(4)成本反饋控製
完成了以上各部分的程序後,項目經理還需要將成本信息反饋到企業的有關責任部門,使上層領導能夠迅速采取措施,保證完成項目。
【項目管理法】 為了將成本信息及時準確地反饋到有關責任部門,項目經理應在項目團隊內建立一種完善有效的內部信息係統。
5.控製項目成本要有真功夫
要想有效地控製項目成本,便要經常分析成本的工作績效,而成本控製一旦失控,要想在預算內完成項目便會十分困難了,因此,控製項目成本非常重要。項目經理該如何去控製項目成本呢?
(1)考察工作活動
為了減少成本開支,項目經理需要考察兩大類的工作活動。一是考察近期或是正在進行的工作活動,二是考察預算成本過大的工作活動。在考察過程中,如果發現實際成本和預算成本出現差異,一定要在第一時間采取對策。通常情況下,某一項目活動的預算成本越大,可以調整的空間和可能性也就越大。
(2)調整目標計劃
有些時候,無論項目計劃如何好,項目團隊如何努力,都不能完成項目的執行,這時,便要重新修訂項目計劃。鑒於前麵計劃的失敗,新的項目計劃一定要考慮項目的工作範圍是否適當,預算成本是否過於緊張,技術性能是否要求過高,項目進度是否合理等因素。
(3)增加項目預算或降低技術難度
當項目成本處於失控狀態,而這種失控的原因來自非人為現象時,便可以通過增加項目預算、降低項目技術難度來調整項目措施。
【項目管理法】 為了控製成本的超支,在很多情況下,項目經理需要同時或交替使用多種方法,這比單純使用一種控製方法更有效。隻有成本得到了控製,項目才能得已順利開展。
6.合理運用成本控製方法
有效地控製項目成本是項目執行過程中的重要部分,因此,選擇有效的項目成本控製方法非常重要。
(1)目標成本控製法
目標成本控製法是目標管理在成本控製中的實際應用。目標成本控製法能增強成本控製的預見性、目的性和科學性。目標成本控製能將事前控製、事中控製和事後控製融為一體,目標成本的控製過程包括製定目標成本、分解目標成本、控製目標成本、考核目標成本等。
(2)定額成本控製法
定額成本控製法可以對項目成本形成過程進行全麵控製,及時發現各種費用的節約和超支情況,從而采取措施,有效控製費用的發生。
(3)偏差控製法
成本控製的目的就是盡量減少目標偏差,而這種偏差通常有三種,即實際偏差、計劃偏差和目標偏差。目標偏差越小,說明成本控製越好。偏差控製法的步驟通常分為三步:第一步是找出偏差,第二步是分析偏差產生的原因,第三步便是糾正偏差。
(4)進度—成本同步控製法
在項目執行的過程中,項目經理一旦發現成本與進度不對應,便應把它作為“不正常”現象進行分析,找出原因,並加以糾正。
(5)成本累計曲線法
成本累計曲線是反映整個項目開支狀況的圖表。
【項目管理法】 有效地選擇成本控製的方法,分清每種成本控製方法的特點,才能有效控製項目的成本。這是項目經理在項目執行過程中的必修科目。
7.有效節省項目成本
在項目執行中的各個階段盡量節約項目成本是每個項目經理必須要做到的。節約項目成本的方法很多,如:
① 對設計方案進行評估。這一方法既能降低項目成本,又不必犧牲項目產出的技術質量。
② 項目的執行工作必須得到嚴格的控製。隻要職能性工作滿足了該項目任務的目標,便可以砍掉多餘的費用,以使項目工作得到嚴格的控製。
③ 避免多餘的安全措施。項目經理應該有能力判斷哪些投資是為了保證績效結果而必須采取的安全措施,多餘的安全措施會增加項目的成本,則應該避免。
④ 資源設備購進要“貨比三家”。簡單而言,便是找到最低的價格和最具競爭力的供應商。
⑤ 對應急預算進行控製。應急預算通常是準備在項目開始顯露出無法實現特定目標的時候使用的,必須得到認真的控製,以避免揮霍浪費。
⑥ 項目範疇和資金配置計劃的改變要得到客戶和管理層批準。
⑦ 在完整信息的基礎上簽訂采購合同。項目經理應在項目進度計劃中為準備完整說明采購資料的工作留出足夠的時間,以避免根據不完整的采購信息去采購原材料。
⑧ 建立“價格保護”應急預算。這一方法可以抵消供應商提出報價和實際簽署訂單的時期內發生的成本上漲。
【項目管理法】 合理節約項目成本是在保證項目目標實現的前提下項目成功的一個標誌,更是對項目經理有效管理的一個體現。
8.合理控製財務費用
項目經理要采取有效的方法控製財務的合理運行,以確保項目的財務狀況良好和項目的順利執行。要想合理控製財務費用,可以采取以下措施:
(1)合理控製采購訂單時間
為了將項目的財務成本減至最低,項目經理可以使用進度鬆弛時間來拖延下達采購訂單的工作,並延遲下達采購訂單。延遲采購的做法可以應用到項目的各個階段。
(2)分期付款
正確分配分期付款的時間可以抵消項目全部或大部分的財務費用,即為項目創造利息收入。
(3)延付貨款
在利用供貨商為“項目融資”時,項目經理可以考察供貨商的定價結構,如可以采取分期付款的方式降低總體價格,為項目帶來淨利潤。