文書工作是辦公室主管工作中相當重要的一部分，上級領導指示的下達、同級單位之間的信息溝通、下級單位情況的彙報等都離不開辦公室的文書工作。辦公室文書工作的質量直接關係到其他部門工作質量的好壞。因此，熟練掌握各種公文及事務文書的寫作，是辦公室工作的一項基本要求。下麵對常用的幾種公文及其他應用文體作一簡單介紹，供辦公室主管寫作文件時參考。
10.1通用公文寫作
1.概說
“報告”是“向上級機關彙報工作，反映情況，答複上級機關的詢問”所用的文體。
也就是說下級機關向上級領導機關，業務主管機關、部門向機關領導，執行機關向權力機關彙報工作、反映情況、答複詢問所使用的陳述性上行公文。
“報告”是陳述性文體。寫作時要以事實材料為主要內容，以概括敘述為主要表達方式。“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級機關掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作，或作出某一決策提供依據。“下情上達”是製發“報告”的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀地向上級反映具體情況，不要過多地采用議論和說明，表達方式以概括敘述為主。 報告與請示都是上行公文，撰寫的時候都要講究語氣的懇切、委婉、謙和……不宜用指令性的語言。注意報告中不能夾帶請示。請示內容應另立文種單獨呈遞。
2.寫法
報告的結構一般由標題、主送機關、正文、落款和成文時間組成，下麵分別介紹幾種報告寫法。
（1）彙報性報告
彙報性報告主要是下級機關向上級機關、執行機關向權力機關彙報工作、反映情況的報告。
這種報告一般可分為兩種類型：
[1]綜合報告。綜合報告涉及的內容較多，寫作難度比較大。寫好綜合報告一方麵要依靠集體的力量，同年終總結或者某一階段的全麵總結結合起來；另一方麵寫作的時候要有一定的章法。毛澤東在講到如何寫作綜合報告時有這樣一個指示：綜合報告要概括說明“各項活動的動態”；點明“活動中發生的問題和傾向”；提出“解決的方法”。綜合報告要說明的工作項目較多，隻能突出重點。
這種報告是本單位、本部門或本地區、本係統工作到一定的階段，就工作的全麵情況向上級寫的彙報性的報告。其內容大體包括工作的進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見。這種報告的特點是全麵、概括、精煉。所謂“全麵”，是指報告的內容要體現一個地區、一個部門在某一段期間內的全麵工作情況；所謂“概括精煉”，是指表述內容的時候，少寫或不寫繁瑣的工作過程，要用結論性、要求性的語言，表達出某項工作的結果、希望或要求。
[2]專題報告。這種報告是本單位、本部門或本地區、本係統就某項工作或某個問題，向上級領導部門所寫的彙報性報告。從內容上說，這種報告主要有兩種：情況報告和工作報告。其內容與綜合性報告差不多，但也有自身的特點：
一是內容專一。也就是說，一份專題報告隻反映某一方麵的情況和問題。除了寫出事件的結果以外，常常把重點放在情況的闡述、事情的原委、性質的分析和自己的看法上。如果是反映成績的報告，則應把重點放在做法、成績、經驗和總結上。
二是針對性強。主要包括兩種情況。一種是日常工作中出現的新情況、新問題，向上級彙報以後可以及時得到支持或指示；另一種是上級部門在安排部署某項工作任務時，就要求下級單位在一定期間把工作進展情況按期向領導彙報。領導要求什麼，彙報什麼，所以針對性較強。彙報性報告主要便於領導掌握情況，為決策提供信息，除其中少數領導批轉下發外，一般隻予呈送，並不要求領導回答或批準什麼問題。
（2）答複性報告
答複性報告是針對上級領導部門或業務管理部門所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什麼答什麼，不要涉及詢問以外的問題或情況。
（3）呈報性報告
呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件時隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件有關的事宜。
（4）例行工作報告
例行工作報告是下級機關或企事業單位，因工作需要定期向上級領導機關或業務主管部門所寫的報告。如財務部門定期向業務主管部門和財政、稅收、銀行等業務指導機關所呈送的財務報表，包括日報、周報、旬報、月報、季報等。
1.概說
請示是“向上級機關請求指示、批準”所用的文體，是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。請示屬於上行公文，其應用範圍也比較廣泛。
請示的寫作要注意，一方麵為了避免工作的失誤，必須經常向上級機關請示；另一方麵又要防止事無巨細，什麼都向上級機關請示。這裏的原則是對上級的方針、政策不了解的問題，對工作中不能解決的問題才向上級機關請示。
2.分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
（1）請求指示性請示；
（2）請求批準性請示；
（3）請示批轉性請示。
寫作時應當注意：首先應當一文一事。一般隻寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送的形式，但不得抄送其下級機關。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”。
3.具體寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法要求如下：
（1）首部。
主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
[1]標題。
請示的標題一般有兩種構成形式：一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。如《××市人民政府關於××××××的請示》；另一種是由事由和文種構成，如《關於開展春節擁軍優屬工作的請示》。
[2]主送機關。
請示的主送機關是指負責受理和答複該文件的機關。每件請示隻能寫一個主送機關，不能多頭請示。
（2）正文。
其結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。
[1]開頭。
主要交代請示的緣由。它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關批複的根據。原因要講得客觀、具體，理由要講得合理、充分。
[2]主體。
主要說明請求事項。它是向上級機關提出的具體請求，也是陳述緣由的目的所在。
這部分內容要單一，隻宜請求一件事。另外，請示事項要寫得具體、明確，條理清楚，要注意明確集中、切實可行。既要考慮本部門，本單位的實際需要，又要顧及全局利益。隻顧一頭……不顧另一頭，就難以達到請示的目的。
[3]結語。
應另起一段，習慣用語一般有“當否，請批示”，“妥否，請批複”，“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉各地區、各部門研究執行”等。
（3）落款。
一般包括署名和成文時間兩個項目內容。 標題寫明發文機關的，這裏可不再署名……但需加蓋單位公章，注明成文時間××××年××月××日。
（4）寫作請示應注意的問題：
請示的寫作首先要和“報告”文種相區別。在這個前提下，一要做到材料真實，不要為了讓上級領導批準而虛構情況，也不要因為沒能認真調查而片麵地擺情況，提問題；二要理由充分，請示事項要明確、具體；三要語氣平實，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬……也不要低聲下氣，客客套套。
4.例文
關於建立中國工程院有關問題的請示
國務院：
近年來，我國科學家、工程技術專家和有關人士，曾多次提出建立中國工程院問題。
全國政協七屆五次會議和中國科學院第六次學部委員大會期間，不少政協委員、學部委員和工程技術專家，又先後提出提案和建議。黨中央和國務院領導同誌十分重視這一建議。曾就建立中國工程院問題，多次作過批示。根據黨中央和國務院領導同誌的批示精神，組成了專家研究小組，經過廣泛調查研究，聽取各方麵人士和有關產業部門的意見，進行反複醞釀和討論，形成工程院的初步方案。現就建立中國工程院的有關問題報告如下。
一、關於建立中國工程院的必要性。（略）
二、關於組建中國工程院的一些原則。
（一）關於名稱（略）
（二）關於中國工程院的性質和作用（略）
（三）關於中國工程院成員的稱謂（略）
（四）關於中國工程院與中國科學院（學部）的關係（略）
（五）關於中國工程院院士的標準和條件（略）
（六）關於中國工程院第一批院士的產生及以後的增選製度（略）
（七）關於中國工程院的領導體製及學部設置（略）
三、關於中國工程院的籌建工作及進度安排（略）
以上請示當否，請批示。
附件：中國工程院籌備領導小組名單。
國家科委（蓋章）
中國科學院（蓋章）
一九九三年十一月十日
指示，是上級領導機關對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則時使用的一種公文。從性質和時效上劃分，可分為一般指示和緊急指示兩種。
1.一般指示
（1）一般指示的概念。
一般指示是指示中最常見和使用最多的一種，它既可以是針對目前工作中一些普遍性、全局性的問題，也可以是針對某些特殊和局部的問題。
（2）一般指示的寫作要點。
一般指示的文體由標題和正文構成，發文機關和日期不需在正文之後另外標明。
[1]標題和題下標示。
一般指示的標題由發文機關、事由和文種類別（指示）三部分組成。發文機關可以是一個單位，也可以是兩個或三個機關聯合發文，機關名稱要用全稱或習慣簡稱。題下用括號標明發文日期。
[2]正文。
一般指示的正文包括三部分內容，即發文緣由、指示內容、具體要求。通常先寫清發布指示的原因，再分條陳述具體的指示內容，最後寫具體要求。有時指示的要求部分可與指示的內容合並陳述。
指示寫作的基本要求是要寫得明確具體，不需要理論的分析與闡述，特別要防止出現模糊用語。
2.緊急指示
（1）緊急指示的概念。
緊急指示是上級黨政領導機關針對某些涉及麵廣，需要大範圍、多部門協同處理的緊急事項而製發的一種指示。它的內容及下級機關完成的時限都有特定的要求，如對特大水災、森林火災，黨和國家就曾發布過防禦救災的緊急指示。
緊急指示與緊急通知的區別，主要表現在權威性、嚴肅性程度上。
（2）緊急指示的寫作要點。
緊急指示在結構和寫法上與一般指示基本相同，也由標題和正文構成。
[1]標題及題下標示。
緊急指示的標題由發文機關、事由和文種類別組成。發文機關可以是兩個機關的聯名，文種類別必須寫明“緊急”字樣。 標題下用括號標明發文日期。
[2]正文。
緊急指示的正文，也應按發文緣由、指示內容和要求三部分寫作。但它在措施上要更加具體，具有應付緊急情況的針對性，語氣要更為堅定。緊急指示雖應具有明顯的權威性和嚴肅性，但也應適當、適度，不要與指令混淆。
1.概說
批複從行文方向看，是下行文，但它又不同於一般的下行文。它是為“答複下級機關的請示事項”而發的。因此寫作時要特別注意針對性。
下級機關遇有本單位無權、無力、無法解決的事項需要向上級機關請示時，上級機關就使用“批複”這一文種答複請示事項。批複的內容主要是對請示事項明確表態，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。
批複具有以下特點：
（1）批複與批示的不同點。
批示針對的文種較多，有報告、計劃、總結、意見等；而批複則隻針對於請示。
（2）被動性。
批複的寫作以下級的請示為前提，它是專門用於答複下級機關請示事項的公文……先有上報的請示，後有下發的批複，一來一往，被動行文，這一點與其他公文有所不同。
（3）針對性。
批複要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態度，批複事項必須針對請示內容來答複，而不能另找與請示內容不相關的話題。因此批複的內容必須明確、簡潔，以利下級機關貫徹執行。
（4）權威性。
批複表示的是上級機關的結論性意見，下級機關對上級機關的答複必須認真貫徹執行，不得違背，帶有很強的權威性。
2.寫法
批複的結構通常包括標題、主送機關、正文、落款和成文時間幾個部分。
（1）標題
批複標題的寫法最常見的是完全式的標題，即由發文機關、事由和文種構成。例如1993年4月22日《國務院關於同意蘇州市和徐州市為“較大的市”的批複》。
（2）正文
批複正文包括引敘來文和作出批複兩部分，有些再寫上“此複”一類結束語。如果同意下級來文的意見和要求，就要明確表示肯定意見，並作出必要的指示。
如果不同意或者隻是部分同意下級機關的意見，就需要簡要說明情況或原因，以便下級機關重新考慮其他的解決辦法。
3.寫作要求
（1）慎重及時
批複既是上級機關指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位的請求給予指示、批準的答複性公文，因此，撰寫批複要慎重及時。批複機關收到請示後，要及時進行周密的調查了解，掌握有關情況，根據現行政策法令及辦事準則，經認真研究後，及時給予答複。
（2）針對請示答複
請示要求一文一事，批複也應有針對性地一文一批複，請示要求解決什麼問題，批複就答複什麼問題，上下行文互相對應。
（3）明確態度
批複意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其詞，模棱兩可，以免下級無所適從。
批複的主送機關明確隻有請示機關一個，如果所請示問題有普遍性，或需告知其他一些機關……可用如下辦法處理：一是除批複原請示單位外，並轉有關單位。二是將批複抄送有關單位……三是將有關意見另用“通知”行文。將本機關對一些普遍性問題的意見及時傳達下去。
（4）不同指示、複函混用
批複與指示同為下行文，均對有關事項提出原則、要求，但兩者的區別還是明顯的，不能混用。首先是內容不同，指示是對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。而批複事項較窄……隻能針對請示事項作出具體答複，多屬個別性問題，不涉及麵上的工作。其次是受文對象不同。指示的受文對象一般不是某個機關，而是有關的機關單位，受文對象甚至不確定。而批複有特定的受文單位，隻給原請示機關發批複。再次是製發動因不同。指示根據需要而作……屬主動行文，批複是針對下級機關請示而發的，屬被動行文。
批複與複函由於都是回複來文的公文，有時也會被混用。兩者的區別在於：從行文關係看，批複是上級機關向下級機關答複用文，屬下行文；複函一般是向不相隸屬機關答複用文，屬平行文。從行文內容看，批複多屬於對重大原則和政策性問題作出決定、批複，複函多用於一般性事項的回複。
4.例文
關於江蘇省撤銷南通縣設立通州市的批複
民政批〔1993〕4號
江蘇省人民政府：
你省1992年10月8日《關於撤銷南通縣設立通州市的請示》和1992年11月12日的補充請示收悉。經國務院批準，同意撤銷南通縣，設立通州市（縣級），由省直轄，以原南通縣的行政區域為通州市的行政區域，不增加機構和人員編製。
民政部
1993年1月8日
1.概說
意見是“用於對重要問題提出見解和處理辦法”。
意見的特點是：
（1）行文方向的靈活性。
黨政公文，絕大多數文種具有嚴格的方向性，是上行的不能用於下行，反之亦然。但意見則既可以用於下行，也可以用於上行。下行的如1989年2月，中共中央就以《關於進一步繁榮文藝的若幹意見》一文下達各盛市委。據統計，至1995年年底，以中共中央名義下發的“意見”已有10件。上行的如中共中央組織部就曾以《關於建立民主評議黨員製度的意見》一文上報中央。
（2）工作的實用性。
它既可用於黨政機關聯合行文，又可用於政府機關單獨行文。
（3）參謀、參考性與啟發、指導性。
上呈的“意見”無論是對重要問題提出見解，還是對處理某事項提出辦法、措施，都是以下級機關和參謀人員的身份說話，旨在提供決策參考、下達的“意見”不同於發指示或者作決定，多以協商的態度與緩和語氣表述，給下級以啟發和指示。
2.寫法
意見包括三部分：
（1）提出問題的緣由。
意見中提出的問題，必須是“重要問題”，而不是工作中的一般問題……這是撰寫意見的前提和基矗提出緣由包括說明目的，表明依據，肯定成績，指出問題，講明目的。
（2）基本看法。
是指發文機關對意見中提出的某一“重要問題”的基本認識和看法。意見中歸納出來的“處理辦法”有無可行性，首先取決於其中的表述見解是否正確。
（3）處理辦法。
在意見的撰寫實踐中處理辦法包括思想方法、基本原則和具體要求等方麵。
寫作意見時要注意，既要防止隻顧眼前不講長遠，也要反對片麵強調超前而脫離實際。同時還要講究可行性，可操作性。
1.議案的概念
議案是各級人民政府依照法律程序，向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項的一種例行公文。
2.議案的寫作方法
（1）標題。通常由兩種形式構成：
[1]發文機關、案由、文種；
[2]案由、文種。
（2）開頭。寫出案據。主要寫明議案的事實根據，闡明理由和回答為什麼要提出這一議案的問題。
（3）主體。寫清方案。主要對提請審議的問題、解決途徑和辦法要有符合實際、切實可行的方法。
（4）結語。指正文部分結束時所要求的程式化用語。議案常用語為：“現提請審議”、“請審議決定”、“請審議”、“請審議批準”等。
（5）落款。包括簽署和時間兩項內容。議案通常由政府行政首長簽署並蓋公章。時間用漢字寫明年、月、日。
1.概說
函是適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答複問題，請求批準和答複審批事項。
（1）函的性質
就使用範圍而言，函“適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答複問題；向有關主管部門請求批準”等。就行文關係而言，函是平行文。雖然上級向下級詢問工作情況或某一具體問題，下級向上級及業務指導機關詢問有關方針政策和界限不明確的問題等，也可用函行文，但多數用於不相隸屬機關之間。
（2）函的種類
依據行文內容，函可分為兩種：
[1]便函。 便函，一般采用書信格式，不擬文件標題，隻有上下款和日期，不編文件號，發出時可蓋公章，也可簽個人姓名。
[2]公函。公文文種之一，起草、簽發要按公文處理。從行文方向看，公函分為來函和複函兩種。
2.寫法
函一般由標題、主送機關、正文、落款和日期構成。
（1）標題。函的標題通常有兩種結構形式：
[1]由“事由+文種”構成。
[2]由“發文機關+事由+文種”構成。
（2）正文。函的正文主要由開頭和中間兩部分構成，有的附加結尾。
[1]開頭——發函緣由。寫明發函的原因、依據。原由的寫法，除問答函（指複函）有一定模式可循，商洽函、請批函均無模式可循。不同內容有不同寫法。複函的緣由常見寫法是“××日來函收悉”，或“（關於……的函）收悉。”商洽函、請批函的原由寫明商洽、請批某事的原因理由即可。
[2]中間——發函事項。這是公函的重點。寫明商洽、請批、答複的具體內容。常見寫法有兩種：第一種寫法是一段到底，把事項與原由融合起來。第二種寫法，事項與原由分開，事項部分依據內容分條來寫。這部分文字不宜多，但是又要把有關事項交待清楚，使人家明白應當怎樣去做。
[3]結尾：有的意完即止，無特殊的結尾標誌；有的在結尾處寫上“特此函告”或“盼複”、“請函複”；若是複函，則寫上“特此函複”。
[4]發函單位。加蓋單位公章。
[5]發函日期。位於印章下方，全稱寫明年、月、日。
3.例文
邀請函
建設部：
由國家建設部、科技部、中國科學院、中國新聞社以及廣州市人民政府聯合主辦的“中國國際數字城市建設技術研討會暨21世紀數字城市論壇中國數字城市建設技術與設備博覽會”，將於5月22日上午10：00在釣魚台國賓館舉行首次新聞發布會。
麵對知識經濟和“數字地球”所帶來的機遇和挑戰，中國的“城市數字化工程”已經啟動。
而由貴部主持起草的《城市規劃、建設、管理與服務的數字化工程》（簡稱《城市數字化工程》）已經被納入國家“十五”重大科技項目之中。“數字城市”的問世，不僅將徹底改變傳統的城市觀念和生活，還將締造一種嶄新的城市文明，同時為城市實現社會經濟的可持續發展找到終極的解決之道。
而相信此次會議的舉行，不僅有助於“數字城市”這一概念在中國社會的普及，同時將對中國“數字城市”的進程起到巨大的推動作用，並加快中國城市從傳統建築規劃設計模式和理念向現代方式的轉變。而各個行業先進技術在建築業的應用，以及中外城市的技術合作和交流，其作用也將是不可忽視的。
恭請貴部領導能屆時出席此次新聞發布會，以傳播中國新世紀嶄新的“數字城市”理念。
此致
敬禮
“中國國際數字城市建設技術研討會暨
21世紀數字城市論壇中國數字城市建設
技術與設備博覽會”組委會
××年5月11日
1.概說
（1）含義及特點
決定適用於對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項，是各級黨政機關普遍使用的一種下行公文。它適用於對重要事項和重大行動作出安排。這裏的重要事項，是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項，重大行動是指對社會產生巨大影響的行動。各級黨政機關、企事業單位經常使用決定，比如一些表彰、處分、機構編製、人事安排等事項都可用決定行文。
由於決定的內容是“對重要事項或重大行動作出安排”，所以決定具有如下三方麵的特點：
一是重要性。決定涉及的事項或者行動必須是“重要的”，否則，可以考慮用通知。
二是製約性。因為決定比較集中地體現發文機關對重要事項或重大行動的指揮和處置意圖，要求下級機關無條件執行，決定的製約性和強製性雖然沒有命令那麼嚴格，但比其他公文都要強，有些決定還有法規作用，在某些方麵，決定往往是法規的延伸和補充，具有較大的強製性和行政約束力。“有令則行，有禁則止”，不容置疑。
三是指揮性和指導性。因為決定是對重要事項或重大行動作出安排，這對下級機關就有指揮性和指導性。
（2）適用範圍（類型）
決定的適用範圍相當廣泛，按其內容和作用劃分，大體可分為下麵三類：
[1]對某項工作或重大行動作出安排的決定。如《國務院關於嚴肅稅收法紀加強稅收工作的決定》，《中共中央關於嚴厲打擊刑事犯罪活動的決定》[2]對某一重大問題作出處理的決定。
[3]對設置機構、任免人員、召開會議或表彰、處分等重要事項作出的決定。