記憶內容具有準確性。準確性就是客觀、正確地記住感性材料，追求準確無誤，不可模糊含混、似是而非。
記憶時間要有持久性。文員活動的特殊性，決定了其對某些材料須做持久的記憶，如基本知識、規章製度、黨和國家的重要方針政策、本單位的重大情況和重要數據等。文員應根據工作需要，對上述材料較長時間地保持記憶。
(3)文員的思維力
文員必須具備良好的思維力，勤思善謀，發揮參謀和智囊的作用。
(4)文員的想象力
文員隻有在獲取大量信息的基礎上參與想象力，才能使智力飛騰起來，翱翔天際，“思接千載，視通萬裏”，從而進行創造性思維和有效的輔助活動。
(5)文員的注意力
在文員的智能活動中，注意力起著組織和維持的作用。如果沒有注意力的參加，智力活動乃至一切心理活動就難以順利而有效地發生、發展和形成。一個優秀的文員必須具備良好的注意力，不斷地在實踐中培養和改善，否則將難以有所作為。
(6)文員的表達能力
文員要傳遞和反饋信息，要為領導出謀獻策、充當參謀，需要較強的表達能力。表達能力主要有兩種形式：
①文字表達能力即寫作能力，是文員尤其是文字文員的基本功和“看家本領”。現代文員的寫作範圍很廣，但主要是要善於撰寫各種體式的公務文書和常用的應用文書。
②口頭表達能力。此即運用口頭語言表達事物、事理的能力。文員經常向領導口頭彙報工作、回答問題、提出建議，或代表組織到下級機關口頭傳達領導指示，或隨同領導參加會議、會談，或到基層作調查研究，或協助領導協調關係、對外接待等等，需要使用口頭語言的機會很多。這就要求文員講話時既要言之有物、言之成理、簡練生動，又要條理分明、口齒清楚、普通話使用正確。
(7)文員的辦事能力
“辦文、辦會、辦事”曆來被稱為文員的三大任務。文員每天都要麵對大量的事務工作，如文書事務、會議事務、接待事務以及電話、值班、印信等事務，還有領導交辦的事務等等。文員必須具備較強的辦事能力：首先要熟悉機關、單位各部門的職權範圍，知曉辦事渠道，熟悉辦事程序，了解有關的業務情況；其次需要有較強的應變能力和交際能力。隻有這樣，才能提高工作效率。
(8)文員的管理能力
管理主要是機關、單位各級領導者的職能。文員作為領導的助手和參謀，具有輔助領導進行管理的職能，必須提高自身的管理能力。文員的管理能力主要體現在輔助領導計劃、輔助領導組織實施、輔助領導溝通和協調、輔助領導控製等方麵。
(9)文員的操作能力
文員的操作能力是當代文員高效率實現文員活動所必須具備的能力。隨著新技術革命對社會各個領域的衝擊，文員僅靠兩隻手、兩條腿、一支筆、一張嘴的工作方式，已難以適應時代的需要。一個稱職的文員，必須具有對辦公設備、器械和技術(尤其是現代化辦公設備和技術)的熟練操作能力，以適應社會發展，跟上時代步伐，更有效地完成自己的本職工作。
3.道德修養
道德品質是文員修養的最基本、最重要的構成部分。
文員的特殊地位以及文員工作的特殊性質，決定了文員必須加強自身的職業道德修養。文員的職業道德修養規範主要體現在以下幾個方麵：
(1)忠於職守，忠誠可靠
這是文員首要的職業道德規範，要求文員培育敬業精神，做好本職工作，把自己的職業活動同領導需要和社會利益緊密結合在一起。要有對組織、對工作的忠心耿耿和認真負責，做一個可以信賴的人。
(2)埋頭苦幹，默默奉獻
文員是為領導活動服務的，文員的勞動成果具有潛隱性，往往需要通過領導工作的實績才能體現出來。文員工作雖然很辛苦，卻都是輔佐性的、幕後的、默默無聞的，這就更需要文員具有奉獻精神，具有埋頭苦幹、默默奉獻的高尚品質。
(3)服從領導，貫徹意圖
文員並非不能發揮自己的積極性、創造性，但這種積極性、創造性的發揮必須是在符合國家政策和領導意圖的前提下的，文員必須堅決服從領導，體現領導活動的要求，嚴格按照領導意圖辦事。
(4)實事求是，廉潔奉公
文員工作過程中處處都有實事求是的問題，調查研究、反映情況、傳達旨意、提供情況和建議等情況時，都要實事求是。同時，文員接觸領導的機會多，與領導關係較為密切，要求文員不要借著某種關係和名義亂拉關係，牟取私利，更不可不經領導授權，私用領導的名義批文件、寫條子、打電話。要真正做到實事求是、廉潔奉公。
(5)謙虛謹慎，平等待人
文員是領導機關的“窗口”和“門麵”，文員的一舉一動、一言一行直接關係著領導機關的作風和領導者的形象。對此，文員不應產生一種優越感、特殊感，而應時時處處從嚴要求自己，特別要注意謙虛謹慎、平等待人，切忌居高臨下、指手畫腳、上恭下踞、甚至以勢壓人，要切實起到溝通領導與群眾、組織與公眾的紐帶與橋梁作用。
(6)嚴格保密，守口如瓶
文員工作大都是具有保密性質的，因為文員人員直接參與領導的各項活動，知密早，知密深，知密多，這就要求文員必須要有極強的保密觀念和保密習慣，不該看的絕對不看，不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，真正做到“守口如瓶”。
(7)嚴謹細致，迅速敏捷
文員工作千頭萬緒、幹係重大，文員不僅要嚴謹細致、一絲不苟，而且要迅速敏捷，注重效率，在文書活動處處體現出一個“快”字：反應快、理解快、行動快，在快節奏中養成全麵周密、井然有序的良好習慣，跟上領導工作的需求，做一名優秀的文員。
(本章完)