[4]訂菜、安排座位和布置現常宴請的酒菜主要根據活動形式和規格，在規定的預算標準以內安排。選菜不以主人的愛好為準，主要考慮主賓的喜好與禁忌。菜肴的道數和分量要適宜，不要簡單地認為海味是名貴菜而泛用，其實不少外國人並不喜歡海味，特別是海參。最好是用本地區的地方特產招待外賓。無論是哪一種宴請，均應事先開列菜單，並征求主管負責人的意見。
宴請的席位安排也有不少學問。一般正式宴會均排席位。也可隻排部分客人的席位，其他人隻排桌次或自由入座。禮賓次序是排席位的主要根據。桌次高低以離主桌位置遠近而定，右高左低，國外習慣男女摻插安排，以女主人為準排席位。我國習慣按各人本身職務排列，以便於交談。
宴會廳和休息廳的布置取決於活動的性質和形式。官方正式活動場所的布置應嚴肅、莊重、大方。不要用大紅大綠的燈飾，可少量點綴鮮花、刻花等。
[5]宴請現場工作。宴會前，主人和工作人員應提前到達現常主人一般在門口迎客人，同客人握手後，由工作人員引進休息廳。如無休息廳則直接進入宴會廳，但不入座。
休息廳內有相應身份的人員照料客人，由招待員送上飲料。
主賓到達後，由主人陪同進人休息廳與其他客人見麵。主人陪同主賓進入宴會廳，全體客人就座，宴會即開始。
如宴會上有講話，一般正式宴會可在熱菜之後、甜食之前由主人、客人講話。也可一入席雙方即講話，後用餐。最後，吃完水果，主人與主賓起立，宴會即告結束。
主賓告辭，主人送至門口。主賓離去後，原迎賓人員順序排列，與其他客人握別。
秘書和工作人員應提前到現場檢查準備工作。如有講話，要落實講稿。通常雙方事先交換講稿，由主辦宴會一方先提供。雙方講話由誰翻譯，一般應事先商妥。
（3）參觀遊覽與文藝演出
通過參觀遊覽，以增進友誼和加深相互間的了解。主持參觀遊覽應做的工作主要是：
[1]根據外賓來訪的目的、性質及客人的意願和興趣，結合當地實際情況，有針對性地選擇參觀遊覽的項目。
[2]擬定參觀遊覽的詳細計劃，準備車輛、食品、飲料等，並告知全體接待人員和各接待單位及早做好接待準備工作。
[3]根據外賓的身份，安排身份相當的主人陪同，並根據情況安排好解說員或導遊人員。
邀請外賓觀看文藝演出，既可以宣傳本國文化藝術事業的成就，也可使客人得到一種藝術上……精神上的享受。其主要工作是：
[1]根據活動的目的和外賓的興趣與接受能力，安排和選定節目。
[2]發出邀請，準備文藝節目說明書或劇情簡介，說明書或劇情簡介最好用主賓雙方使用的文字印成，並盡量爭取提前把它提供給客人。
[3]根據客人的身份安排好座位。觀看文藝演出，一般以七八排座位為最佳。
[4]維持好演出秩序。一般安排普通觀眾先入座。主賓席客人在開幕前由主人陪同入場，入場時其他觀眾應有禮貌地起立鼓掌表示歡迎。演出結束，一般觀眾待貴賓退場後再離去。
（4）會見與會談
會見，就其內容來說，有禮節性的、政治性的和事務性的之分，或兼而有之。禮節性會見時間較短，話題較為廣泛。事務性會見一般有外交交涉、業務商談等。
會談，是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、軍事、科技等問題交換意見。會談也可以是洽談公務，或就具體業務進行談判。辦公室在會見、會談方麵應注意以下幾點：
[1]會見、會談要準確掌握時間、地點和雙方參加人員的名單，及早通知有關人員和單位做好必要的安排和準備。主人應提前到達，並在門口迎候。
[2]對會見、會談場所及座位應事先精心作好安排，要有足夠的座位。如雙方人數較多，廳室麵積大，宜安裝擴音器。座位前應事前設置中外文座位卡。
[3]如有合影，宜事先安排好合影圖。合影一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上……主客雙方間隔排列。人數多時應準備站架。
[4]會見時招待用飲料一般為茶水，夏天加冷飲。
（5）新聞報道
外賓抵離後，是否發消息或刊登照片，按上級有關接待部門規定處理。如果需要發消息，應事先通知報社和電台。稿件由接待單位負責審閱；如需將刊登報道的報紙送給外賓，應注意版麵安排。
（6）辦好出入境手續
辦理外賓出入境手續涉及到我國主權問題，這是一項嚴肅的政治工作。不及時辦妥會影響外賓按計劃出入境，造成不良後果。
在出入境時，接待人員應將外賓護照交出入境口岸邊防檢查站辦理驗證手續，並按中央有關接待部門通知的外賓享受海關待遇（如免予監管、免予檢查、不開箱檢驗、開箱檢查等），由省外事部門出具《海關禮遇證明》，請海關執行。
外賓在文物商店購買文物古董，攜帶出境時，應在文物商店辦好出關手續。
9.6.5外事交往禮儀與服飾要求
外事交往禮儀是在長期的國際交往中逐漸形成的國際慣例。無論是官方的或者是民間的友好來往，對外禮儀與社交禮節都起十分重要的作用。
各國的禮賓工作主要是根據本國的對外方針政策組織安排的，都是為本國的對外政策服務的……因此具有政治的敏感性。而且，其發展趨勢是逐步簡化，更加注重實效和個人風格的統一……
禮賓禮儀中需要注意接待規格問題。可根據來訪者的身份、地位、思想狀況分別采用以下5種規格：隆重、熱情、友好和高規格；熱情、友好和高規格；熱情、友好和較高禮遇的接待……熱情、友好的接待；友好接待。
辦公室人員參加對外活動時要注意衣著和儀容。正式的著裝不僅展現積極的精神麵貌，同時也是對外國賓客（或主人）的禮貌與尊重。
在國際社交場合，工作人員穿著的服裝大致分為便服和禮服兩種。從原則上講，正式場合多著正裝，一般場合則可著便服。
進入室內場所均應摘帽，脫掉大衣、風雨衣、套鞋等，並送存衣處。男同誌任何時候在室內不得戴帽子、手套。西方婦女的紗手套、紗麵罩、帽子、披肩、短外套等，作為服裝的一部分則允許在室內穿戴。
在室內一般不要戴黑色眼鏡。就是在室外，遇有隆重儀式或迎送等禮節性場合，也不應戴黑色眼鏡。有眼疾須戴有色眼鏡時，應向客人或主人說明，或在握手、說話時將眼鏡摘下，離別時再戴上。
9.6.6外事安全保密工作
文秘工作人員參加外事工作時，應做好如下外事安全保密工作：
（1）無論是在接待外賓還是出國訪問，都應根據外事工作內外有別的原則，嚴格保守黨和國家的機密。
（2）對在接待工作中或出國訪問中泄露、出賣黨和國家機密的，應視情節輕重依法處理和製裁。
（3）對非機密文件、材料，可根據具體情況予以公布，使其為社會主義現代化建設、為改革開放事業服務。
（4）對重要外賓，應做好安全保衛工作。
（5）對外賓住地、參觀活動場所、食品等進行嚴格的安全檢查，消除不安全因素，以防極少數犯罪分子製造事端，確保外賓人身財物安全。
9.6.7外事活動儀式
在外事活動中，經常還要根據實際需要，舉行一些諸如簽字儀式、開幕式及授勳儀式等活動。
1.簽字儀式
國家間通過談判，就某一具體事宜達成協議，締結條約、協定或公約時，通常都要舉行簽字儀式。
安排簽字儀式，首先應做好材料的準備工作，有關人員應及早做好文本的定稿、翻譯、印刷……裝訂、蓋火漆印等項工作。同時準備好簽字用的禮儀性物品；與對方助簽人員商定有關細節。
參加簽字儀式的，應該都是雙方事先定好的人員。如果一方要求讓事先未安排的人員出席，則需要另一方同意，但雙方人數應該大體相等。有時為了對簽字儀式表示重視，可以請更高或更多的領導人出席簽字儀式。
簽字儀式要設置簽字桌。桌麵覆蓋深綠色台呢或台布，桌後放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位，主左客右。座前擺放各自保存的文本，上端分別放置簽字文具，中間擺一旗架，懸掛簽字雙方的國旗。
雙方參加人員進入簽字廳。簽字人員入座時，其他人員分主客各一方按身份順序排列在各自的簽字人員座位以後。雙方的助簽人員分別站在各自的簽字人員的外側，協助翻揭文本，指明簽字處。在本國保存的文本上簽畢後，由助簽人員互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，然後由雙方簽字人交換文本，互相握手。有時簽字後可備香檳酒等，共同舉杯祝賀。
2.開幕式
開幕式通常由經辦一方的負責人員主持。如果是東道國主辦，則由東道國方麵主持，邀請有關國家的代表團、使節參加；或者由展覽團主持，邀請東道國有關官員出席。重大的展覽會開幕式或重要工程的落成典禮等，東道國國家領導人往往前去出席，儀式較為隆重，一般小型展覽的開幕式，則比較簡單。
開幕式除雙方有關方麵人員參加外，可酌情邀請外國駐當地的使節、外國記者等參加。
隆重的開幕式，會場懸掛兩國國旗，有的還奏國歌、致詞，主辦展覽一方先講，另一方後講……然後剪彩，一般是邀請東道國或展覽團參加開幕式人員中身份最高者剪彩，也可以是賓主雙方各一位或各兩位人士剪彩。接著參觀展覽，有時參觀完後舉行酒會招待。
9.7檔案管理工作
9.7.1檔案工作概述
《檔案法》第二條規定：“檔案，是指過去和現在國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。”
保存原始記錄是檔案最本質的特性。了解檔案的這個特性，對於開展檔案工作有著實際的指導意義。
檔案是曆史的記錄，後人不能為了迎合現今的流行趨勢，或按照自己的觀點和需要去篡改檔案。一般可根據它們的來源和某些外部標誌，識別它是否是原始記錄。
檔案工作，就是按照科學的原則和方法管理檔案，及時、準確地保存檔案，為黨和國家各項工作服務的一種工作。
檔案工作是辦公室的重要工作內容之一。它不僅真實地記錄了機關活動的麵貌，而且對今後的工作也具有巨大的借鑒作用。所以，做好檔案管理工作，是辦公室主管的一項重要任務。
檔案作為曆史記錄保存起來以備查考的文件材料，這裏有三層意思：
（1）檔案是忠實記錄曆史材料的，是不能專門編寫和製造的。
（2）多樣的形式。用文字書寫的材料是檔案的一般形式。其實，從古到今，檔案的形式都是多種多樣的。隨著社會的發展和科學技術的進步，機關工作中使用的各種文件材料的載體和製成方法發生變化，促使檔案物質形式的多種多樣。從檔案中信息的記錄和表達方式看，不僅有文字的，還有圖像的，聲音的等等；從檔案的載體材料看，有甲骨的、金石的、竹木的……絹帛的、紙張的、膠片的、磁帶的等等；從信息記錄在載體上的方法看，又有手寫、刀刻……印刷、曬製、攝影、錄音、錄像等多種。由此可見，檔案的範圍，既包括傳統的常規的機關文件（公文），也包括相當於文件性質的各種材料，如賬冊、圖樣、地圖、影片、照片、錄音帶、傳票、憑證以及各種手稿等，還有用計算機閱讀的文件。
（3）文件轉化為檔案要遵循以下幾個條件：[1]文件必須辦理完畢而成為曆史記錄時才能轉化為檔案，尚在起草、印刷、辦理過程中的文件材料不是檔案；[2]對日後工作仍有查考價值的文件材料才需要轉化為檔案；[3]按一定規律集中保存起來的文件材料才可能最終成為檔案。
一句話，辦理完的，日後還有查考作用的文件材料，按一定規律保存起來才可能成為檔案。
文件成為檔案後，意義就不同了，從而變成有查考價值的文件，是整理保存起來的文件。
文件什麼時候成為檔案，各個國家、各個單位情況不同。我國機關是歸檔後就成為檔案。在歐、美國家，文件到了檔案館後才成為檔案，在機關仍然叫文件。美國、英國等國就是如此。
1.檔案工作的性質
檔案工作，就其基本性質來說，可以概括為以下幾方麵：
（1）服務性
檔案工作屬於資料的整理工作，是通過收藏和提供檔案材料這種特定的方式，為黨和國家各項信息服務。
（2）政治性
檔案工作作為政治任務，是與檔案的內容緊密相關的。
一般認為，機要性是檔案工作政治性的表現之一。檔案工作的機要性是由檔案內容的特點和國家利益所決定的，任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。
（3）管理性
檔案工作的管理性表現為：
[1]檔案工作是一項專門技術性業務。
[2]檔案工作是辦公室正常工作的組成部分。
[3]檔案工作已經發展成為一門獨立的學科。
檔案工作的管理性，要求辦公室主管必須掌握檔案學的科學知識，積極地學習檔案管理現代化的知識與技能，以便發揮檔案最大的功用。
2.檔案工作的內容
檔案工作的基本內容有如下六個方麵：
（1）收集檔案
收集是搞好檔案服務工作的第一步。它是把分散在各個部門和個人手中的文件集中起來，經過文書部門的及時整理、立卷，檔案部門接受過來、歸檔保存。收集的對象主要是機關各文書處理部門辦理完畢、立卷歸檔的文件。收集工作搞不好，文件歸檔不齊全、不完整，就不便於利用。
（2）整理檔案
整理就是對存為檔案後的文件材料按照相關性規定和原則進行加工整理，檢查歸檔的案卷是否合乎質量要求。檔案部門接受過來的文件，在文書部門立卷整理的基礎上，還要按檔案部門保管要求和提供利用的方便，作進一步的加工、整理。如接收的是零散文件，整理工作還包括文件的分類、立卷。
（3）保管檔案
內容包括：檔案的分類排架；保管檔案的設備、技術要求和措施；管理檔案庫的製度辦法。
（4）鑒定檔案
由於檔案越來越浩繁，鑒定就成為檔案管理工作中的一項重要工作。檔案部門要根據社會發展需要和開展機關工作需要，對立卷檔案的內容進行科學的鑒定，以確定各卷檔案的保管期限，是永久保管，還是長期保管，或短期保管。經過對檔案價值的鑒定，可避免魚目混珠，按價值大小分別保管。通常的辦法是按期限分別保管，即將檔案分成永久、長期、短期三種保管期限，使保管工作條理化，充分利用檔案進行工作。
（5）統計檔案
統計是指對檔案管理中各方麵情況進行統計。檔案工作人員要對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況，隨時以表冊、數字等形式，進行調查登記、綜合分析，並把統計情況報送給業務管理機關。統計的目的是，掌握檔案的全麵情況，了解家底，做到心中有數，更好地發揮檔案的工作服務職能。
（6）利用檔案
辦公室主管應從本機關的實際出發，開展多種形式的服務活動，如編製一些專題彙編和查考工具等，積極為機關工作服務。為了把檔案利用好，檔案工作人員要編製必要的目錄、卡片……索引，要編集檔案文件彙集和各種參考資料，要建立檔案借閱製度等。若不能或不善於利用檔案也就失去了保存的價值和必要。
3.檔案的作用
（1）成為機關工作參考的依據。領導在做出決策之前，往往都要翻閱大量的檔案，反複學習黨的有關方針、政策和指示精神，熟悉各有關的基層工作情況，研究各有關的經驗教訓，從中找出決策的依據，進而下定決心，采取果斷的措施。檔案是過去機關工作活動的記錄，可為機關領導和工作人員總結經驗、製定計劃、處理問題，複查案件等提供有力的憑證和參考資料，有利於克服官僚主義、提高機關工作質量和工作效率。
（2）為經濟建設提供分析的指南。檔案中記載著工農業和各種生產活動的情況，會給正確的經濟決策和科學的預測提供有力的依據和必要的參考資料，以提高現代化生產管理和技術管理的水平。指揮正常的生產，要靠有關的經濟法規、方針政策、統計數字和市場信息。如果能及時地得到這些檔案和文獻資料，就能掌握指揮現代化生產的必要的科學依據，對指揮正常的生產，提高經濟管理水平，促進生產力的發展和生產適銷對路的產品，將具有直接的作用。此外，研究和總結經濟規律，更需要翻閱大量的曆年檔案。
（3）檔案可成為政治鬥爭的曆史積澱。檔案中記載著國內外敵人不同時期和各個方麵的活動情況，鐫刻著我國人民進行革命鬥爭的曆史事實。
（4）檔案可為研究提供必要的資料。周恩來同誌1956年在《關於知識分子問題的報告》中說……“為了實現向科學進軍的計劃，我們必須為發展科學研究準備一切必要的條件。在這裏，具有首要意義的是要使科學家得到必要的圖書、檔案資料、技術資料和其他工作條件。”這裏，周總理就是把提供檔案資料作為科學研究的一個必要條件。
（5）是澄清內部是非的重要依據。檔案真實地記錄著黨和國家的各項活動，也真實地記錄著各單位的各項活動。所以，在處理是非問題時，隻要認真地全麵地翻閱一下曆年的有關檔案……往往就能一目了然，迎刃而解。
歸納檔案的作用，不外乎兩點：一是參考功用，檔案存儲了有關人類活動的大量信息；二是記錄功用，檔案對人們活動的原始記錄，具有各種真實的曆史標記，如圖章、簽字、照片、錄音等檔案本身就是一種證據。
檔案的作用還有很多，但最恰當的就是美國人的一個評價：它是“無價之寶”。
4.檔案工作的製度
人們在從事檔案工作實踐中逐漸積累出多種規則，即稱為檔案工作製度。建立與健全科學的檔案工作製度，有利於使檔案行政或業務管理更加規範。
（1）基本的檔案工作製度
基本的檔案工作製度，是指國家的檔案和檔案工作實行集中統一管理的製度。我國基本的檔案工作製度是指導全國檔案工作實踐，建立各項具體的工作製度的基本行為標準，任何機關或單位所製定的具體檔案工作製度，都不能違背這一根本性製度。
（2）具體的檔案工作製度
具體的檔案工作製度，是依照有關的檔案行政管理法規，根據不同部門、不同係統或不同機關單位的檔案工作特點，製定的檔案工作具體細則。
建設我國具體的檔案工作製度，還必須遵循有關的原則。這些原則主要有：
[1]高效的原則。隻有製定適合本機構檔案工作實際情況的檔案工作製度，才能大大提高工作效率，達到事半功倍的作用。
[2]先立後破的原則。在新的檔案工作製度還未真正生效之前，原有的製度應當繼續執行，以免檔案工作陷入無章可循的混亂狀態。
[3]穩定的原則。檔案工作製度應當在實際工作中嚴肅地貫徹執行，要有相對的穩定，因為檔案工作必須是將有價值的資料按照一定原則排列，如果輕易打亂，則整個檔案體係很可能也發生崩潰。
9.7.2檔案的管理
檔案管理應注意以下幾個問題：
1.設立專門的檔案工作機構
機關內部應設立專門的檔案工作機構，如檔案局、檔案處、檔案科、檔案室等。這些機構一般都設在機關的中樞部門——辦公廳（室）。檔案較少的機關，可不設專門機構，但要在辦公室配備專職或兼職的檔案管理人員。專門檔案較多的機關，可在有關部門設立檔案工作機構……如技術檔案室、人事檔案室、照片檔案室。總之，凡是具有獨立職能的單位（往往也是一個編製單位、預算單位或經濟核算單位）就是一個立檔單位，都要設立檔案機構或配備專門管理人員，把檔案作為一個整體保存起來。
2.建立製度
各種具有保存價值的文件材料，都要由文書部門或業務部門整理、立卷，並定期向檔案部門歸檔。不建立檔案製度，就沒有檔案。要規定歸檔範圍。根據國家檔案局的規定，一些無保存價值的重複文件、事務性文件、草稿、不需辦理的非隸屬機關抄送的文件等不必歸檔。還要提出歸檔要求，如歸檔文件要事先檢查手續是否完整、清楚，然後再歸檔。嚴格來說，歸檔文件必須經過本單位辦公室主管審查後才可歸檔。歸檔的時間也要作出規定，一般是第二年歸檔，特殊文件也可若幹年後再歸檔。
3.編製分類方案
檔案的分類比較自然、簡單，或一年作為一類，或一個機構文件作為一類。檔案館保存很多機關的檔案，就以全宗作為分類單位（即一個機關的所有檔案為一類），全宗內再細分類。機關檔案分類方案的結構，有年度（時間）、組織機構、職能（問題）、地區等多種。一般機關的分類方案，可按年度——組織機構編製，也可按年度——職能編製，也可按機構——年度——職能編製。
4.製定保管期限表
根據檔案價值不同，就要對檔案的保存價值進行鑒定，製定本機關的檔案保管期限表，即根據國家和上級機關的規定，列舉出本機關各類型材料的保管期限表（例如5年、10年、20年、50年、永久等），經機關領導人批準後報檔案事業管理機關備案。
此外，還要做好檔案的登記、保管、利用服務工作和定期向國家檔案館移交檔案。
9.7.3檔案管理製度
立卷管理規定
第一條對單位各部門處理完畢或批存的文件材料的立卷歸檔，依照此規定執行。
第二條單位各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編製平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第三條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員保存的文件材料搜集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。
第四條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款“對號入座”……放入平時保存文件的卷夾內，並在收發文登記簿上注明。
第五條為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第六條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯係，區別不同的價值，便於保管和利用。
第七條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第八條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批複、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷，絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯係，也可隨同絕密文電立卷。
第九條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批複，放在複文年立卷；
沒有複文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度的總結放在最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷，其他文件的立卷按照有關規定執行。
第十條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批複在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯係並進行係統的排列。
第十一條卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁正麵的右上角、背麵的左上角打印頁號。
第十二條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第十三條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。 備考表應置卷尾。
第十四條案卷封麵，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
檔案管理辦法
第一條依據《中華人民共和國檔案法》，結合單位實際情況，特製定本辦法。
第二條單位檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即單位文書檔案由辦公室集中統一管理，其他檔案（已交辦公室的除外）分別由有關部門管理，以便於及時利用，維護檔案的完整與安全。單位各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件……材料，由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。
第三條單位辦公室設立專門的檔案工作室接受上級部門檔案處的業務指導、監督和檢查，負責管理單位的文書、科技（部分）檔案，其任務是：
1.搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案；
2.積極開展檔案的提供利用工作；
3.進行檔案鑒定；
4.進行檔案統計；
5.保管部分科技檔案；
6.認真學習《中華人民共和國檔案法》有關規定和檔案工作理論、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
第四條歸檔的文書包括：
1.單位與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等；
2.單位會議原始記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報機構調整、任免、獎懲以及全單位的規章製度）；
3.單位製定的計劃、統計、預決算、工作總結；
4.單位主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要；
5.國際交流和與合資企業來往文件、協議、報告和會談紀要等文件材料；
6.單位各部門的發文；
7.其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料；
8.外單位直接發送給單位各部門的抄送信件。
第五條歸檔要求
1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持曆史聯係的原則歸檔要求及文件內容進行歸檔……
2.在一個卷內要按問題或文件形成的時間，係統地排列。
3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。
5.全部案卷組成後，要對案卷作統一排列並編寫檔號，然後逐卷登記，填寫案卷目錄。
第六條檔案借閱
1.借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案隻限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經過辦公室文秘批準。
2.借閱時間，一般檔案最長不超過10天，密級檔案最長不超過一周。
3.借檔人不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和塗改，未經批準不得複印檔案。
4.借檔人確因工作原因需要複印文件或摘抄文件，需經辦公室文秘批準。
檔案管理製度
第一條管理部門
1.文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經文書管理部門主管同意後妥善保存，文書管理部門以影印本歸檔。
2.各分單位檔案分類目錄及編號原則，由各單位經理室或事業部經理室統一製定，總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定並報送總管理處。
第二條文件點收
文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收：
1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入；
2.文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽認；
3.文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門科室；
4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門；
5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送指定保管部門簽收後，將文件歸檔處理。
第三條文件整理
點收文件後，應依下列方式整理：
1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則；
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角，理齊釘牢；
3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。
第四條檔案分類
1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。
先以部門區分，然後依案件性質分為若幹大類，再在同類中依序分為若幹小類。
2.檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之後增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3.同一“小類”（或細類）的案件以裝訂於一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，並於小類（或細類）之後增設“卷次”編號，以便查考。
4.每一檔夾封麵內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個“目次”編號為原則。
第五條檔案名稱及編號
1.檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多少及增長情形斟酌決定。
3.檔案分類各級名稱經確定後，應編製“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4.檔案分類各級編號內應預留若幹空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用……
5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條檔案編號
1.新檔案，應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、日次順序，然後編列檔號。
2.檔案如歸屬前案，應查明前案的檔號並予以同號編列。
3.檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。
4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫於右上角。
第七條檔案整理
1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。
2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條保存期限
文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1.永久保存：
（1）單位章程；
（2）股東名冊；
（3）組織規程及辦事細則；
（4）董事會及股東會記錄；
（5）財務報表；
（6）政府機關核準文件；
（7）不動產所有權及其他債權憑證；
（8）工程設計圖；
（9）其他經核定須永久保存的文書。
2.10年保存：
（1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
（3）事業計劃資料；
（4）其他經核定須保存10年的文書。
3.五年保存：
（1）期滿或解除之合約；
（2）其他經核定保存5年的文書。
4.一年保存：結案後無長期保存必要者。
5.各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
第九條檔卷清理
（1）檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，予以銷毀。銷毀前應造冊呈總經理核準，並於目錄表附注欄內注明銷毀日期。
（2）保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發）文登記單”第五聯附注在其保留文件上，並在第五聯上注明部分銷毀的日期。
第十條調卷程序
1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填寫“調卷單”，經其部門主管核準後向管檔人員調閱。
2.檔案管理人員接到“調卷單”，經核查後，取出該項檔案，並於“調卷單”上填注借出日期，然後將檔案交與調卷人員。“調卷單”按歸還日期先後整理，以備催還。
3.在檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。
4.檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤後，檔案即歸人檔夾。“調卷單”由檔案管理人員留存備查。
第十一條調卷管理
1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間以一周為限，如有特殊情形需延長調閱期限時……應按調閱程序重新辦理。
2.調卷人員對於所調檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。
3.調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應變更調卷登記，不得私自授受。
4.調閱的檔案應與經辦業務有關，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。
單位檔案管理規定
第一條檔案是指本單位過去和現在，在從事經營管理、科學技術、文化等活動中形成的對單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等曆史記錄。
第二條遵循單位檔案分類方法，采取年度問題分類法。有行政管理、經營管理、計劃財務、人事勞資、法律工作、廣告策劃六大類。
第三條案卷質量按國家標準執行。
1.案卷必須遵循文件形成規律和特點，保持文件之間的聯係，區分保管價值。
2.卷內文件材料按照批複在前請示在後，正件在前、附件在後，印件在前，定稿在後，重要法規性文件的曆次稿件排列在定稿之後，非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前依據材料在後的順序排列；
3.跨年度的請示與批複，有批複的在批複年立卷，沒有批複的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最後一年立卷……案件文件應放在結案年立卷；
4.卷內文件材料按時間順序排列。收文時公文處理用紙在前、收文在後；內部製發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙、發文底稿。
5.案卷封麵題名應能準確地反映出卷內文件材料的內容。
6.案卷卷首為“卷內文件目錄”。卷內文件沒有題名的，由檔案人員根據內容擬寫標題；
會議記錄應填寫主要內容。
7.卷內文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、複寫紙，破損的文件要進行裱糊。
8.案卷備考表應寫明立卷人、審核人姓名，時間，以示負責。
第四條每年的3月末前，行政管理部根據單位製定的歸檔範圍將上一年度的文件歸檔，任何人不得將資料據為已有。
第五條嚴格執行檔案借閱製度。借閱檔案者不準翻閱或抄寫與查檔無關的檔案內容；不準對檔案內容塗抹拆散；注意保守秘密；借閱檔案必須及時歸還。
第六條失去保存價值的檔案經由單位檔案鑒定小組批準後方可銷毀。銷毀由兩名以上檔案管理人員共同進行。
第七條按照規定使用集團內部單據，不得違規對單據進行塗改，填寫單據不得字跡潦草或出現填寫錯誤。部門設立專人對本部門單據進行管理，保證存放整齊有序、齊全完整，並按照有關規定進行歸檔。
檔案管理準則
第一條檔案管理員每天都要對預存檔的資料進行清理歸檔，以免資料堆積。要熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔製度。
第二條檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便於查找。
第三條歸檔要注意整潔。歸檔前要先把資料進行分類，再把材料按類別分組裝入一個待辦卷宗，以便歸檔時所有材料都能隨手而得，避免盲目查找。
第四條立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批複放在一起，卷內頁號一律在右角，案卷目錄打印4份，卷內目錄打印5份。
第五條案卷厚度一般在1.5厘米至2厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查……如有破損或褪色的材料，應當進行修補和複製，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙麵過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
第六條根據卷內文件之間的聯係，還要進行係統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封麵、確定保管期限、裝訂案卷排列、編製案卷目錄等，檔案目錄主要由封麵、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。
第七條案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
第八條注意做好保密工作，檔案室的門窗要堅固，並采取防盜、防火、防水、防潮、防塵……防鼠、防高溫、防強光等措施。
第九條每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，以便發現問題采取補救措施，確保檔案的安全。
第十條對於已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領導審批後銷毀。
第十一條銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。
(本章完)