而沾沾自喜，也不能因為自己某種氣質而懊喪。隻有清楚地認識自己的氣質類型，才能辨別出哪些是自己的優勢所在，哪些是自己必須克服，從而自覺地加強氣質修養。
2.培養良好的氣質品質
人的氣質雖然帶有生而有之的特點，但在後天的社會化過程中，還是能夠被意誌所控製的。文員工作者加強氣質修養，就是要通過培養各種能力而彌補自己的氣質缺陷，同時能充分發揮自己的氣質優勢，更積極主動去開展工任務。所謂“江山易改，本性難移”，並不是一種科學結論，而隻是一種誇張，人的氣質是可以逐步發生變化的。隻要文員工作者具有明確的意識，有堅強的意誌，是一定能夠克服各種不良的氣質傾向的。
(三)優雅氣質的表現
1.迷人、優雅行為的表現包括
①為別人握住門把手幫助開門。
②協助別人脫外衣和就坐。
③先替別人服務。
④稍作鞠躬以表示感謝他人到場。
⑤吻手背而不是臉頰。
⑥先請年長者，隨後是女士和兒童。
⑦主動把自己的座位讓給別人。
⑧當眾向男女主人敬酒。
⑨客氣地使用“請”、“謝謝”、“請勞駕”、“請允許我……”等語言。
⑩向聽眾使用親切的詞語，譬如說“我親愛的朋友們”、“我的同事們”、或者“我親愛的家庭”等。
2.具有個人魅力的人這樣表現自己
①易於接近。
②對別人報以關心。
③在舉止言行方麵表現出自尊和信心。
④不過份看重自己。
⑤給別人以同情、溫暖、關心和體貼。
3.女性修養的表現
說起修養，有的女性也許覺得這是個很神秘的東西，認為這是有文化有地位的人才擁有的特權，其實不然。每個平常的女性都應該注意自己的修養，而且隻要你重視它，也就能做到很有修養。
如何加強自己的修養呢?你不妨從以下六個方麵做起。
(1)別趕時髦
一些女孩見到電影裏或街頭上的流行時裝，便不加選擇地效仿，似乎如此這般便能展示自己的良好形象。其實，服飾應以自然和諧為宜，奇裝異服不但浪費錢財，且易引起別人的反感。大多數男孩對趕時髦的女孩存有戒心，怕今後的微薄薪水應付不了她時髦的消費。
(2)把握“撒嬌”的分寸
“撒嬌”對女孩來說是一種特有的天然魅力，戀愛中不能不“嬌”。但女性的撒嬌要注意對象、場合、時間，不然，到處撒嬌，隻怕會被別人當作泥巴一樣甩掉。