第七章 公共關係工作的程序 第三節 公共關係活動的實施(2 / 3)

(四)、整體協調原則。這是指在公共關係實施過程中,要使工作的各個方麵達到和諧、互補、配合、協調的狀態。公共關係實施是一項係統工程,各項工作隻有相互配合才會達到整體效果。各自為政,相互矛盾,隻能增加困難,嚴重時必然導致公共關係實施的失敗。因此,一旦出現矛盾,實施機構就要及時協調,這樣才能提高工作效率,減少或杜絕人力、物力和財力的浪費,保證公共關係目標的實現。

(五)、反饋調控原則。由於環境和目標公眾是複雜多變的,在公共關係實施過程中,必須不斷地把公共關係計劃實施的結果與活動目標相對照,及時發現公共關係實施中的方法偏差甚至錯誤,並及時地進行相應的調整。由於各種因素幹擾,或由於策劃設計錯誤,以及實施環境突然發生變化,使原來設計的實施方法無法操作,或者由於實施人員的素質問題,不按照既定工作方法實施的情況也會時有發生。這些都是實施中的嚴重問題,因此,實施機構要建立一套靈敏的監督反饋機製,及時發現問題,並立即采取有效措施調整實施方法。

此外,由於傳播、溝通本身的障礙,加上社會及公眾的複雜性,某項計劃、某個行動的執行可能會受到謠言的幹擾,引起混亂,混淆公眾視聽。為此,公共關係實施人員要敏銳地察覺並迅速將其真情向公眾說明,以正視聽,取得社會輿論和公眾的理解與支持。在公共關係實施階段,這種反饋調整是始終不斷地進行著的,直至公共關係活動目標的實現。

三、公關計劃實施過程中的工作內容

公共關係計劃的實施過程是一個完整的過程。一般情況下它包括以下一些內容:首先是實施的準備階段,它包括設計實施方案,製定對各類公眾的行動計劃和溝通計劃,確定實施的措施和程序,建立或組成實施機構,培訓行動人員並向他們介紹計劃的內容和實施所必需的條件;其次是實施的執行階段,實施機構按照已經設計好的實施計劃的程序,落實各項措施;最後是實施的結束階段,實施機構為下一步的效果評估做好相應的準備。

一項完善的公關計劃,從目標的製定到計劃的實施,要經過一段相當長的過程,必須經過艱苦而細致的工作,主要應抓好以下幾項工作。

(一)、進行試點

就是在計劃方案正式實施前,為了減少漏洞,先將計劃方案在選定小範圍內的樣本公眾身上進行試點,待取得經驗後進行反饋調整,再普遍推行。

(二)、做好協調、調整和控製工作

由於公關計劃的實施涉及到組織的整體利益,牽涉麵廣,持續時間長,必須協調好各個部門之間、各個環節之間、各個項目之間以及人、財、物等各方麵的關係,使之互相配合,相互協調,避免互相脫節、互相扯皮、互相予盾等現象的產生。

公關計劃實施過程中,經常會出現客觀環境、目標公眾以及內部條件的變化,或者由於原有計劃的疏漏等,這就需要對原有計劃方案或方法策略進行調整或修改,這種實施過程的動態性也說明計劃實施過程是一項複雜的創造性工作。控製主要是指掌握工作進度,使各環節工作同步進行,平衡發展。

(三)、掌握好時機的選擇

公共關係活動是一項時效性很強的活動。任何公關方案的實施,都要受到一定時間和條件的製約。再好的設計方案,如果實施的時機不對,也不會取得預期的效果。因此,公共關係方案的實施必須善於選擇恰當的時機。一般來講,公共關係活動的實施應盡量避免與國際性或全國性的重大事件相衝突,因為在這個時候,公眾和傳播媒介的注意力往往被這些事件所吸引,容易忽視組織的公共關係活動。但是,如果組織擬進行的某項公共關係活動在主題上與國際、國內重大主題相適應,則應抓住時機,積極參與或倡導,借此擴大活動的效果。善於選擇和利用時機,整個活動就可能取得事半功倍的效果。

在公關計劃實施過程中,為了提高計劃的成功率,精心選擇理想的時機是十分重要的,也是公關人員的一項基本功。

(四)、重視每一個細節

公關方案中所規定的每一個步驟,都是一種原則性很強的規定。而實施起來必定要把這些原則性的規定具體化。因此,在實施計劃方案的過程中,公共關係人員應該設計出每一個步驟的細節,精心實施,才能取得預定的效果。經常有這樣的問題出現,本來是一個設計得很好的計劃,由於在具體實施中對細節沒有注意,致使計劃落空,或者達不到預期效果。

(五)、隨時監督檢查

計劃在實施過程中,需要隨時監督檢查實施的進程,以便能夠及時調整實施過程,保證計劃的實現。隨時性的監督檢查之所以必要,主要原因有兩個。

1、實施過程中的不可預測因素。在製定計劃方案時,往往希望盡可能預先估計到可能發生的問題和各種可能發生的影響因素,預先製定出解決的辦法。但問題是,人們不可能將所有可能發生的因素都估計到。公共關係活動的實施環境處於經常變化之中,它不按照計劃人員的意誌為轉移。如果不顧環境的變化而機械地執行,計劃就不能得到完滿實現。因此,在計劃實施過程中,要不斷地檢查計劃的實施與環境的變化,將兩者不斷進行對比,及時調整計劃以適應新的環境團素。

2、執行人員主觀因素的影響。任何計劃都是由人來製定和實施的。在這種情況,人的主觀因素就有可能對計劃的實施產生影響。不同的人有可能對計劃的某些部分有不同的理解,有可能因主觀原因的不同而使計劃實施過程有所不同。為了及時發現這類問題並及時予以補救,也需要隨時性的監督和檢查,並將由此而造成的影響及時挽回。