(一)文員禮儀的特點
1.時代性
禮儀作為一種行為規範，是會隨著時代的發展而發展，隨著曆史的進步而進步的，不可能一成不變，所以後人對前人的禮儀規範也沒必要墨守成規，要正規禮儀的變異性、現實性，正如黑格爾所說：“傳統並不是一個管家婆，隻是把它所接受過來的東西忠實地保存著，然後毫不改變地保持著傳給後代。它也不像自然過程那樣，在它的形態和形式的無限變化和活動裏，永遠保持其原始的規律，沒有進步。”
每一個發展階段都有與之相適應的禮儀。作為文員必須掌握不同時代的禮儀規則。
2.地域性
不同的國家、民族，同一國家的不同地方，也都有著不同的禮儀，甚至截然相反。
禮儀的這一特點，要求在社交和禮儀活動中，文員既要注意各民族、國家、區域文化的共通之處，又應十分注意謹慎地處理相互間的文化差異。既要自尊，又要尊人，科學恰當地處理禮儀活動中不同文化的碰撞問題，把地域差別作為交流、互補的條件。
3.針對性
《禮記·曲禮上》有一句名言：“禮不下庶人，刑不上大夫”。禮、刑與階級地位如此緊密地連在一起，足見其鮮明的針對性。
但是，我們不能由此而斷言“禮儀都具有針對性”。
《禮記·曲禮上》中有個例子：
“禮尚往來，往而不來，非禮也，來而不往，亦非禮也。”
其他如西餐具的擺法、用法；給老人讓座；別人幫助了自己說一聲“謝謝”等，給這些日常禮儀形式帶上針對性的帽子，恐怕就荒唐可笑了。其實許多禮儀者是不帶任何針對色彩的。
那麼，是不是就可以說禮儀是超脫的呢?當然，也是不準確的。
禮儀既有針對性，又沒有針對性，這種兩重性，是由於它的形成和發展的兩個驅動力不同而產生的。一是全地區、全民族指導、協調人際關係的需要。這種驅動力是約定俗成的、自發的。另一個驅力是統治階級利用禮儀、改造禮儀，把禮儀納入本階級的思想觀念之中，用以維護本階級的統治。這個驅力是有意識的、自覺的。
畢竟，禮儀的表現形式受時空的限製，它不可能超越現實為未來人服務。禮儀的針對性意味著在禮儀行為的處理上，要真切地把握禮儀的具體性：**環境、類型規範、目的內容等等。
隻有處理好針對性，才能在行為上獲得最佳效應。孔子先生就是一個榜樣型人物，他在本鄉本土上十分恭順，好像不能說話的樣子；他在宗廟、朝廷上，有意見便明白而流暢地說出來；上朝之前，若君主沒來，他同下大夫講話，溫和而快樂；他同上大夫講話，正直而恭敬；君主已經來了，恭敬又不安，表現出行步安祥的禮節。
4.可行性
切實有效，實用可行。規則簡明，易學易會，便於操作，是禮儀的一大特征。但並非所有的禮儀都是如此，宮廷、官衙中的某些禮節十分繁瑣，所以很難推廣，是特權意識的表現。
“禮者，敬人也”，這是禮儀的精義。該怎麼樣，不該怎麼樣，就看能不能敬人、敬大多數人，而不能為造作而禮儀，為禮儀而禮儀。
所以，文員在實踐活動中，既要對禮儀的實質作具體化的規範，但絕不能無中生有，畢竟，現代人的時間非常珍貴，“效率就是生命”，“扼殺對方的生命”總是不好的，於己也不方便。
總之，要促使禮儀簡便易行、容易操作，“言之有物”、“行之有禮”是最佳的選擇。
(二)文員禮儀的基本原則
隨著信息溝通的普遍性和全球一體化的趨勢，商務活動已經不隻是“一方土地”上的“交易活動了”因此，文員禮儀也隨之發展而形成了一係列全球人士共同遵守的禮儀原則，下麵則一一介紹。
1.平等原則
現代禮儀中的平等原則，是指以禮待人，有來有往，既不能盛氣淩人，也不能卑躬屈膝。
心理學家證明：人都有友愛和受人尊敬的心理要求。作為現代禮儀的一個分支——文員禮儀，同樣適用。人們渴望自立，成為家庭和社會中真正的一員，平等地同他人溝通。與人交往，隻有既不盛氣淩人，高人一等，又不卑躬屈膝，低人一頭，才能愉悅地溝通，建立起和諧的人際關係。在商務交往中成功應對、遊刃有餘。